ATS là gì? Áp dụng ATS trong chọn lọc nhân viên bằng cách nào?

Chuyển đổi số đã tạo ra những bước nhảy vọt trong nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có quản trị nhân sự. Với sự hỗ trợ của các công cụ, phần mềm thông minh, quá trình tuyển dụng đã được tối ưu hoá. Trong đó phải kể đến ATS – phần mềm quản lý và chọn lọc nhân sự hiệu quả. Vậy ATS là gì? Doanh nghiệp áp dụng ATS trong chọn lọc nhân sự ra sao? Vì sao nên sử dụng ATS?

Giới thiệu tổng quan về ATS

ATS là gì?

ATS (Applicant Tracking System – tạm dịch: hệ thống theo dõi ứng viên) là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, quản lý quá trình tuyển dụng, sàng lọc ứng viên trong một tổ chức. Phần mềm giúp các tổ chức quản lý thông tin liên quan đến ứng viên, bao gồm: thông tin cá nhân, kỹ năng, bằng cấp, kinh nghiệm. Bên cạnh đó, ATS còn cung cấp một cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ và quản lý thông tin về ứng viên, giúp quá trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn.

ATS – “hung thần tuyển dụng” của mọi ứng viên

ATS là phần mềm có khả năng sàng lọc nhân sự dựa trên các phương pháp và tiêu chí cụ thể. Thông qua đó, nhà tuyển dụng có thể chọn lọc ứng viên phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Sàng lọc bằng từ khóa

ATS sử dụng danh sách từ khóa liên quan đến vị trí công việc để quét và tìm kiếm trong hồ sơ ứng viên. Nếu có chứa các từ khóa này, hồ sơ được xem là phù hợp. Điều này giúp hồ sơ của ứng viên tăng cơ hội được chọn.

Sàng lọc bằng thuật toán

ATS sử dụng thuật toán để đánh giá và xếp hạng các hồ sơ ứng viên dựa trên những tiêu chí quy định trước. Các tiêu chí này có thể bao gồm: bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, nơi ở và các yêu cầu khác của vị trí tuyển dụng. Hồ sơ ứng viên được gắn điểm và xếp hạng dựa trên mức độ phù hợp với các tiêu chí này.

Sàng lọc dựa trên thông tin cá nhân

ATS cũng có thể sàng lọc dựa trên thông tin cá nhân như địa điểm, ngôn ngữ, tuổi tác và một số yêu cầu khác. Đây là cách giúp nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp với các yếu tố không liên quan đến kỹ năng công việc, chẳng hạn như địa phương sinh sống hoặc yêu cầu về ngôn ngữ.

Sàng lọc bằng kinh nghiệm và quá trình làm việc trước đây

ATS có thể sàng lọc dựa trên kinh nghiệm làm việc trước đó của ứng viên, ví dụ như thời gian làm việc ở các vị trí tương tự hoặc trong ngành công nghiệp tương đương. Điều này giúp doanh nghiệp tìm ra những ứng viên có kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc.

Sàng lọc bằng câu hỏi loại trừ

ATS có thể yêu cầu ứng viên trả lời các câu hỏi bắt buộc để loại trừ những ứng viên không đáp ứng yêu cầu cơ bản. Nếu câu trả lời của ứng viên không đạt yêu cầu, hồ sơ của họ sẽ bị ATS “gắn cờ” hoặc tự động từ chối. Các câu hỏi loại trừ này được thiết kế để lọc bỏ những ứng viên không phù hợp ngay từ giai đoạn đầu, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhà tuyển dụng.

Có thể thấy, quá trình sàng lọc nhân sự của ATS diễn ra một cách khách quan, tự động và nhanh chóng. Thay vì phải xem và chọn lọc hàng trăm hồ sơ một cách thủ công, cảm tính, các nhà tuyển dụng chỉ cần tạo ra tiêu chí, quy định trước và gán cho ATS. Phần mềm sẽ tự động áp dụng các tiêu chí này để sàng lọc hồ sơ.

Một số hạn chế khi sử dụng phần mềm ATS

Rào cản ngôn ngữ

ATS sử dụng thuật toán để sàng lọc, đánh giá hồ sơ ứng viên dựa trên từ khóa và các tiêu chí đã được quy định. Điều này có thể tạo ra rào cản ngôn ngữ, khiến những ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhưng không sử dụng cụm từ hoặc từ khóa chính xác bị bỏ qua. Hạn chế này thường xảy ra đối với những ứng viên nước ngoài hoặc có nền văn hóa và ngôn ngữ khác.

Phụ thuộc từ khóa

Một số phần mềm ATS phụ thuộc quá nhiều vào từ khóa để sàng lọc hồ sơ. Điều này có thể khiến doanh nghiệp loại bỏ các ứng viên tiềm năng chỉ vì họ không sử dụng đúng từ khóa hoặc không sử dụng chúng một cách phù hợp. Cách đánh giá này chưa thật sự hiệu quả cho những ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm tương đương nhưng không sử dụng cụm từ hoặc từ khóa cụ thể.

Thiếu yếu tố con người

ATS không thể đánh giá những yếu tố liên quan đến kỹ năng mềm và tư duy sáng tạo của ứng viên một cách toàn diện. Những khía cạnh này có thể chỉ được đánh giá thông qua cuộc phỏng vấn trực tiếp hoặc tương tác trực tiếp với ứng viên. Do đó, phần mềm ATS không thể cung cấp một cái nhìn trực quan, toàn diện về ứng viên. Phần mềm có thể bỏ sót những ứng viên tiềm năng nhưng lại không phù hợp với tiêu chí về mặt số liệu.

Lỗi và sai sót

Mặc dù ATS có khả năng tự động hóa nhiều công việc, phần mềm này vẫn gặp phải một số lỗi nhất định. ATS có thể xảy ra sai sót trong quá trình sàng lọc và đánh giá hồ sơ, dẫn đến việc loại bỏ nhầm các ứng viên phù hợp hoặc chấp nhận những hồ sơ không phù hợp. Ví dụ, ATS gặp khó khăn trong việc hiểu và phân tích các định dạng hồ sơ không chuẩn hoặc phức tạp, gây ra sự hiểu lầm và sai sót trong quá trình xếp hạng.

Chi phí và phụ thuộc công nghệ

Để sử dụng và duy trì phần mềm ATS, doanh nghiệp cần có một nguồn lực tài chính lớn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc đầu tư vào một hệ thống ATS có thể không phù hợp về mặt tài chính. Hơn nữa, nếu phụ thuộc hoàn toàn vào công nghệ, doanh nghiệp có thể gặp một số sự cố liên quan đến kỹ thuật hoặc mạng. Những sự cố này sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của ATS, làm gián đoạn quá trình tuyển dụng.

Doanh nghiệp áp dụng ATS trong chọn lọc nhân sự bằng cách nào?

Bước 1: Xác định tiêu chí tuyển dụng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí quan trọng để chọn lọc nhân viên, bao gồm: kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn,… Đây là cách giúp doanh nghiệp tạo ra một danh sách từ khóa và tiêu chí cần thiết để sàng lọc hồ sơ.

Bước 2: Tạo mẫu hồ sơ tuyển dụng

Trong bước tiếp theo, doanh nghiệp cần tạo mẫu hồ sơ tuyển dụng có cấu trúc rõ ràng và định dạng chuẩn để thu thập thông tin từ ứng viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo các mẫu phù hợp với yêu cầu công việc, chứa những câu hỏi loại trừ để giới hạn số lượng ứng viên tiềm năng.

Bước 3: Sàng lọc hồ sơ bằng phần mềm ATS

Sau khi tạo mẫu hồ sơ tuyển dụng, bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm là tải tất cả các hồ sơ ứng viên lên phần mềm ATS. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần sử dụng các tiêu chí và từ khóa đã xác định để sàng lọc hồ sơ. Phần mềm ATS sẽ tự động quét và đánh giá các hồ sơ dựa trên các tiêu chí này, giúp thu hẹp danh sách ứng viên.

Bước 4: Xem xét kỹ hơn từng hồ sơ

Sau khi phần mềm ATS đã sàng lọc hồ sơ, doanh nghiệp cần xem xét kỹ hơn từng hồ sơ còn lại để đánh giá chất lượng và khả năng phù hợp của ứng viên. Bước này bao gồm các hoạt động như đánh giá kỹ năng mềm, kiểm tra lý thuyết hoặc cuộc phỏng vấn trực tiếp.

Bước 5: Lưu trữ thông tin ứng viên

Trong bước tiếp theo, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ATS để lưu trữ thông tin và hồ sơ của ứng viên. Bước này giúp doanh nghiệp duy trì một cơ sở dữ liệu tập trung về ứng viên và dễ dàng tra cứu thông tin khi cần.

Bước 6: Xếp hạng và chọn ứng viên

Bạn cần sử dụng chức năng xếp hạng của phần mềm ATS để đánh giá mức độ phù hợp của từng ứng viên. Bên cạnh đó, bạn cũng nên xem xét kỹ các hồ sơ có điểm số cao hơn và đưa ra quyết định cuối cùng về việc chọn lựa ứng viên. Đối với những ứng viên đạt điểm cao, bạn có thể tạo một danh sách ngắn và tiếp tục quá trình tuyển dụng bằng các phương pháp tiếp theo như cuộc phỏng vấn trực tiếp.

Bí quyết tạo CV ứng tuyển hợp chuẩn ATS

Hiện nay, nhiều ứng viên sử dụng các mẫu CV có sẵn để ứng tuyển. Tuy nhiên, để lọt vào “mắt xanh” của phần mềm ATS, CV của bạn phải đảm bảo theo các tiêu chuẩn nhất định. Tino Group sẽ bật mí đến bạn một số cách giúp CV của mình đạt chuẩn ngay sau đây.

Chọn đúng định dạng CV

Đảm bảo CV của bạn có định dạng đơn giản, dễ đọc và có cấu trúc rõ ràng. Thiết kế CV với các tiêu đề như thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kỹ năng, chứng chỉ/thành tích và kinh nghiệm làm việc. Đặc biệt, trình bày kinh nghiệm làm việc theo thứ tự thời gian đảo ngược, bắt đầu với thông tin về vị trí công việc mới nhất.

Sử dụng từ khóa liên quan đến JD công việc

Nghiên cứu và phân tích mô tả công việc (Job Description – JD) của vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Tìm các từ khóa và cụm từ xuất hiện nhiều lần trong JD. Sử dụng những từ khóa này một cách tự nhiên trong CV của bạn, đặc biệt là trong phần về kỹ năng và mô tả công việc trước đây. Tuy nhiên, hãy đảm bảo việc sử dụng từ khóa không làm mất tính tự nhiên và ý nghĩa của câu.

Thiết kế CV đơn giản, rõ ràng

Để đảm bảo CV được phần mềm ATS hiểu chính xác, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc thiết kế sau:

• Sử dụng câu văn đơn giản, rõ ràng.
• Tránh sử dụng ký tự đặc biệt, biểu đồ hoặc định dạng phức tạp.
• Sử dụng font chữ phổ biến như Times New Roman, Arial.
• Đặt kích thước văn bản 11-12pt cho phần nội dung và 14-16pt cho tiêu đề.
• Đảm bảo các lề cách nhau khoảng 1 inch cho tất cả các mặt của CV.

Hạn chế sử dụng hình ảnh hoặc định dạng phức tạp

Để đảm bảo phần mềm ATS có thể đọc và xử lý thông tin trong CV, bạn cần hạn chế việc sử dụng hình ảnh hoặc định dạng phức tạp. Phần mềm ATS không thể nhận diện những hình ảnh thiếu tin cậy.

Chọn loại tệp tải xuống

Để đảm bảo CV được phần mềm ATS đọc và hiểu, bạn hãy chọn loại tệp tải xuống phù hợp. Bạn có thể sử dụng định dạng PDF để CV của mình không bị thay đổi khi mở trên các thiết bị khác nhau. Nếu hệ thống ATS yêu cầu định dạng tệp cụ thể, bạn hãy sử dụng tệp .docx (Microsoft Word) để đảm bảo ATS có thể phân tích cú pháp thông tin một cách chính xác.

Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, không chỉ doanh nghiệp mà các ứng viên cũng cần linh hoạt hơn trong việc sử dụng các phần mềm tuyển dụng. Qua bài viết trên, Tino Group hy vọng bạn đã hiểu rõ ATS là gì cũng như những thông tin liên quan đến phần mềm. Hãy tiếp tục đồng hành cùng Tino Group để không bỏ lỡ những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

Những câu hỏi thường gặp