Xuất hiện các khoảng trắng bị thừa là lỗi thường gặp khi trình bày văn bản trong Word. Nghe có vẻ đơn giản nhưng lỗi văn bản này có thể khiến tài liệu của bạn trông kém chuyên nghiệp và giảm độ thẩm mỹ. Cùng Tino Group tìm hiểu cách xóa khoảng trắng trong Word cực kỳ đơn giản qua bài viết dưới đây bạn nhé!
Vì sao nên xóa khoảng trắng trong Word?
- Tạo văn bản trông gọn gàng hơn: Việc xóa khoảng trắng thừa có thể giúp tài liệu của bạn trông gọn gàng, dễ đọc và chuyên nghiệp hơn.
- Tăng tính đồng nhất của văn bản: Nếu chứa nhiều khoảng trắng thừa, tài liệu của bạn sẽ trở nên thiếu đồng nhất và khó đọc hơn. Xóa khoảng trắng thừa giúp tạo ra một văn bản gọn gàng, chỉn chu hơn.
- Giảm kích thước tài liệu: Việc xóa khoảng trắng thừa có thể giúp giảm kích thước của tài liệu, giúp lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả.
- Tăng tốc độ đọc tài liệu: Khi tài liệu không chứa nhiều khoảng trắng thừa, người đọc có thể đọc nhanh hơn và hiểu được nội dung tài liệu một cách dễ dàng hơn.
Vì vậy, việc xóa khoảng trắng thừa trong Microsoft Word là một phương pháp hiệu quả để cải thiện văn bản của bạn và tăng tính chuyên nghiệp của tài liệu.
3 cách xóa khoảng trắng trong Word đơn giản và hiệu quả
#1. Sử dụng tính năng “Find and Replace”
Sử dụng tính năng “Find and Replace” là cách đơn giản và tiện dụng nhất để bạn xóa khoảng trắng trong Word. Dưới đây là ví dụ về một văn bản có nhiều khoảng trắng thừa:
Các bước xóa khoảng trắng trong Word được thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập tab “Home” -> Chọn mục “Editing” -> Click vào mục “Replace”.
- Bước 2: Lúc này, hộp thoại Replace sẽ xuất hiện, bạn chỉ cần nhập thông tin như trong hình:
Trong đó:
- Mục “Find what” -> Nhập dấu khoảng trắng 2 lần.
- Mục “Replace with” -> Nhập dấu khoảng trắng 1 lần.
- Bước 3: Chọn mục “Replace All” -> Hộp thoại hiển thị thay đổi xuất hiện -> Click vào “OK” và tiếp tục click “Replace All” đến khi không còn bất kỳ thay đổi nào.
- Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần click vào mục “Close” để hoàn tất thao tác. Lúc này, văn bản sẽ hiển thị như sau:
#2. Sử dụng phím “Delete” hoặc “Backspace”
Đối với những khoảng trắng xuất hiện cuối tài liệu, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột ở cuối trang và nhấn phím “Delete”.
Ngoài ra, đối với những khoảng trắng xuất hiện xen kẽ nhau, bạn có thể đặt con trỏ chuột vào vị trí đầu tiên ở đâu trang trắng và click vào “Backspace”.
#3. Sử dụng Wildcard
Ngoài 2 cách trên, bạn cũng có thể xóa khoảng trắng trong Word bằng ký tự đại diện thay thế – Wildcard. Tương tự như Excel, Word cũng cung cấp cho người dùng bộ ký tự đại diện thay thế, thậm chí, bộ ký tự của Word còn phức tạp hơn cả Excel. Các bước thực hiện xóa khoảng cách trong Word bằng Wildcard là:
- Bước 1: Truy cập vào hộp thoại “Find and Replace” (phím tắt là Ctrl + H).
- Bước 2: Click vào mục “More” và đánh dấu vào ô “Use Wildcards”.
- Bước 3: Tại mục “Find what” -> Bạn cần nhập: (){2,}.
- Bước 4: Tại mục “Replace what” -> bạn nhập: 1 khoảng trắng.
- Bước 5: Tiếp tục ấn vào “Replace All” và thao tác này bạn chỉ cần click duy nhất 1 lần.
Vậy là bạn đã hoàn thành các bước xóa khoảng trắng thừa trong Word của mình rồi. Với những thủ thuật này, bạn có thể xóa trang thừa hoặc cắt bớt trang trong Word. Tuy không sở hữu những hàm thao tác chuỗi mạnh mẽ, hiệu quả như Excel, nhưng bằng các thủ thuật đơn giản, bạn có thể tạo nên những văn bản chuyên nghiệp và chỉn chu hơn.
Những câu hỏi thường gặp
Vì sao không thể xóa khoảng trắng trong văn bản của mình?
Trong một số trường hợp bạn không thể xóa khoảng trắng trong văn bản của mình. Ví dụ, nếu khoảng trắng đó là một phần của một định dạng đặc biệt (ví dụ như khoảng trắng giữa các chữ số trong một số), bạn không thể xóa. Ngoài ra, nếu tài liệu đã được bảo vệ hoặc có chế độ chỉnh sửa bị vô hiệu hóa, bạn cũng không thể xóa khoảng trắng trong tài liệu đó.
Làm thế nào để xóa một khoảng trắng tại một vị trí cụ thể trong văn bản?
Bạn có thể di chuyển con trỏ đến vị trí cụ thể của khoảng trắng và sau đó sử dụng tính năng Delete hoặc Backspace trên bàn phím để xóa khoảng trắng đó. Nếu muốn xóa nhiều khoảng trắng tại vị trí đó, bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace để tìm và thay thế khoảng trắng đó bằng một ký tự khác.
Thế nào là khoảng trắng trong Word?
Khoảng trắng trong Word là khoảng trống được đặt giữa các từ, câu hoặc đoạn văn bản để tạo ra sự phân cách giữa chúng và giúp cho văn bản trở nên dễ đọc hơn.
Tổ hợp phím thay thế Find & Replace là gì?
Tổ hợp phím thay thế Find & Replace trong Word là “Ctrl + H” trên bàn phím. Khi sử dụng tổ hợp phím này, tính năng Find & Replace sẽ được mở và cho phép bạn tìm kiếm và thay thế nhanh chóng trong đoạn văn bản của mình.
