[CRM] Tự động chỉ định khách hàng tiềm năng bằng Quy trình kinh doanh

Có một công cụ mạnh mẽ trong Bitrix24. Đây là một mô hình quy trình làm việc có thể hoạt động trong khuôn khổ của CRM và thư viện tài liệu (thư viện công cộng và thư viện nhóm, không phải thư viện cá nhân).

Ở đây, chúng ta sẽ giải quyết một vấn đề cực kỳ quan trọng liên quan đến quan hệ khách hàng – chỉ định một nhân viên bán hàng có trách nhiệm quản lý một thông tin khách hàng tìm năng cụ thể. Rõ ràng, nếu có thể thực hiện điều này một cách tự động, điều đó là tối ưu, khi mà giao dịch bán hàng từ trang web bán hàng trực tuyến có thể xuất hiện bất cứ lúc nào. Đây là một hoạt động lý tưởng cho các quy trình kinh doanh của Bitrix24.

Xin lưu ý rằng quy trình kinh doanh chỉ dành cho các gói Tiêu chuẩn (Standard) & Chuyên nghiệp (Professional) của Bitrix24.

Trong Mẫu: Khách hàng tiềm năng, có thể được tìm thấy trong trang CRM> Cài đặt (Settings) > Quy trình kinh doanh (Business process), có thể tạo các mẫu mới và các mẫu hiện có có thể được mở để chỉnh sửa hoặc xuất.

Sử dụng “Thêm mẫu (Add template)” và thêm “Chỉ định người chịu trách nhiệm”. Nhấp vào tên để mở trình chỉnh sửa Quy trình kinh doanh cho một mẫu nhất định. Khi tạo một cái mới, bạn sẽ nhận được một màn hình như sau:

Tạo lưu đồ

Bây giờ, hãy lấy khối “Điều kiện” và đặt nó vào.

Để đặt điều kiện, hãy nhấp vào bánh răng ở bên phải và nhận trang cài đặt nơi bạn có thể mô tả điều kiện và đặt lại tên khối thực nếu bạn muốn. ‘Sắp xếp’ các khách hàng tiềm năng theo việc họ có được trả bằng euro hay không (khối đầu tiên), và sau đó theo số tiền nhiều hơn hay ít hơn 500 đô la, đối với những khách hàng không được trả bằng euro. Đây là trang thông số cho khối phân loại euro từ đô la:

Bạn không cần phải đặt một giá trị nào đó để tất cả các giá trị đều được chấp nhận. Đối với các khối đô la, hãy chọn “Cơ hội (Opportunity)” như là Trường tài liệu, đặt Điều kiện là “Nhiều hơn” hoặc “Không nhiều hơn” và sau đó đặt một số VD như 500 làm Giá trị.

Lưu ý: Bất cứ khi nào bạn nhìn thấy nút hình vuông với “…” trên đó, điều đó có nghĩa là bạn có thể chọn trường, biến, tham số, người dùng hoặc các giá trị khác để xây dựng nội dung của trường đó. Nhấp vào nó để mở hộp thoại.

Lưu đồ trông giống như sau khi bạn hoàn tất:

Ghi chú thuật ngữ: Một “tài liệu”, như trong phần “Xử lý tài liệu” của danh sách khối hành động hoặc hành động “Sửa đổi tài liệu”, là bất kỳ đối tượng nào mà quy trình kinnh doanh được chạy trên đó. Vì vậy, nó có thể là:

a. Khách hàng tiềm năng
b. Thông tin liên hệ của khách hàng
c. Công ty
d. Thỏa thuận (giao dịch), hoặc một
e. Tài liệu trong thư viện tài liệu

Trong hình này, mỗi khối hành động “Sửa đổi tài liệu” chỉ cần đặt trường “chịu trách nhiệm” của khách hàng tiềm năng cho người sẽ làm việc trên loại khách hàng tiềm năng đó.

Lưu ý rằng điều này sẽ ghi đè giá trị hiện tại cho trường tài liệu đã cho (ở đây, người chịu trách nhiệm). Một lưu đồ phức tạp hơn có thể cho phép xác định xem giá trị có nên được ghi đè hay không.

Bạn cũng có thể thêm một khối tác vụ Email để gửi email đến người chịu trách nhiệm mới được chỉ định.

Trong danh sách các mẫu quy trình kinh doanh, bạn có thể đặt cài đặt này chạy khi khách hàng tiềm năng mới được tạo. Theo cách đó, dù khách hàng tiềm năng mới được thêm bằng tay hay được tạo thông qua kết nối với biểu mẫu web trên trang web, khách hàng tiềm năng sẽ tự động được chỉ định cho người phù hợp và sau đó người đó sẽ nhận được thông báo qua email.