Mở quán cafe cần những gì? Kinh nghiệm mở quán cafe thành công

Khởi nghiệp bằng quán cafe là ý tưởng phổ biến của giới trẻ hiện nay. Nhiều người cho rằng đây là một mô hình kinh doanh tương đối dễ thực hiện vì chỉ cần mặt bằng là có thể bắt đầu. Tuy nhiên, suy nghĩ này là hoàn toàn không đúng. Đã có rất nhiều người thất bại khi mở bán quán cafe vì thiếu kinh nghiệm và thực hiện sai cách. Trong bài viết này, Tino Group sẽ cùng bạn tìm hiểu mở quán cafe cần những gì và làm sao để kiếm lợi nhuận từ quán cafe.

Mở quán cafe cần những gì?

Có kiến thức cơ bản về cafe

Để mang đến hương vị độc đáo trong từng ly cafe, bạn phải có kiến thức và hiểu rõ về đặc tính các dòng cafe. Khi xác định được hương thơm và hàm lượng cafein trong mỗi dòng, bạn sẽ biết dùng loại cafe nào cho phương pháp pha chế nào. Hơn nữa, bạn sẽ biết cách phối trộn để tạo ra hương vị cafe đặc trưng cho quán.

Chuẩn bị các loại dụng cụ pha chế

Để đi vào vận hành quán cafe, bạn cần phải xác định được quán của mình cần những dụng cụ pha chế như thế nào và mua sắm cho phù hợp.

Với quán cafe hiện đại, một số dụng cụ cần thiết cần phải trang bị gồm: máy xay cafe, bộ Syphon, bộ pha Pour Over,…

Với quán cafe truyền thống, bạn cần tìm hiểu về phin pha cafe. 3 loại phin phổ biến trên thị trường hiện nay là: phin nhôm, phin inox và phin sứ. Mỗi loại phin sẽ có ưu và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn loại nào sẽ tùy thuộc vào phong cách quán của bạn.

Biết nhiều phương pháp pha chế cafe

Để kinh doanh quán cafe, bạn nên thuê nhân viên pha chế. Tuy nhiên, chính bạn cũng cần biết các phương pháp pha chế để có thể chọn mô hình kinh doanh phù hợp và xây dựng menu cho quán.

Hiện nay có rất nhiều cách pha chế cafe, mỗi loại mang đến sự độc đáo riêng. Trong đó, 4 phương pháp pha chính gồm: pha chế bằng cách đun sôi, pha chế bằng cách ngâm, pha chế bằng áp suất, pha chế bằng phin nhỏ giọt.

Chuẩn bị vốn

Số vốn để mở quán cafe là vấn đề quan trọng mà bạn cần tính thật kỹ khi bắt đầu kế hoạch kinh doanh của mình. Việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn quản lý chi tiêu hiệu quả. Những khoản chi phí mà bạn sẽ phải nắm nếu có ý định mở quán cafe gồm:

• Chi phí thuê mặt bằng.
• Chi phí mua nội thất (bàn ghế, tủ kệ,..), chi phí trang trí.
• Chi phí mua máy móc, trang thiết bị, ly tách cafe.
• Chi phí thuê nhân viên pha chế và phục vụ.
• Chi phí mua nguyên vật liệu.
• Chi phí marketing.

Sau khi xác định được những chi phí trên, bạn sẽ nắm được tổng số vốn cần thiết để kinh doanh quán cafe là bao nhiêu.

Thuê mặt bằng

Mặt bằng là yếu tố cực kỳ quan trọng trong kinh doanh, đặc biệt là các loại hình ăn uống như quán cafe. Nếu mở quán cafe tại khu vực gần các văn phòng, công ty, doanh nghiệp, trường học…bạn sẽ có nguồn khách lớn hơn so với những nơi khác nhưng chi phí thuê cũng cao hơn.

Khi thuê mặt bằng để kinh doanh quán cafe, bạn cần chọn bằng rộng rãi, có chỗ cho khách để xe.

Nếu nhiều vốn, bạn nên chọn mặt bằng là những khu vực để uống cafe. Ví dụ, bạn có thể chọn vị trí đặt quán ở nơi có nhiều quán cafe rồi làm tốt hơn đối thủ là được.

Giấy tờ và thủ tục mở quán cafe

Để kinh doanh, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật. Tùy theo quy mô của quán, bạn cần chuẩn bị giấy tờ như sau:

• Giấy phép kinh doanh quán cafe.
• Giấy chứng nhận đủ quán điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Xác định những loại thuế cần phải nộp theo quy định của nhà nước.

Kinh nghiệm mở quán cafe đảm bảo thành công

Nghiên cứu thị trường và khách hàng

Xác định khách hàng tiềm năng luôn là yếu tố quan trọng khi bạn kinh doanh bất cứ lĩnh vực gì. Hiểu rõ nhu cầu khách hàng, bạn sẽ chọn được hình thức kinh doanh, màu sắc chủ đạo và thiết kế không gian quán.

Ngoài ra, thói quen, tần suất đến quán của khác cũng giúp bạn xác định quy mô cho quán.

Một số thông tin về khách hàng cho quán cafe mà bạn có thể tham khảo:

• Đối tượng khách hàng: Tập trung ở độ tuổi 16-39 tuổi (đa số là nam)
• Tần suất đến uống cafe: Khoảng 2 lần/ tuần.
• Thói quen chọn quán: Nữ thường chọn các quán cafe có phong cách trẻ. Nam chọn các quán có phong cách truyền thống, phục vụ cafe ngon.
• Thời điểm uống cafe: Buổi sáng trước khi đi làm, giờ nghỉ trưa, buổi tối và những ngày cuối tuần.

Tiếp theo, bạn cần dành thời gian để tìm hiểu và phân tích các yếu tố quyết định sự thành công của việc kinh doanh quán cafe. Cụ thể, bạn cần học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước, xem tại sao họ thành công, nguyên nhân họ thất bại và rút kinh nghiệm cho bản thân để tìm ra phương thức kinh doanh phù hợp nhất.

Để thực hiện nghiên cứu, các bạn có thể tìm đọc các Case Study mở quán cafe trên internet kết hợp với quan sát ngoài thực tế.

Lựa chọn phong cách kinh doanh

Ý tưởng để kinh doanh quán cafe phải dựa trên đối tượng khách hàng mục tiêu và số vốn đầu tư mà bạn đang sở hữu. Sau khi lên ý tưởng, bạn sẽ định hình được quy mô, phong cách thiết kế và menu cho quán.

Phong cách take away

Mô hình này rất nổi tiếng ở các nước phát triển và được ưa chuộng tại Việt Nam. Khách hàng mà bạn cần hướng tới là học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng và những người thích mua cafe mang đi hơn là ngồi uống tại chỗ.

Phong cách truyền thống

Các quán cafe truyền thống thường có phân khúc khách hàng là người đi làm hoặc độ tuổi trung niên. Họ sẽ dành thời gian để ngồi tại quán thưởng thức những ly cafe hoặc thức uống khác.

Kinh doanh nhượng quyền

Hình thức kinh doanh này không còn mới lạ tại thị trường Việt Nam. Để xây dựng nên một thương hiệu cafe có khả năng cạnh tranh được trên thị trường hiện nay không hề đơn giản. Vì vậy, rất nhiều chủ quán đã lựa chọn tìm đến những thương hiệu cafe danh tiếng để mua lại thương hiệu, kinh nghiệm và công nghệ pha chế có sẵn. Tuy nhiên, số tiền để nhượng quyền không hề thấp.

Kinh nghiệm trang trí và mua sắm nội thất cho quán cafe

Không gian quán là yếu tố gây ấn tượng cho khách lần đầu đến quán và thuyết phục họ quay lại lần nữa. Vì vậy, trang trí là một khâu rất quan trọng. Đó có thể là phong cách Retro, hoài cổ, hiện đại, sáng tạo hoặc gần gũi với thiên nhiên. Hãy dựa vào những nghiên cứu về khách hàng mục tiêu mà bạn nhắm đến để xác định thị hiếu, sở thích của họ và thiết kế cửa hàng phù hợp.

Các yếu tố mà bạn cần lưu ý khi trang trí quán cafe là: sắp xếp vị trí, công năng của từng khu vực, ánh sáng, lựa chọn màu sắc, đồ nội thất cho quán, thiết kế, lắp đặt bảng hiệu, các hình nghệ thuật,…

Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể thuê dịch vụ thiết kế bên ngoài để có không gian quán tuyệt vời và thu hút khách.

Tuy nhiên, dù bạn tự thiết kế hay thuê ngoài vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc:

• Màu sắc toàn bộ không gian đúng phong cách chủ đạo của quán .
• Mua sắm nội thất phù hợp với concept quán.
• Lối đi chính thoáng rộng, tránh va chạm những vật dụng gây đổ vỡ.
• Cần quan tâm đến phong thủy của những vật dụng trang trí, hướng cửa,…

Kinh nghiệm xây dựng menu cho quán cafe

Thông thường, menu đồ uống tại quán cafe sẽ bao gồm:

• Các loại cafe truyền thống: cafe đen pha phin, cafe sữa.
• Loại cafe mới theo trend: cafe dừa, cafe kem bơ, cafe trứng.
• Cafe theo phong cách Ý: Espresso, Latte, Cappuccino.
• Thức uống dinh dưỡng: Các loại nước ép, sinh tố, sữa chua hoa quả.
• Các loại trà: Trà trái cây, túi lọc.
• Nước giải khát: nước suối, nước ngọt có ga.
• Món ăn nhẹ: Những món điểm tâm như bánh ngọt, ăn vặt.

Nếu biết Design, bạn có thể sử dụng các công cụ thiết kế chuyên nghiệp để thiết kế menu như Illustrator, Photoshop,…hoặc bạn cũng có thể thiết kế bằng công cụ trực tuyến Canva.

Còn nếu muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể thuê Design ngoài để tạo ra một bảng menu ưng ý.

Kinh nghiệm tìm địa chỉ cung cấp nguồn cafe uy tín

Chất lượng cafe là yếu tố chính giúp giữ chân khách hàng, đặc biệt là những người có sở thích sử dụng cafe hằng ngày. Để có loại cafe chất lượng, bạn nên tìm một địa chỉ cung cấp uy tín.

Trước tiên, bạn nên liên lạc với nhà cung cấp và đề nghị họ gửi cho bạn mẫu cafe rang xay nguyên chất. Sau đó, bạn sẽ tự đánh giá cafe sạch, nguyên chất dựa trên kinh nghiệm và sự hiểu biết của mình về cafe.

Kinh nghiệm tuyển nhân viên phục vụ và pha chế

Thông thường, các vị trí nhân viên cần tuyển cho quán cafe gồm:

• Nhân viên pha chế
• Nhân viên thu ngân
• Nhân viên phục vụ
• Bảo vệ

Để tạo thiện cảm với khách hàng, nhân viên phục vụ quán cần có thái độ nhiệt tình, niềm nở, có kinh nghiệm, ăn nói khéo léo và ngoại hình cũng là yếu tố khá quá trọng.

Nhân viên pha chế yêu cầu phải có kỹ năng, kiến thức về các loại cafe và đồ uống khác, vị giác tốt, có mắt thẩm mỹ. Để tuyển được nhân viên chất lượng, bạn có các tiêu chuẩn để sàng lọc ứng viên, kèm với đó là chế độ đãi ngộ, lương bổng tốt.

Nhân viên bảo vệ cần những người khỏe mạnh, thật thà trung thực và nhiệt tình.

Để tuyển được nhân viên dễ dàng, bạn nên viết thông báo tuyển dụng cụ thể với mức lương và ca làm.

Trang bị máy POS, máy in tem và thẻ báo rung

Máy POS

Máy POS là vật dụng quan trọng và bắt buộc phải có trong quầy thu ngân của một quán cafe. Loại máy này không chỉ nhận order – thanh toán tiền mà còn có thêm nhiều tính năng mở rộng khác.

Có 2 loại máy POS là: POS để bàn và POS cầm tay.

Một số dòng POS phổ biến hiện nay như: PosApp, POS PAX, POS PAC1, POS PAL1, POS PAM1,…Tùy vào quy mô của bạn, bạn có thể chọn mua 1 loại phù hợp.

Máy in tem

Đây cũng là một thiết bị không thể bỏ qua khi muốn tối ưu quy trình bán hàng trong quán cafe hay bất kì quán nước nào khác. In tem lên cốc nước sẽ giúp tiết kiệm thời gian pha chế và để khách hàng dễ dàng phân biệt khi nhân viên mang ra.

Thẻ báo rung

Đối với những quán lớn hoặc có nhiều tầng, bộ thẻ báo rung sẽ rất cần cần thiết. Khi sử dụng bộ thẻ này, bạn có thể tiết kiệm được thời gian và công sức của phục vụ khi không phải tìm kiếm từng khách một.

Bên cạnh đó, bạn có thể an tâm về tình trạng nhầm món/ sót món khi có thẻ tự phục vụ.

Quảng bá và khai trương quán

Tập trung vào các hoạt động marketing sẽ giúp quán của bạn tăng độ phủ sóng và thu hút sự chú ý của mọi người trong một thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Có rất nhiều hình thức marketing phổ biến khi kinh doanh quán cafe như: phát tờ rơi, quảng cáo trên Facebook/Google, đăng bài trong các nhóm review, phát thẻ thành viên, in Poster/Standee/bảng hiệu/băng rôn quảng cáo, triển khai các chương trình khuyến mãi đồ uống theo sự kiện, theo mùa.

Ngoài ra, hình thức tiếp thị thông qua giới thiệu bạn bè, người thân cũng vô cùng hiệu quả.

Cuối cùng, bạn cần tổ chức 1 ngày khai trương quán với các chương trình ưu đãi, bằng các mini game, give away, check in giảm giá,… Để việc khai trương diễn ra thuận lợi, bạn cần chuẩn bị một số yếu tố khác như:

• Thời gian khai trương
• Dự trù khách mời
• Ngân sách để khai trương

Một số lưu ý khác

• Thực đơn nên có một số món ăn nhẹ: Nếu bạn hướng đến đối tượng khách hàng là học sinh, sinh viên, các món ăn vặt là một điểm thu hút khách đến quán, đồng thời làm tăng doanh thu đáng kể cho bạn.
• Chuẩn bị một hệ thống WiFi mạnh mẽ: Hiện nay, WiFi luôn là thứ đầu tiên mà khách hàng yêu cầu mỗi khi đến 1 quán ăn/uống bất kỳ. Vì vậy, bạn cần trang bị một hệ thống WiFi mạnh mẽ, đáp ứng được lượng người truy cập dựa trên quy mô của quán.
• Lắp đặt camera cho quán: Camera là thiết bị để bạn quan sát khách hàng từ xa và giải quyết một số vấn đề khi cần thiết. Đặc biệt, trang bị camera sẽ giúp bạn quản lý nhân viên của mình hiệu quả hơn.

Nhìn chung, chỉ cần bạn có 1 ý tưởng hay, tìm hiểu kỹ và sự quyết tâm cùng với niềm đam mê, thành công sẽ đến với bạn. Trên đây là một số kinh nghiệm để mở quán cafe mà Tino Group muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất nếu mong muốn khởi nghiệp bằng một quán cafe. Chúc bạn may mắn!

Những câu hỏi thường gặp