Bí quyết quản lý quán karaoke hiệu quả từ A-Z

Ca hát là niềm đam mê bất tận của người Việt và karaoke đã trở thành một loại hình kinh doanh đặc trưng ở Việt Nam. Thoạt nhìn, bạn sẽ thấy các quán karaoke lúc nào cũng đông khác và có vẻ rất thuận lợi. Tuy nhiên, đây lại là một lĩnh vực rất phức tạp và đòi hỏi phải có kinh nghiệm quản lý mới tồn tại được lâu dài. Trong bài viết dưới đây, Tino Group muốn chia sẻ cho bạn bí quyết quản lý quán karaoke hiệu quả từ A-Z.

Đôi nét về dịch vụ karaoke

Dịch vụ karaoke là gì?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 2 Nghị định 54/2019/NĐ-CP quy định về dịch vụ karaoke như sau:

“Dịch vụ karaoke là dịch vụ cung cấp, hình ảnh, âm thanh, ánh sáng, nhạc và lời bài hát thể hiện trên màn hình (hoặc hình thức tương tự) nhằm phục vụ cho hoạt động ca hát tại các cơ sở đủ điều kiện.”

Như vậy, đây là một mô hình kinh doanh phục vụ hoạt động ca hát của khách hàng. Các bài hát, hình ảnh được cung cấp phải bảo đảm phù hợp tiêu chuẩn văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam, đồng thời chỉ được phép sử dụng những bài hát được lưu hành.

Phân loại quán karaoke

• Quán karaoke gia đình, bình dân: Đây là mô hình quán karaoke không được đầu tư nhiều nên không có nhiều tiện ích, trang thiết bị ở mức trung bình, phù hợp để phục vụ cho gia đình. Ngoài ra, những khách hàng lựa chọn quán cũng không có nhiều yêu cầu cao về không gian và chất lượng âm thanh.
• Quán karaoke VIP: Đây là mô hình quán karaoke có trang thiết bị hiện đại, thiết kế sang trọng, hệ thống loa và âm thanh chất lượng cao. Ngoài ra, quán còn đó một đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp, mang đến trải nghiệm đẳng cấp cho khách hàng.

Cách quản lý quán karaoke hiệu quả

Quản lý nhân viên

Tuyển dụng nhân viên

Bạn cần tuyển dụng và đào tạo nhân viên quán karaoke kỹ càng để đảm bảo quán hoạt động ổn định nếu nhân sự quán có sự thay đổi.

• Tuyển dụng: Bạn phải xác định nguồn tuyển dụng nhân viên ở đâu, bằng hình thức nào…để phòng trường hợp có một nhân viên nghỉ, bạn vẫn luôn sẵn sàng tuyển dụng nhân viên mới thay thế.
• Đào tạo: Bạn nên xây dựng sẵn các danh sách công việc của mỗi bộ phận để nhân viên thực hiện. Nếu bạn đã có sẵn một danh sách mô tả, việc đào tạo nhân viên mới sẽ không mất nhiều thời gian.
• Sử dụng & đánh giá: Sau khi được đào tạo, nhân viên mới sẽ thực hiện các công việc chính thức. Trong quá trình làm việc, bạn có thể đánh giá hiệu quả của nhân viên để có hướng quản lý thích hợp.

Đào tạo kỹ năng cho nhân viên

Thông thường, mỗi phòng karaoke chỉ được phục vụ bởi 1 hoặc 2 nhân viên. Do đó, số lượng nhân sự tại 1 quán karaoke chỉ rơi vào khoảng 7 đến 15 người.

Chính vì vậy, để mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, nhân viên cần được đào tạo bài bản ngay từ ban đầu. Một số kỹ năng mà nhân viên phục vụ tại quán karaoke cần nắm là:

• Kỹ năng giao tiếp: Vì khách hàng tại quán karaoke thường sử dụng bia nên rất dễ nổi nóng nếu nhân viên cư xử không đúng mực. Do vậy, nhân viên cần được đào tạo cách hỏi, trả lời, giải thích các vấn đề với khách hàng một cách lễ phép, chuyên nghiệp nhằm để lại ấn tượng tốt.
• Kỹ năng ứng xử: Bao gồm cách cúi chào, gõ cửa phòng, mang đồ đến phòng, lau dọn bàn. Những kỹ năng này thể hiện sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp của nhân viên, tạo ấn tượng ban đầu tốt với khách hàng.
• Kỹ năng xử lý tình huống: Những quán karaoke thường dễ ra tranh cãi, xô xát làm ảnh hưởng đến hình ảnh và doanh thu quán. Vì vậy, xử lý tình huống là một kỹ năng quan trọng của nhân viên. Để có kỹ năng này, họ cần được đào tạo dài lâu, đưa vào tình huống thực tế và khuyến khích xử lý bằng nhiều biện pháp khác nhau.

Quản lý đặt phòng

Đối với những quán kinh doanh thuận lợi, việc kiểm tra phòng trống cho khách hàng đôi khi gặp nhiều khó khăn. Khi khách muốn đặt phòng thường phải chờ 10 đến 15 phút để nhân viên kiểm tra để gợi ý phòng cho khách.

Hơn nữa, một số trường hợp sai sót khiến nhiều khách hàng đặt cùng một phòng hoặc đặt phòng sát giờ nên chưa kịp dọn dẹp sạch sẽ. Điều này sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và để lại ấn tượng xấu cho khách hàng.

Để xử lý tốt điều này, bạn cần áp dụng các phần mềm quản lý giúp kiểm tra phòng trống, phòng đang dọn để mang lại trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng của mình.

Quản lý thức ăn, nước uống và đồ ăn vặt

Hầu hết các quán karaoke không chỉ cung cấp dịch vụ ca hát mà còn có nguồn doanh thu từ việc cung cấp đồ ăn vặt và thức uống. Việc một lượng lớn thực phẩm được tiêu thụ mỗi ngày đòi hỏi người quản lý phải liên tục thống kê để đảm bảo hàng tồn kho có thể cung ứng đủ cho khách và khớp với nguồn thu.

Bên cạnh đó, ở các quán karaoke, khách hàng thường đặt vụn vặt và số lượng khác trong mỗi phòng nhiều cũng khiến đôi khi nhân viên quên ghi chép lại hoặc ghi chép thiếu dẫn đến kết quả báo cáo sai sót.

Do đó, bạn nên ứng dụng phần mềm để cập nhật thay đổi theo từng hóa đơn, tổng hợp số lượng tồn kho mỗi ngày giúp quản lý đánh giá chính xác và đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp.

Quản lý tiếp thị hiệu quả

Các chương trình Marketing thường thấy ở nhiều quán karaoke đó là khuyến mãi giờ hát, giảm chi phí sử dụng đồ uống, tặng thẻ VIP, tặng voucher cho nhóm khách hàng từ 10 người trở lên, quà tặng dành cho khách hàng có tổng chi tiêu trên một mức cụ thể…Đồng thời, kết hợp quảng cáo trên các trang mạng xã hội để nhiều người biết đến.

Bên cạnh đó, bạn cần biết khách hàng thân thiết của quán chính là những kênh marketing hiệu quả nhất giúp quán tiếp cận thêm nhiều đối tượng tiềm năng. Chính vì vậy, khâu quản lý khách hàng vô cùng quan trọng, bạn nên thường xuyên có các chương trình ưu đãi hấp dẫn nhằm tri ân khách hàng thân thiết.

Quản lý thu chi

Để nắm bắt hiệu quả của quá trình kinh doanh, việc quản lý thu chi hàng ngày là một yếu tố quan trọng. Mỗi ngày, người quản lý nên kiểm kê chi tiết thu chi, kiểm soát từng hạng mục và báo cáo vào cuối ngày. Sau đó, bạn xác định lãi – lỗ và tìm hiểu nguyên nhân cũng như đưa ra những biện pháp khắc phục hợp lý.

Sau mỗi tháng, bạn nên có bản kế hoạch định hướng cho việc phát triển kinh doanh karaoke cho các tháng sau để có hướng phát triển lâu dài.

Quy trình phục vụ quán karaoke

Quy trình đón tiếp

• Bước 1: Tươi chào khi có khách đến quán
• Bước 2: Hỏi khách đã đặt phòng trước hay giờ mới bắt đầu đặt
• Bước 3: Nếu khách đã đặt trước, bạn hãy hỏi số phòng và kiểm tra thông tin của khách. Nếu chưa đặt, bạn kiểm tra danh sách phòng trống phù hợp với số lượng khách để tư vấn.

Quy trình phục vụ

• Bước 1: Dẫn khách vào phòng đã chọn
• Bước 2: Phục vụ nước suối và các món ăn vặt trước
• Bước 3: Chờ khách chọn menu đồ uống để phục vụ
• Bước 4: Phục vụ các yêu cầu khác của khách

Quy trình thanh toán

• Bước 1: Kiểm số lượng thức ăn, đồ uống và dịch vụ khác
• Bước 2: Thu ngân in phiếu tạm tính cho khách
• Bước 3: Thu tiền và chờ khách rời phòng để dọn dẹp

Nhìn chung, kinh doanh dịch vụ karaoke là một ngành nghề dễ “hái ra tiền”, đặc biệt là trong bối cảnh đại dịch Covid 19 vừa mới qua đi – thời điểm điểm thích hợp để tụ tập ca hát. Hy vọng qua bài viết trên, bạn sẽ nắm được những những mục cần quản lý để vận hành một quán karaoke hiệu quả. Chúc các bạn thành công!

FAQs về cách quản lý quán karaoke hiệu quả