Organizational Structure là gì? Lợi ích khi tạo Organizational Structure

Nếu đang điều hành một doanh nghiệp với 100 nhân viên, bạn làm thế nào phân công công việc hiệu quả? Organizational Structure sẽ là “trợ thủ đắc lực” giúp bạn thực hiện việc này. Với Organizational Structure, bạn có thể điều phối hoạt động, giám sát hiệu quả mà không tốn quá nhiều thời gian, công sức. Vậy Organizational Structure là gì và có vai trò như thế nào đối với thành công của doanh nghiệp? Mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Organizational Structure là gì?

Organizational Structure (tạm dịch: cấu trúc tổ chức) được định nghĩa qua bài viết: Organizational Structure for Companies With Examples and Benefits” của trên trang Investopedia như sau:

“Cấu trúc tổ chức của một công ty giống như một hệ thống bản đồ vậy. Hệ thống này cho biết các hoạt động nhất định được điều hướng như thế nào để đạt được mục tiêu của công ty. Các hoạt động này có thể bao gồm các quy tắc, vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên.”

Phân nhóm Organizational Structure

Cấu trúc tổ chức có thể được chia thành 3 nhóm chính.

Tập quyền với Phân quyền

• Tập quyền: Quyền lực tập trung vào ban lãnh đạo, có chuỗi mệnh lệnh rõ ràng. Phù hợp với công ty nhỏ, mới thành lập.
• Phân quyền: Quyền lực được chia sẻ cho các cấp quản lý và nhân viên. Phù hợp với công ty lớn, phức tạp.

Theo thứ bậc với Theo vòng tròn

• Theo thứ bậc: Biểu đồ tổ chức hình kim tự tháp, với ban lãnh đạo ở trên cùng. Phù hợp với công ty có cấu trúc rõ ràng, phân chia công việc cụ thể.
• Theo vòng tròn: Biểu đồ tổ chức hình vòng tròn, với ban lãnh đạo ở trung tâm. Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận.

Theo chiều dọc với Phẳng

• Theo chiều dọc: Chuỗi mệnh lệnh rõ ràng, với nhiều cấp bậc. Phù hợp với công ty có nhiều bộ phận, hoạt động theo quy trình.
• Phẳng: Ít cấp bậc hơn, nhân viên có nhiều quyền tự chủ và trách nhiệm hơn. Phù hợp với công ty hoạt động trong môi trường năng động, cần sự linh hoạt.

Vậy làm thế nào lựa chọn cấu trúc phù hợp?

Cấu trúc tổ chức phù hợp sẽ phụ thuộc vào:

• Quy mô và độ phức tạp của công ty
• Ngành nghề kinh doanh
• Mục tiêu và chiến lược của công ty
• Văn hóa công ty
• Khả năng và trình độ của nhân viên

Ví dụ:

• Công ty khởi nghiệp nhỏ có thể sử dụng cấu trúc tập quyền để đơn giản hóa việc quản lý.
• Tập đoàn lớn có thể sử dụng cấu trúc phân quyền để tăng cường sự linh hoạt và thích ứng với thay đổi.

Lợi ích khi tạo Organizational Structure

Xây dựng một Organizational Structure rõ ràng và phù hợp đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của mọi doanh nghiệp. Hệ thống này lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, đạt được các mục tiêu đề ra. Dưới đây là 6 vai trò chính của việc xây dựng Organizational Structure.

Thiết lập trách nhiệm

Cấu trúc tổ chức phân định rõ ràng vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân và phòng ban. Điều này giúp mọi người hiểu được mình cần phải làm gì, báo cáo cho ai và chịu trách nhiệm về những gì.

Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên, phòng ban, từ đó xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, có trách nhiệm.

Làm rõ kỳ vọng

Cấu trúc tổ chức giúp mọi người trong công ty hiểu rõ kỳ vọng của doanh nghiệp đối với họ. Các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược chung được truyền tải rõ ràng đến từng cấp, từng phòng ban, đảm bảo mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung. Điều này giúp nhân viên chủ động hơn trong công việc, giảm thiểu tình trạng nhầm lẫn, sai sót do không nắm rõ nhiệm vụ.

Quy định tiêu chí thăng chức

Cấu trúc tổ chức thiết lập các tiêu chí rõ ràng cho việc thăng chức, lên lương. Nhân viên hiểu được cần đạt được những gì, hoàn thành trách nhiệm như thế nào để được thăng tiến. Điều này thúc đẩy nhân viên nỗ lực phấn đấu, rèn luyện kỹ năng, đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty.

Xác định thẩm quyền ra quyết định

Cấu trúc tổ chức phân cấp thẩm quyền ra quyết định cho từng cấp, từng phòng ban. Điều này giúp tránh tình trạng lạm quyền, tắc trách trong việc đưa ra quyết định. Quy trình ra quyết định rõ ràng giúp doanh nghiệp hoạt động nhanh chóng, hiệu quả, đặc biệt là trong những tình huống cần xử lý vấn đề khẩn cấp.

Tạo ra hiệu quả

Cấu trúc tổ chức hợp lý giúp phân công lao động, phân bổ nguồn lực một cách khoa học. Mọi người tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn, tránh tình trạng chồng chéo trách nhiệm, lãng phí thời gian và nhân lực. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện năng suất lao động, từ đó đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh hơn.

Thúc đẩy sự hợp tác

Cấu trúc tổ chức thiết lập mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban, cá nhân. Điều này khuyến khích sự hợp tác, giao lưu, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. Nhờ đó, các phòng ban có thể hỗ trợ lẫn nhau, tận dụng thế mạnh của tập thể để giải quyết vấn đề hiệu quả hơn, thúc đẩy tính sáng tạo và đổi mới trong công ty.

5 yếu tố quan trọng của Organization Structure

Dù doanh nghiệp lựa chọn Organizational Structure nào, một cấu trúc hiệu quả luôn đảm bảo đủ 5 yếu tố quan trọng dưới đây.

Chuỗi mệnh lệnh (Chain of command)

• Chuỗi mệnh lệnh xác định thứ bậc báo cáo trong tổ chức, giúp làm rõ ai báo cáo cho ai. Từ đó, mọi người sẽ hiểu được ai là người chịu trách nhiệm chính và ai là người hỗ trợ.
• Chuỗi mệnh lệnh rõ ràng giúp tránh tình trạng lúng túng, không biết phải báo cáo cho ai khi gặp vấn đề hoặc cần ra quyết định.

Vai trò và trách nhiệm (Roles and responsibilities)

• Cấu trúc tổ chức cần phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân và phòng ban. Điều này giúp mọi người hiểu rõ mình cần phải làm gì, nhiệm vụ chính là gì và chịu trách nhiệm về những gì.
• Việc phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm sẽ tránh được tình trạng chồng chéo công việc, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả làm việc chung.

Phạm vi kiểm soát (Scope of control)

• Phạm vi kiểm soát đề cập đến số lượng nhân viên mà một người quản lý có thể giám sát hiệu quả. Cần có sự cân bằng giữa số lượng nhân viên và khả năng quản lý của người đứng đầu.
• Phạm vi kiểm soát hợp lý giúp đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả, nhân viên được hỗ trợ kịp thời và người quản lý có đủ thời gian để đào tạo, phát triển nhân viên.

Thẩm quyền ra quyết định (Decision-making authority)

• Cấu trúc tổ chức cần phân cấp thẩm quyền ra quyết định cho từng cấp, từng phòng ban. Điều này giúp tránh tình trạng tắc trách trong việc đưa ra quyết định, đảm bảo tính linh hoạt và kịp thời trong xử lý công việc.
• Phân cấp thẩm quyền cho phép nhân viên chủ động hơn, đưa ra các quyết định nhỏ liên quan đến công việc của mình, từ đó nâng cao hiệu quả và tính sáng tạo.

Các phòng ban hoặc nhóm trong tổ chức (Departments or teams within the organization)

• Cấu trúc tổ chức thường được phân chia thành các phòng ban hoặc nhóm nhỏ hơn, tập trung vào các chức năng cụ thể. Ví dụ: phòng marketing, phòng nhân sự, phòng tài chính, nhóm phát triển sản phẩm,…
• Sự phân chia phòng ban giúp chuyên môn hóa công việc, tận dụng tối đa kỹ năng của từng nhân viên, đồng thời tạo điều kiện cho sự hợp tác và phối hợp giữa các phòng ban để đạt được mục tiêu chung.

4 loại Organizational Structure phổ biến

#1. Cấu trúc theo chức năng (Functional Structure)

Định nghĩa: Là loại cấu trúc tổ chức truyền thống, phân chia các phòng ban theo chức năng chuyên môn (marketing, tài chính, nhân sự,…).

Đặc điểm:

• Giám đốc điều hành nắm quyền chính.
• Mỗi phòng ban có vai trò, trách nhiệm, quyền hạn và thứ bậc báo cáo rõ ràng.
• Nhân viên được chuyên môn hóa cao.

Ưu điểm:

• Dễ dàng mở rộng quy mô công ty.
• Các mục tiêu và thứ bậc báo cáo rõ ràng.
• Nhân viên được chuyên môn hóa cao, phát huy tối đa kỹ năng.

Hạn chế:

• Có thể cứng nhắc, hạn chế sự sáng tạo và phát triển của nhân viên.
• Ít giao lưu, hợp tác giữa các phòng ban.

#2. Cấu trúc theo sản phẩm hoặc thị trường (Product – or Market- Based Structure)

Định nghĩa: Phân chia các phòng ban theo sản phẩm hoặc thị trường mà công ty cung cấp.

Đặc điểm:

• Tập trung vào nhu cầu riêng của từng sản phẩm hoặc thị trường.
• Phù hợp cho công ty có nhiều dòng sản phẩm hoặc hoạt động tại nhiều thị trường.

Ưu điểm:

• Đáp ứng tốt các yêu cầu riêng của từng sản phẩm/thị trường.
• Tăng cường sự linh hoạt và khả năng thích ứng với thị trường.

Hạn chế:

• Khó mở rộng quy mô.
• Có thể gây lãng phí nếu các nhóm sản phẩm/thị trường có chức năng giống nhau.
• Cần giao tiếp tốt giữa các nhóm để tránh mâu thuẫn.

#3. Cấu trúc theo địa lý (Geographical Structure)

Định nghĩa: Phân chia các phòng ban theo khu vực địa lý mà công ty hoạt động.

Đặc điểm:

• Tạo ra cấu trúc tổ chức phù hợp với văn hóa, ngôn ngữ và cách thức làm việc của từng khu vực.
• Phù hợp cho công ty hoạt động trên nhiều vùng miền hoặc quốc gia.

Ưu điểm:

• Giúp công ty gần gũi với khách hàng và nhà cung cấp ở từng khu vực.
• Tăng cường sự hiểu biết về thị trường địa phương.

Hạn chế:

• Khó khăn trong việc quản lý và phối hợp giữa các khu vực.
• Có thể dẫn đến sự phân biệt đối xử giữa các khu vực.

#4. Cấu trúc theo quy trình (Process-Based Structure)

Định nghĩa: Phân chia các phòng ban theo các giai đoạn trong quy trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

Đặc điểm:

• Tăng hiệu quả và năng suất thông qua việc chuyên môn hóa từng giai đoạn.
• Khuyến khích làm việc nhóm và hợp tác giữa các phòng ban.

Ưu điểm:

• Tăng hiệu quả, khuyến khích làm việc nhóm và chuyên môn hóa.
• Tăng cường sự linh hoạt và khả năng thích ứng với thay đổi.

Hạn chế:

• Có thể tạo ra rào cản giữa các khâu nếu không chú trọng giao tiếp.
• Yêu cầu hệ thống quản lý và phối hợp hiệu quả.

3 cơ cấu tổ chức thay thế

Cấu trúc ma trận (Matrix Structure)

• Đặc điểm: Nhân viên có nhiều hơn một người quản lý, thường theo chức năng và dự án. Ví dụ: Chuyên viên marketing có thể báo cáo cho trưởng phòng marketing về các hoạt động marketing tổng thể, nhưng cũng báo cáo cho trưởng nhóm sản phẩm về các chiến dịch marketing cho sản phẩm cụ thể.
• Ưu điểm:
  • Linh hoạt, tận dụng nguồn lực chung và khuyến khích sự hợp tác giữa các phòng ban.
  • Hạn chế:
    • Có thể phức tạp, gây nhầm lẫn về trách nhiệm và giao tiếp, đặc biệt với nhân viên mới.

Cấu trúc vòng tròn (Circular Structure)

• Đặc điểm: Cấu trúc theo vòng tròn, với lãnh đạo công ty ở trung tâm. Quyền lực và trách nhiệm được phân cấp ra ngoài theo các vòng tròn thay vì theo thứ bậc dọc.
• Ưu điểm:
  • Thúc đẩy giao tiếp và hợp tác giữa các phòng ban.
• Hạn chế:
  • Có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt với nhân viên mới vì không có chuỗi mệnh lệnh rõ ràng.

Cấu trúc hữu cơ (Organic Structure)

• Đặc điểm: Cấu trúc phẳng, hạn chế các cấp quản lý trung gian. Quyền lực và trách nhiệm được phân cấp cho tất cả nhân viên.
• Ưu điểm:
  • Giao tiếp dễ dàng giữa tất cả nhân viên, có thể thúc đẩy năng suất.
  • Văn hóa công ty tích cực, nhân viên cảm thấy được tin tưởng và trao quyền.
  • Tiết kiệm chi phí do giảm bớt cấp quản lý.
• Hạn chế:
  • Phức tạp nhất trong các cấu trúc tổ chức.
  • Có thể khó khăn để xác định ai là người ra quyết định cuối cùng.

Nhìn chung, Organizational Structure là nền tảng thiết yếu cho sự thành công của mọi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên sẽ là nguồn tham khảo hữu ích đối với bạn. Hãy tiếp tục theo dõi TinoHost để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Will Kenton. (2024, February 25). Organizational Structure for Companies With Examples and Benefits. Investopedia.com. https://www.investopedia.com/terms/o/organizational-structure.asp
2. The Economic Times. (2024, March 26). What is ‘Organizational structure’. Economictimes.indiatimes.com. https://economictimes.indiatimes.com/definition/organizational-structure
3. Christine Organ. (2023, Jul 31). 7 Organizational Structure Types (With Examples). https://www.forbes.com/advisor/business/organizational-structure/

Những câu hỏi thường gặp