[CRM] Những sai lầm điển hình trong quá trình tạo quy trình kinh doanh

Quy trình kinh doanh của Bitrix24 giúp tự động hóa các quy trình của công ty. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cố gắng liệt kê một số lỗi điển hình mà người mới thường mắc phải trong Bitrix24 khi thêm quy trình nghiệp vụ mới, điều này có thể dẫn đến quá tải hệ thống nghiêm trọng. Mỗi máy chủ “vật lý” của Bitrix24 có một số lượng nhất định các cổng hoạt động đang chạy đồng thời. Khi một trong các cổng này bắt đầu bị quá tải, các cổng của máy chủ khác cũng bị ảnh hưởng.

Để tránh tình trạng quá tải máy chủ như vậy, chúng tôi có nghĩa vụ thực hiện hạn chế sau đối với việc chạy các quy trình nghiệp vụ – không quá 2 quy trình đang chạy mỗi bản ghi CRM. Điều đó có nghĩa là bạn có thể có một số quy trình kinh doanh đang chạy nhưng không được có nhiều hơn 2 quy trình cho mỗi bản ghi CRM cụ thể.

Quan trọng: chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra các quy trình đang chạy của mình do hạn chế được đề cập ở trên. Xin lưu ý rằng chúng tôi có thể hủy kích hoạt cổng Bitrix24 của bạn trong trường hợp quá tải máy chủ do các quy trình nghiệp vụ đang chạy trên phiên bản của bạn (xem Điều khoản dịch vụ của Bitrix24).

Vui lòng tìm ra những sai lầm điển hình nhất trong quá trình tạo quy trình kinh doanh mới dưới đây:

1. Khi các sửa đổi trong các thông số của bản ghi CRM cụ thể bị buộc bởi một số khối hành động trong quy trình kinh doanh của bạn – các sửa đổi của bản ghi CRM phải được thực hiện trong các khung của một hành động, vì điều này sẽ giảm số lượng truy vấn cơ sở dữ liệu do một quy trình kinh doanh đang chạy gây ra.

Mẫu A: các sửa đổi không chính xác trong bản ghi CRM bị buộc bởi 2 khối hành động trong quy trình kinh doanh.

Mẫu B: Sửa đổi bản ghi CRM chính xác do một khối hành động trong quy trình kinh doanh buộc phải thực hiện.

2. Vòng lặp quy trình vô tận – điều rất quan trọng là phải kiểm tra vòng lặp quy trình có thể xảy ra, đặc biệt nếu quá trình sử dụng tạm dừng – trong trường hợp này, quy trình sẽ không bị lỗi trong khi thực hiện và bạn có thể bỏ sót lỗi. Nhưng trong trường hợp bạn khởi chạy mẫu quy trình nghiệp vụ tạo bản ghi CRM có lỗi trong điều kiện thoát tạo vòng lặp, điều này sẽ dẫn đến tích lũy các phần tử trong quy trình được khởi chạy cho một số bản ghi CRM.

Tình huống nguy hiểm hơn nữa là khi quy trình này khởi chạy cho các sửa đổi của bản ghi CRM khi lỗi liên hệ trong điều kiện thoát vòng lặp. Trong trường hợp này, bạn có thể tích lũy một số lượng lớn các quy trình đang chạy trong thời gian ngắn ngay cả khi dựa trên một số lượng nhỏ các bản ghi CRM. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải thêm điều kiện đặc biệt để thoát khỏi vòng lặp quy trình, điều này sẽ đảm bảo rằng quy trình kết thúc khi điều kiện chính không giúp được gì trong và thời gian cần thiết (chu kỳ).

Đối với ví dụ: khi cấu trúc vòng lặp của quy trình chứa một điều kiện đặc biệt (ví dụ: thời gian xử lý khách hàng tiềm năng dưới 1000 giờ) – quy trình sẽ kết thúc ngay cả khi trạng thái khách hàng tiềm năng chưa thay đổi. Nó giúp tránh vòng lặp quy trình vô tận (ví dụ: khi người chịu trách nhiệm của trưởng nhóm đã bị sa thải và không có ai chăm sóc hồ sơ CRM cụ thể này).

Mẫu C – quy trình kinh doanh với điều kiện bổ sung cho kết thúc thực thi vòng lặp.

3. Khi bạn sử dụng cấu trúc vòng lặp kiểm tra trạng thái với một tạm dừng thực thi – đây là lỗi phổ biến, khi thay vì đợi giai đoạn thỏa thuận/giao dịch – cấu trúc vòng lặp với thực thi tạm dừng được sử dụng. Trong trường hợp này khi quy trình như vậy được sử dụng để tạo bản ghi CRM, nó sẽ dẫn đến việc tích lũy các phần tử quy trình được khởi chạy cho một số bản ghi CRM. Khi quay vòng từ tạm dừng trở lại, quá trình này sẽ tạo ra tình trạng quá tải máy chủ và có thể dẫn đến sự cố cổng thông tin của bạn.

Mẫu D – cách sử dụng sai cấu trúc vòng lặp với tạm dừng khi chờ trạng thái của bản ghi CRM.

Mẫu E – cách sử dụng chính xác của hành động chờ trạng thái giao dịch – trong trường hợp này, quy trình sẽ chỉ được kích hoạt khi trạng thái giao dịch được thay đổi, có nghĩa là nó sẽ không cần tải hệ thống.

4. Quy trình kinh doanh sửa đổi hồ sơ CRM với việc tạm dừng thực thi, hành động và nhiệm vụ – khi quy trình kinh doanh bao gồm một số hành động, chờ dữ liệu hoặc tạm dừng thực thi – nó có thể phá vỡ tư tưởng và tính toàn vẹn của quy trình kinh doanh, nghĩa là trong khi quy trình sẽ chờ đối với dữ liệu cụ thể – điều kiện ban đầu của bản ghi CRM có thể được thay đổi (bản ghi CRM có thể được sửa đổi theo cách thủ công). Đó là lý do tại sao quy trình sửa đổi hồ sơ CRM phải được khởi chạy mà không cần đợi dữ liệu và tạm dừng và được kết thúc đúng thời điểm.

Nếu quá trình khởi chạy để sửa đổi bản ghi CRM chứa hành động chờ dữ liệu hoặc tạm dừng – chúng tôi có thể coi nó là hoạt động không chính xác.

5 . Cấu trúc thực thi song song – khi cấu trúc này được sử dụng, quy trình sẽ đi qua dòng quy trình theo sau lệnh đã được thực thi trước. Nếu không có lệnh nào được thực hiện thì quá trình sẽ vẫn bị treo dở dang. Để tránh điều này, hãy luôn thêm dòng tiến trình với lệnh tạm dừng thực thi. Quá trình sẽ tiếp tục thực hiện sau một khoảng thời gian nhất định ngay cả khi không có lệnh chính nào được thực hiện.