Các mẫu tài liệu (Documents templates)

Tùy chọn này chỉ dành cho người đăng ký gói Start +, CRM +, Standard và Professional .

Khi tạo tài liệu trong CRM , bạn có thể chọn mẫu mặc định hoặc thêm mẫu mới.

Nhấp vào Thêm mẫu mới để truy cập danh sách các mẫu có sẵn.

Danh sách chứa thông tin ngắn gọn về từng mẫu.

Cài đặt mẫu

Để chỉnh sửa cài đặt mẫu, hãy nhấp vào Chỉnh sửa .

Trước hết, hãy chỉ định tên của mẫu và xác định xem nó có đang hoạt động hay không.

Tiếp theo, xác định các phần CRM mà mẫu liên kết. Trong ví dụ này, mẫu hóa đơn chỉ có thể được sử dụng cho các thỏa thuận.

Sau đó, chọn người dùng mẫu. Ví dụ: chỉ Phòng kinh doanh mới có thể sử dụng mẫu này.

Đừng quên thêm chính bạn vào danh sách người dùng mẫu nếu bạn muốn có quyền truy cập vào nó.

Chọn quốc gia mà mẫu này bị ràng buộc.

Bước cuối cùng là chọn mẫu đánh số tự động. Đánh số tự động là quy tắc tự động đánh số tài liệu trong Bitrix24 CRM.

Cài đặt các mẫu tài liệu bổ sung

Bạn có thể cài đặt các mẫu tài liệu bổ sung – mở danh sách mẫu và nhấp vào nút bánh răng cưa> Tải mẫu từ thư viện> chọn quốc gia.

Có rất nhiều mẫu tài liệu dành cho các quốc gia khác nhau.

Ví dụ: sử dụng bộ lọc để truy cập các mẫu tài liệu tiếng Đức.

Cài đặt mẫu” Xác nhận đơn hàng (Đức) “.

Bây giờ là mẫu này rất tốt!

Chỉnh sửa và tạo mẫu

Các mẫu được lưu dưới dạng tệp docx , vì vậy bạn có thể dễ dàng tải xuống và chỉnh sửa chúng.

Tải xuống mẫu.

Mở tệp docx đã tải xuống.

Chỉnh sửa tệp này như bạn muốn. Ví dụ: hãy xóa bảng ở trên cùng và thay thế bằng tên công ty của bạn.

Tải mẫu đã chỉnh sửa lên Bitrix24.

Định cấu hình cài đặt mẫu.

Hãy tạo tài liệu mới bằng mẫu này.

Vậy là xong! Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu tài liệu theo nhu cầu của riêng mình.

Mã tượng trưng

Các mẫu bao gồm các mã tượng trưng khác nhau được sử dụng thay vì các dữ liệu khác nhau.

Mở danh sách các mẫu và nhấp vào nút bánh răng cưa> Trường (Fields) .

Tất cả các mã biểu tượng và ý nghĩa của chúng đều được liệt kê ở đó.

Làm cách nào để thêm dấu, chữ ký hoặc biểu trưng của công ty vào mẫu tài liệu?

Hầu hết các tài liệu chính thức đều yêu cầu dấu hoặc chữ ký của công ty.

Bạn có thể thêm bất kỳ cái nào trong số đó vào mẫu tài liệu.

Nó hoạt động như thế nào trong LibreOffice

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng bộ ứng dụng văn phòng miễn phí LibreOffice cho công việc chính xác của các mẫu tài liệu .

Hãy thêm một vị trí cho con dấu vào mẫu tài liệu.

Dán bất kỳ hình ảnh nào vào mẫu tài liệu, đặt kích thước và vị trí của nó.

Bitrix24 sẽ thay thế hình ảnh này bằng dấu công ty của bạn.

Nhấp chuột phải vào hình ảnh này và nhấp vào Thuộc tính .

Nhấp vào Tùy chọn và dán {MyCompanyUfStamp} vào trường Tên .

Đã xong! Bây giờ chỉ cần tải mẫu tài liệu này lên Bitrix24.

Bạn có thể thêm biểu trưng công ty của mình vào mẫu tài liệu theo cách tương tự. Chỉ cần dán {MyCompanyUfLogo} vào thuộc tính hình ảnh như cách nó được hiển thị trước đó.

Nó hoạt động như thế nào trong Microsoft Word

Dán bất kỳ hình ảnh nào vào mẫu tài liệu, đặt kích thước và vị trí của nó. Nhấp chuột phải vào hình ảnh này >  Định dạng ảnh> Văn bản thay thế > dán {MyCompanyUfStamp} vào trường Tiêu đề để thêm dấu công ty hoặc {MyCompanyUfLogo} để thêm biểu trưng công ty.

Cách thực hiện nó có hoạt động trong Google Documents không

Dán bất kỳ hình ảnh nào vào mẫu tài liệu, đặt kích thước và vị trí của nó. Nhấp chuột phải vào hình ảnh này > nhấp vào Văn bản thay thế >; dán {MyCompanyUfStamp} vào trường Mô tả để thêm dấu công ty hoặc {MyCompanyUfLogo} để thêm biểu trưng công ty.

Cách thực hiện để thêm danh sách liên hệ, sản phẩm hoặc thuế vào mẫu tài liệu?

Nếu bạn cần thêm danh sách sản phẩm vào mẫu tài liệu, có hai cách để làm điều đó.

Cách đầu tiên là thêm một danh sách sản phẩm đơn giản.

Trong trường hợp này, bạn cần chỉ định phần đầu và phần cuối của khối bằng cách sử dụng {PRODUCTS.BLOCK_START} và { Thông số PRODUCTS.BLOCK_END} .

Hãy thêm thông tin chung về sản phẩm (tên, số lượng và giá cả) vào khối này:

Bitrix24 sẽ tự động sử dụng khối này cho tất cả các sản phẩm trong danh sách.

Có thể thêm thuế và địa chỉ liên hệ theo cách tương tự.

Sử dụng {TAXES.BLOCK_START} an d {TAXES.BLOCK_END} để chỉ định phần đầu và phần cuối của khối thuế.

Sử dụng {CONTACTS.BLOCK_START} và { CONTACTS.BLOCK_END} để chỉ định phần đầu và phần cuối của khối danh bạ.

Tùy chọn thứ hai là thêm một bảng có danh sách sản phẩm.

Bitrix24 sẽ tự động thêm tất cả các sản phẩm từ danh sách vào bảng.

Tại sao phông chữ của một số trường khác với phông chữ của mẫu tài liệu?

Bạn có thể sử dụng định dạng html khi thêm giá trị của một số trường trong Bitrix24, chẳng hạn như mô tả sản phẩm:

Trong trường hợp này, phông chữ của mô tả sản phẩm có thể khác với phông chữ của mẫu. Lý do là Bitrix24 sử dụng kiểu mặc định của mẫu cho văn bản có định dạng html.

Để hiển thị chính xác văn bản như vậy, bạn cần chỉnh sửa các kiểu mặc định này.

Cách thực hiện trong Microsoft Word?

Trong phần Kiểu , nhấp chuột phải vào Bình thường >  nhấp vào Sửa đổi :

Chọn phông chữ, kiểu và kích thước chính xác trong phần Định dạng :

Làm cách nào để thực hiện điều đó trong LibreOffice?

Trong danh sách kiểu, chọn Nội dung văn bản> Chỉnh sửa kiểu :

Trong tab Phông chữ , chọn phông chữ, kiểu và kích thước chính xác:

Bài viết được đề xuất

• Tài liệu trong CRM