Payroll là gì? Bài toán quản lý lương bổng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý lương bổng thủ công giống như đi du lịch mà không có bản đồ. Bạn có thể đến được đích nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian và gặp nhiều sai sót. Và Payroll chính là bản đồ giúp bạn quản lý lương bổng hiệu quả, tiết kiệm. Vậy lợi ích của Payroll là gì? Payroll gồm những yếu tố nào? Quy trình trả lương của doanh nghiệp diễn ra sao? Mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Payroll là gì?

Payroll là tổng hợp các hoạt động liên quan đến việc thanh toán lương cho nhân viên của một tổ chức, bao gồm cả tiền lương, tiền thưởng và các phúc lợi mà nhân viên nhận được.

Nói cách đơn giản, Payroll là quy trình tính toán số tiền mà một doanh nghiệp nợ nhân viên của mình. Quy trình tính toán này cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm:

• Số giờ làm việc của nhân viên: Lương được tính dựa trên số giờ làm việc thực tế của nhân viên.
• Lương làm thêm giờ: Nhân viên làm thêm giờ sẽ được hưởng mức lương cao hơn lương cơ bản.
• Phúc lợi do công ty cung cấp: Một số công ty cung cấp các phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,…
• Phí bảo hiểm nhân viên: Công ty có thể đóng góp một phần hoặc toàn bộ phí bảo hiểm cho nhân viên.
• Bất kỳ yêu cầu pháp lý và quy định nào: Doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu pháp luật và quy định liên quan đến việc thanh toán lương cho nhân viên.

(Theo bài viết: “What Is Payroll? An Essential Guide” của Upwork Team)

5 lợi ích tuyệt vời mà Payroll mang lại

Tự động hóa quy trình tính lương

Hệ thống Payroll tự động hóa các tác vụ tính toán lương, khấu trừ thuế, bảo hiểm và tạo báo cáo, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực đáng kể. Thay vì thực hiện các thao tác thủ công tốn kém thời gian và dễ xảy ra sai sót, doanh nghiệp chỉ cần nhập dữ liệu cơ bản, hệ thống sẽ tự động xử lý các bước còn lại.

Nâng cao độ chính xác và hiệu quả

Payroll sử dụng các thuật toán và công thức chính xác để tính toán lương, đảm bảo số tiền lương được thanh toán cho nhân viên hoàn toàn chính xác. Việc tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra, nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong việc quản lý lương.

Đảm bảo tuân thủ luật lao động

Hệ thống Payroll được cập nhật liên tục để đảm bảo tuân thủ các quy định về luật lao động và thuế mới nhất. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc vi phạm luật pháp do hệ thống sẽ tự động áp dụng các quy định và tính toán đúng các khoản lương, thuế, bảo hiểm cho nhân viên.

Giảm thiểu rủi ro và bảo mật dữ liệu

Payroll sử dụng các biện pháp bảo mật tân tiến để bảo vệ dữ liệu nhân viên, giúp doanh nghiệp tránh khỏi rủi ro bị đánh cắp thông tin hoặc vi phạm dữ liệu. Hệ thống mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và theo dõi hoạt động người dùng giúp đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng.

Tăng cường khả năng quản lý và báo cáo

Payroll cung cấp các báo cáo chi tiết về lương, thuế, bảo hiểm, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình tài chính và quản lý nhân sự hiệu quả. Hệ thống cũng hỗ trợ các chức năng như quản lý chấm công, quản lý nghỉ phép, quản lý thưởng phạt,…, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.

5 yếu tố cốt lõi của Payroll

Payroll là hệ thống quản lý lương bổng bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, kết hợp lại để tạo thành số tiền ròng cuối cùng mà nhân viên nhận được trong một khoảng thời gian nhất định. Việc hiểu rõ các yếu tố chính của Payroll là rất quan trọng đối với cả doanh nghiệp và nhân viên để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ luật lao động. Dưới đây là 5 yếu tố quan trọng trong Payroll.

Tiền lương và tiền công

• Tiền lương: Là khoản tiền cố định được trả cho nhân viên theo định kỳ (thường là hàng tháng hoặc hai tuần một lần) để đổi lấy công việc họ thực hiện. Lương thường được tính dựa trên chức vụ, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Tiền công: Là khoản tiền được trả cho nhân viên dựa trên số giờ họ làm việc. Tiền công thường được áp dụng cho các công việc chân tay, lao động phổ thông hoặc các công việc tính theo giờ.

Lưu ý:

• Một số nhân viên có thể nhận được cả lương và tiền công, ví dụ như nhân viên bán hàng được trả lương cơ bản cộng với hoa hồng dựa trên doanh số bán hàng.
• Cần tuân thủ mức lương tối thiểu do pháp luật quy định.

Lương tăng ca

• Lương tăng ca: Là khoản tiền trả thêm cho nhân viên khi họ làm việc ngoài giờ quy định. Mức lương tăng ca thường cao hơn mức lương cơ bản, ít nhất 1,5 lần đối với giờ làm thêm và 2 lần đối với giờ làm việc vào ngày nghỉ hoặc lễ tết.
• Số giờ làm thêm quy định: Số giờ làm thêm quy định thường là 40 giờ mỗi tuần đối với nhân viên hành chính và 48 giờ mỗi tuần đối với công nhân.
• Quy định về lương tăng ca: Quy định về lương tăng ca có thể khác nhau tùy theo quốc gia, khu vực và ngành nghề.

Thưởng và hoa hồng

• Thưởng: Là khoản tiền thưởng được trao cho nhân viên dựa trên thành tích hoặc hiệu suất làm việc xuất sắc. Thưởng có thể được trả theo định kỳ (thường là hàng tháng, quý hoặc năm) hoặc theo sự kiện cụ thể.
• Hoa hồng: Là khoản tiền hoa hồng được trả cho nhân viên dựa trên doanh số bán hàng hoặc kết quả kinh doanh mà họ đạt được. Hoa hồng thường được áp dụng cho các công việc bán hàng, kinh doanh.

Lưu ý:

• Việc trao thưởng và hoa hồng cần được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc chính sách công ty.
• Cần đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc trao thưởng, hoa hồng.

Phúc lợi của nhân viên

Phúc lợi của nhân viên là các khoản bồi thường bổ sung ngoài lương nhằm thu hút và giữ chân nhân tài. Các phúc lợi phổ biến bao gồm:

• Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội
• Nghỉ phép có lương (nghỉ phép năm, nghỉ phép ốm, nghỉ phép sinh con,…)
• Chế độ trợ cấp ăn uống, đi lại
• Chế độ nghỉ hưu
• Các chương trình đào tạo, phát triển
• Các hoạt động vui chơi giải trí, văn hóa

Lưu ý:

• Loại hình và mức độ phúc lợi của nhân viên có thể khác nhau tùy theo chính sách của từng doanh nghiệp.
• Cần tuân thủ các quy định về phúc lợi của nhân viên do pháp luật quy định.

Thuế và các khoản khấu trừ

• Thuế thu nhập cá nhân: Là khoản thuế được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên để nộp cho nhà nước. Mức thuế thu nhập cá nhân được tính theo thang thu nhập.
• Bảo hiểm xã hội: Là khoản tiền đóng góp bắt buộc của nhân viên và người sử dụng lao động để bảo vệ người lao động khi gặp rủi ro về sức khỏe, mất việc làm, tuổi già,…
• Bảo hiểm y tế: Là khoản tiền đóng góp bắt buộc của nhân viên và người sử dụng lao động để chi trả cho các chi phí y tế khi nhân viên ốm đau, tai nạn.
• Các khoản khấu trừ khác: Ngoài ra, một số khoản khấu trừ khác có thể được áp dụng, ví dụ như khấu trừ cho phụ cấp gia đình, khấu trừ cho các khoản vay nhà ở,…

Quy trình Payroll: hướng dẫn chi tiết từng bước

Bước 1: Thu thập thông tin

Bước đầu tiên trong xử lý Payroll là thu thập tất cả thông tin cần thiết về nhân viên, bao gồm:

• Giờ làm việc chính thức
• Giờ làm thêm (nếu có)
• Thưởng và hoa hồng
• Bất kỳ khoản thanh toán hoặc khấu trừ nào khác

Đảm bảo tất cả thông tin đều chính xác và cập nhật để tránh sai sót hoặc chênh lệch trong tiền lương.

Ngoài ra, bạn cũng cần bảng thuế hiện hành và bất kỳ yêu cầu pháp lý nào có liên quan để đảm bảo tuân thủ luật thuế liên bang, tiểu bang và địa phương. Điều này có thể bao gồm các mức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thuế An sinh Xã hội và thuế Medicare.

Bước 2: Tính toán lương tổng (Gross pay)

Lương tổng là mức lương phải trả trước khi khấu trừ, dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm: mức lương cơ bản, tần suất trả lương và giờ làm thêm.

Ví dụ: Giả sử một nhân viên được trả lương theo giờ với mức lương 15 đô la và làm việc 40 giờ một tuần. Hãy tính toán lương tổng của họ bằng cách nhân lương theo giờ với số giờ làm việc trong kỳ trả lương:

$15/giờ x 40 giờ = $600 lương tổng mỗi tuần

Tùy vào tần suất trả lương, doanh nghiệp có thể thực hiện phép tính này cho mỗi tuần trong kỳ trả lương.

Lưu ý: Cách tính lương tổng của bạn có thể thay đổi tùy thuộc vào chính sách lương cụ thể, cấu trúc lương (lương tháng so với theo giờ) và bất kỳ luật và quy định liên bang, tiểu bang hoặc địa phương nào có thể áp dụng.

Lương tổng cũng có thể bao gồm tiền thưởng, hoa hồng hoặc các hình thức bồi thường khác.

Bước 3: Trừ các khoản khấu trừ

Sau khi biết lương tổng của nhân viên, doanh nghiệp trừ đi các khoản tiền dành cho thuế, bảo hiểm hoặc các khoản khấu trừ khác.

• Khấu trừ trước thuế (Pre-tax deductions):

Là các khoản tiền được trừ vào lương tổng của nhân viên trước khi áp dụng bất kỳ khoản thuế nào, bao gồm:

• Thuế FICA (Federal Insurance Contributions Act)
• Thuế thu nhập liên bang và tiểu bang
• Các loại thuế địa phương khác
• Kế hoạch hưu trí
• Bảo hiểm nhân thọ
• Bảo hiểm y tế

Số tiền tối đa được khấu trừ trước thuế thường được giới hạn.

• Khấu trừ sau thuế (Post-tax deductions):

Là các khoản tiền được trừ vào tiền lương của nhân viên sau khi đã tính đến tất cả các loại thuế. Khấu trừ sau thuế không làm giảm gánh nặng thuế cho từng nhân viên vì chúng giảm lương ròng (không phải lương tổng). Khấu trừ sau thuế bao gồm:

• Gắn lương: Một phần lương của nhân viên bị giữ lại để thanh toán các khoản do tòa án ra lệnh, chẳng hạn như tiền cấp dưỡng con.
• Khấu trừ tự nguyện: Đây là các chương trình mà nhân viên tham gia theo ý nguyện (ví dụ: một số chương trình hưu trí và bảo hiểm).

Bước 4: Khấu trừ thuế

Khấu trừ thuế là phương pháp được áp dụng đối với các loại thuế hiện nay, là việc doanh nghiệp xác định số thuế cần phải nộp vào ngân sách Nhà nước dựa trên cơ sở lấy số thuế đã thanh toán (thường gọi là thuế đầu ra) trừ đi (-) số thuế được phép khấu trừ (thường gọi là thuế đầu vào).

Công thức khấu trừ thuế phụ thuộc vào loại thuế cụ thể mà doanh nghiệp nộp. Dưới đây là một số công thức khấu trừ thuế phổ biến.

• Khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT):

Công thức cơ bản:

Số thuế GTGT phải nộp = Số thuế GTGT đầu ra – Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Trong đó:

• Số thuế GTGT đầu ra: là tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
• Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: là tổng số thuế GTGT ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định; trên chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng của hàng hóa nhập khẩu và đáp ứng đầy đủ các điều kiện khấu trừ thuế đầu vào.

Một số trường hợp đặc biệt:

• Doanh nghiệp mới thành lập: được khấu trừ 100% số thuế GTGT đầu vào trong 2 năm đầu hoạt động.
• Doanh nghiệp xuất khẩu: được khấu trừ 100% số thuế GTGT đầu vào.

Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN):

• Đối với cá nhân cư trú:

Thuế TNCN cần nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất

Trong đó:

• Thu nhập tính thuế = Thu nhập phải chịu thuế – Các khoản giảm trừ.
• Thu nhập phải chịu thuế = Tổng tiền lương nhận được – Các khoản được miễn thuế.
• Các khoản giảm trừ, bao gồm:
• Miễn thuế cơ bản: 4.400.000 đồng/tháng.
• Miễn thuế cho người phụ thuộc: 1.600.000 đồng/người/tháng.
• Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc.
• Các khoản chi cho giáo dục, đào tạo.
• Các khoản thu nhập chịu thuế khác được miễn thuế theo quy định của pháp luật.
• Đối với cá nhân không cư trú: Thuế TNCN phải nộp được tính theo từng khoản thu nhập theo quy định của pháp luật.

Bước 5: Phát hành phiếu lương hoặc chuyển khoản trực tiếp

Sau khi hoàn thành 4 bước trên, doanh nghiệp sẽ xử lý thanh toán. Phương thức thanh toán có thể khác nhau nhưng bảng lương và chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên của đại đa số doanh nghiệp là giống nhau.

Doanh nghiệp phải phát hành bảng lương ghi rõ chi tiết tiền lương của nhân viên, bao gồm các khoản khấu trừ, tiền thưởng và phụ cấp. Bảng lương là công cụ tạo sự minh bạch giữa doanh nghiệp và nhân viên. Công cụ này cũng giúp xác nhận xem doanh nghiệp có đáp ứng tất cả các yêu cầu tuân thủ hay không.

Bước 6: Báo cáo và nộp thuế

Bước cuối cùng trong quy trình Payroll là báo cáo và nộp thuế cho sở và các cơ quan thuế địa phương có liên quan. Doanh nghiệp cần hoàn thành tất cả các thủ tục khai thuế một cách chính xác và đúng hạn để tránh bị phạt và lãi suất.

Tuy nhiên, tần suất khai thuế có thể khác nhau tùy thuộc vào nghĩa vụ thuế cụ thể của doanh nghiệp với tư cách là người sử dụng lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ các yêu cầu khai thuế đó.

Lưu ý:

• Quy trình Payroll có thể thay đổi tùy thuộc vào luật lao động của quốc gia/khu vực cụ thể.
• Cần tuân thủ các quy định về thuế và các khoản khấu trừ khác nhau.
• Sử dụng phần mềm Payroll có thể giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.

Phương pháp Payroll: Ưu điểm và hạn chế

Payroll có thể giúp tự động và đơn giản hóa một phần lớn quá trình thu thập dữ liệu, chẳng hạn như thông tin cơ bản của nhân viên, lương theo giờ, lương tháng và thuế khấu trừ.

Ưu điểm

• Tính toán nhanh hơn: Payroll xử lý các tính toán từ khấu trừ đến thuế nhanh hơn và hiệu quả hơn nhờ tính năng tự động, giúp giảm thiểu việc tính toán thủ công.
• Độ chính xác cao hơn: Payroll giảm thiểu khả năng sai sót trong quá trình xử lý lương và quản lý dữ liệu tổng thể. Ít tác vụ thủ công hơn đồng nghĩa với ít cơ hội mắc lỗi hơn.
• Báo cáo tự động: Thiết lập Payroll để tạo báo cáo tự động theo các hướng dẫn được thiết lập sẵn.

Hạn chế

• Bảo mật: Payroll có thể liên quan đến việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây, khiến dữ liệu dễ bị đánh cắp hoặc mất mát.
• Ít kiểm soát hơn: Dữ liệu của Payroll nằm trong hệ sinh thái bên ngoài, đôi khi việc truy cập dữ liệu gặp khó khăn do sự cố máy chủ.

Qua bài viết trên, TinoHost hy vọng bạn đã hiểu rõ Payroll là gì cũng như thông tin xoay quanh thuật ngữ này. Đừng quên theo dõi TinoHost để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. The Upwork Team. (2023, May 19). What Is Payroll? An Essential Guide. Upwork.com. https://www.upwork.com/resources/what-is-payroll
2. Sarah Benstead. (2023, November 16). What is payroll?. Breathehr.com. https://www.breathehr.com/en-gb/blog/topic/business-process/what-is-payroll
3. The Economic Times. (2024, April 19). What is ‘Payroll‘. Economictimes.indiatimes.com. https://economictimes.indiatimes.com/definition/payroll

Những câu hỏi thường gặp