Nếu bạn là người mới bắt đầu tìm hiểu n8n, việc xây dựng workflow từ con số 0 có thể gây khó khăn. May mắn thay, n8n có cung cấp sẵn mẫu workflow (template) giúp bạn khởi động nhanh chóng mà không cần phải hiểu rõ tất cả các node hay logic phức tạp. Trong bài viết này, Tino sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng mẫu workflow có sẵn trong n8n, giúp bạn rút ngắn thời gian triển khai và sớm đưa tự động hóa vào công việc hàng ngày.
Đôi nét về template n8n
Template n8n là gì?
Template trong n8n là những mẫu workflow được tạo sẵn, bao gồm các chuỗi hành động (node) được thiết lập để thực hiện một quy trình tự động cụ thể. Những template này giúp người dùng – đặc biệt là người mới – có thể triển khai nhanh các tác vụ phổ biến như gửi email, lưu dữ liệu, tích hợp với Google Sheets, Slack, CRM,… mà không cần xây dựng workflow từ đầu.
Thư viện template của n8n được cập nhật liên tục, bao gồm hàng trăm tình huống sử dụng thực tế và có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu riêng của từng người dùng.
Tại sao nên sử dụng mẫu có sẵn trên n8n?
- Tiết kiệm thời gian: Template được thiết kế sẵn, giúp bạn bỏ qua bước xây dựng workflow từ đầu, chỉ cần import và tùy chỉnh trong vài phút.
- Dễ dàng sử dụng: Phù hợp cho người mới, không yêu cầu kiến thức lập trình sâu. Các template đi kèm hướng dẫn và cấu hình sẵn cho các ứng dụng phổ biến.
- Tính linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh template để phù hợp với nhu cầu cụ thể, từ chỉnh sửa node đến tích hợp thêm công cụ.
- Đa dạng mục đích: Thư viện template phong phú, hỗ trợ nhiều trường hợp sử dụng như đồng bộ dữ liệu, gửi thông báo tự động, quản lý CRM, hoặc tích hợp marketing.
- Giảm sai sót: Template được kiểm tra bởi cộng đồng hoặc đội ngũ n8n, đảm bảo luồng công việc hoạt động ổn định, giảm rủi ro lỗi khi tự thiết kế.
- Học hỏi từ mẫu: Template giúp người dùng hiểu cách các node và tích hợp hoạt động, từ đó cải thiện kỹ năng thiết kế workflow.
Hướng dẫn cách sử dụng mẫu Workflow có sẵn trong n8n
Điều kiện cần trước khi sử dụng template
- Cài đặt và truy cập được vào n8n: Bạn có thể sử dụng n8n phiên bản Cloud (n8n.io) hoặc tự host trên máy chủ riêng (Self-hosted). Dù chọn hình thức nào, bạn cần đảm bảo n8n đã được cài đặt và hoạt động ổn định.
- Có tài khoản n8n và đăng nhập thành công: Đối với phiên bản Cloud, bạn cần tạo tài khoản trên trang chủ n8n.io. Nếu dùng bản Self-hosted, cần đảm bảo bạn đã thiết lập môi trường đăng nhập an toàn.
- Hiểu sơ bộ về giao diện n8n: Trước khi sử dụng template, bạn nên nắm được các khu vực chính của giao diện như: khu vực thiết kế workflow, danh sách node, khu vực cài đặt từng node, nút chạy thử (Execute Node), …
- Có sẵn tài khoản dịch vụ bên thứ ba nếu cần tích hợp: Nhiều template sử dụng tích hợp với các dịch vụ như Gmail, Slack, Google Sheets, Airtable,… Do đó, bạn nên chuẩn bị sẵn các tài khoản này và có quyền truy cập API hoặc thông tin xác thực cần thiết.
- Có kiến thức cơ bản về logic tự động hóa (không bắt buộc nhưng nên có): Dù không cần lập trình, bạn vẫn nên hiểu cơ bản về quy trình tự động như điều kiện IF, vòng lặp, biến dữ liệu,… để dễ dàng tùy chỉnh và kiểm soát template.
Template đã có sẵn thông tin xác thực (Credentials) của các ứng dụng chưa?
Chưa! Các template có sẵn trong n8n không bao gồm thông tin xác thực (credentials) của các ứng dụng. Template chỉ cung cấp cấu trúc workflow với các node được thiết kế sẵn để kết nối với các dịch vụ. Tuy nhiên, để workflow hoạt động, bạn cần tự cung cấp thông tin xác thực (như API key, token, hoặc thông tin đăng nhập) cho từng dịch vụ được tích hợp trong template.
Sau khi import template, bạn sẽ cấu hình credentials trong giao diện n8n bằng cách liên kết tài khoản hoặc nhập thông tin API tương ứng, đảm bảo workflow có thể truy cập và tương tác với các ứng dụng cần thiết.
Các bước sử dụng template có sẵn trong n8n
Bước 1: Truy cập trang chính thức của n8n tại n8n.io/workflows.
Hoặc nếu đang trong dashboard n8n, bạn có thể truy cập template bằng cách nhấn vào mục Templates trong menu bên phải giao diện.
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy hơn 1.800 mẫu workflow được chia sẻ bởi cộng đồng toàn cầu, bao gồm nhiều lĩnh vực như AI, marketing, quản lý dữ liệu,…
Bước 2: Sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc theo ứng dụng tích hợp (như Google Sheets, Slack, Notion), chủ đề (như AI, CRM, báo cáo) hoặc mức độ phổ biến để tìm template phù hợp với nhu cầu của bạn.
Mỗi template đều có mô tả chi tiết về chức năng và yêu cầu tích hợp, giúp bạn dễ dàng lựa chọn.
Bước 3: Nhấp vào template bạn quan tâm để xem chi tiết về các node, luồng dữ liệu, và các bước thực hiện.
Bạn có thể xem sơ đồ workflow trực tiếp trên trang để hiểu rõ cách hoạt động trước khi sử dụng.
Bước 4: Nhấn nút “Buy for …” (đối với các workflow yêu cầu trả phí) và thanh toán cho chủ sở hữu.
Đối với workflow miễn phí, bạn chỉ cần nhấn Use for free (đối với workflow miễn phí) để thêm template vào tài khoản n8n của bạn.
Lúc này sẽ có 2 trường hợp:
- Đối với người dùng n8n Cloud, template sẽ được thêm trực tiếp vào workspace.
- Nếu bạn sử dụng phiên bản tự host, bạn hãy của template bằng cách nhấn vào nút Copy template to clipboard (JSON) và nhập vào n8n thông qua tùy chọn Import from URL.
Tham khảo thêm tại bài viết: Cách Import/Export workflow trong n8n.
Bước 5: Sau khi thêm vào canvas, giao diện sẽ hiển thị các node được kết nối theo luồng công việc của template.
Lúc này:
- Bạn có thể tùy chỉnh các node theo nhu cầu cụ thể của mình.
- Cấu hình các node để kết nối với tài khoản dịch vụ bên thứ ba (như Gmail, Telegram, Google Sheets) bằng cách cung cấp thông tin xác thực hoặc API key.
- Điều chỉnh các tham số, điều kiện và logic xử lý dữ liệu để phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Bước 6: Sử dụng nút Test step để chạy thử từng node, sau đó nhấn Test workflow để chạy thử workflow và đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi.
Sau khi kiểm tra thành công, bạn nhấn Save để lưu và có thể kích hoạt workflow để nó chạy tự động theo lịch trình hoặc khi có sự kiện kích hoạt.
Kết luận
Sử dụng các mẫu workflow có sẵn trong n8n là một cách tuyệt vời để bắt đầu hành trình tự động hóa mà không cần suy nghĩ thiết kế phức tạp. Hãy bắt đầu khám phá thư viện template phong phú trong n8n và biến những công việc lặp đi lặp lại thành quy trình tự động chỉ trong tích tắc!
Những câu hỏi thường gặp
Tôi có cần biết lập trình để sử dụng template không?
Không cần. Các template đã được cấu hình sẵn, bạn chỉ cần chỉnh sửa các phần cần thiết như thông tin đăng nhập API, nội dung dữ liệu, lịch trình chạy… mà không cần viết mã.
Làm sao để chỉnh sửa template sau khi thêm vào workspace?
Bạn chỉ cần nhấp vào các node trong workflow và điều chỉnh các cài đặt trong phần chi tiết bên phải. Bạn có thể thêm hoặc xóa node, sửa các tham số hoặc thay đổi trình tự hoạt động.
Có giới hạn số lượng template tôi có thể sử dụng không?
Không có giới hạn về số template bạn import, nhưng tài khoản miễn phí trên n8n.io có giới hạn về số workflow hoạt động đồng thời. Nâng cấp lên gói trả phí để sử dụng nhiều hơn.
Có thể tạo template riêng và chia sẻ lên n8n.io không?
Có, bạn có thể lưu workflow tự tạo làm template và chia sẻ với cộng đồng n8n qua giao diện hoặc diễn đàn chính thức.
