Để so sánh năng lực giữa các doanh nghiệp, người thường dùng đến thuật ngữ Benchmarking. Đây là thuật ngữ được sử dụng phổ biến ở hầu hết các lĩnh vực trên thị trường. Để hiểu rõ hơn về Benchmarking, các bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Benchmarking là gì?
Định nghĩa Benchmarking
Benchmarking hay đo điểm chuẩn là một quá trình đo lường, đánh giá hiệu suất của các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của doanh nghiệp so với các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của một doanh nghiệp khác đang dẫn đầu trong ngành.
Đây là một kỹ thuật quản trị đóng vai trò cải tiến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả nhất. Cụ thể, Benchmarking sẽ xác định các cơ hội cải tiến bên trong bằng cách nghiên cứu các doanh nghiệp đang có hiệu suất vượt trội. Sau đó phân tích những yếu tố nào đã giúp cho hiệu suất đó vượt trội, từ đó so sánh với doanh nghiệp của bạn và bắt đầu thực hiện các thay đổi để mang lại những cải tiến đáng kể.
Những thay đổi bao gồm việc điều chỉnh các tính năng của sản phẩm để tối ưu hơn so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thay đổi phạm vi cung cấp dịch vụ hoặc cài đặt hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mới.
Những cấp độ của Benchmarking
- Cấp độ hoạt động: Có thể áp dụng trong các đơn vị kinh doanh riêng lẻ.
- Cấp độ chức năng: Xem xét áp dụng trong toàn bộ tổ chức. Điều này sẽ mang lạ hiệu quả rất lớn cho tất cả các bộ phận bên trong tổ chức.
- Cấp độ chiến lược: Ảnh hưởng đến hệ thống và kế hoạch chiến lược của một tổ chức. Benchmarking chiến lược không mang lại hiệu quả tức thì nhưng có tiềm năng đạt được những lợi ích dài hạn.
Những lợi ích của Benchmarking
Phân tích khả năng cạnh tranh
Bằng cách xác định những lĩnh vực bạn muốn cải thiện trong doanh nghiệp và đánh giá hiệu suất hiện tại của bạn so với các đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của mình lên rất nhiều lần. Sử dụng Benchmarking theo cách này đã cho phép các doanh nghiệp đạt được lợi thế chiến lược so với các đối thủ cạnh tranh, đồng thời nâng cao tăng trưởng trung bình của ngành.
Kiểm tra hiệu năng
Benchmarking liên quan đến việc xem xét các xu hướng hiện tại trong dữ liệu và dự đoán các xu hướng trong tương lai tùy thuộc vào mục tiêu bạn muốn đạt được. Để thành công, Benchmarking phải là một quá trình liên tục, kiểm tra hiệu năng là một thuộc tính cố hữu của quy trình này.
Cải tiến liên tục
Cải tiến liên tục cũng là một thuộc tính cần thiết của Benchmarking, điều này giúp doanh nghiệp cải thiện một yếu tố nào đó trong hoạt động kinh doanh. Sự cải tiến không chỉ một lần mà phải được thực hiện liên tục theo thời gian.
Lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu
Sau khi thực hiện Benchmarking, các mục tiêu và những chỉ số sẽ được thiết lập để cải thiện hiệu suất. Những mục tiêu này đều là mục tiêu mới và mang tính khả thi.
Khích lệ nhân viên
Benchmarking sẽ giúp mọi người trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn vai trò của mình. Từ đó nhân viên sẽ tự hào về công việc mà họ đang làm. Niềm tự hào này dẫn đến hiệu suất tốt hơn và kết quả cuối cùng sẽ đạt chất lượng cao hơn.
Hiểu được lợi thế của doanh nghiệp
Nếu bạn đang xem xét cải thiện bất kỳ quy trình nào trong doanh nghiệp của mình, Benchmarking là một cách để bạn nhận ra năng lực của bản thân đang ở đâu thông qua việc vạch ra các bước cần thiết để đạt được mục tiêu cụ thể.
Quy trình thực hiện Benchmarking
Lập kế hoạch
Giai đoạn đầu tiên cũng như quan trọng nhất khi thực hiện Benchmarking là lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch bao gồm đưa ra những gì doanh nghiệp muốn cải thiện, đối thủ cạnh tranh cần so sánh và mục tiêu đạt được. Chỉ khi bước này được hoàn thành, bạn mới có thể chuyển sang bước tiếp theo.
Thu thập thông tin
Sau khi đã lập kế hoạch, bước tiếp theo là thu thập thông tin về các quy trình mà đối thủ cạnh tranh đang thực hiện. Ví dụ, nếu bạn đang tìm cách cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ của mình, bạn nên hiểu các quy trình liên quan đến bộ phận, cách xử lý các cuộc gọi và giao tiếp, đồng thời tìm ra sự khác biệt của nó so với đối thủ cạnh tranh của bạn.
Phân tích dữ liệu
Sau khi đã thu thập những thông tin cần thiết, bạn đã có thể bắt đầu phân tích những hạn chế mà doanh nghiệp đang mắc phải. Tuy nhiên, bạn cần hiểu là không có một doanh nghiệp nào hoàn hảo và cần phân tích với thái độ khách quan nhất. Sau khi phát hiện những điểm yếu cố hữu, bạn hãy đưa ra một số giải phải để cải thiện chúng.
Bắt đầu thực hiện
Việc trình bày những điểm yếu không phải là việc đơn giản, đặc biệt là khi bạn đang đề xuất những thay đổi. Thu thập và phân tích thông tin chỉ có giá trị khi bạn có thể thực hiện các thay đổi và cải thiện hiệu suất hoạt động của công ty cũng như đạt được mục tiêu ban đầu khi lập kế hoạch.
Giám sát hoạt động
Việc giám sát nhằm xác định mức độ thành công của kế hoạch. Giai đoạn thực hiện sẽ có các chỉ số và mục tiêu để thành công trong một khung thời gian nhất định. Vì vậy, giám sát là cách duy nhất để biết hiệu quả của những thay đổi. Thời gian giám sát tùy thuộc vào những kết quả mà bạn mong muốn.
Benchmarking là một quy trình rất cần thiết để các doanh nghiệp cải tiến hoạt động kinh doanh. Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về Benchmarking, hy vọng bạn có thể áp dụng quy trình này thành công nhé!
FAQs về Benchmarking
Benchmarking mang lại lợi ích gì cho nhân viên?
Ngoài việc giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, Benchmarking còn có những lợi ích khác, chẳng hạn như:
- Nâng cao sự hiểu biết của nhân viên về cấu trúc chi phí và các quy trình nội bộ
- Khuyến khích xây dựng các nhóm và hợp tác vì lợi ích chung.
- Nâng cao độ quen thuộc với các chỉ số hiệu suất chính và những cơ hội cải tiến trong toàn doanh nghiệp
Sự khác biệt giữa Benchmarking và KPIs là gì?
Benchmarking là các điểm tham chiếu mà bạn sử dụng để so sánh hiệu suất của mình với hiệu suất của những doanh nghiệp khác. Những điểm chuẩn này có thể là so sánh các quy trình, sản phẩm hoặc hoạt động với các công ty bên ngoài (chẳng hạn như đối thủ cạnh tranh). Benchmarking thường được sử dụng để so sánh mức độ hài lòng của khách hàng, chi phí và chất lượng.
Mặt khác, KPI là công cụ ra quyết định và giám sát, được sử dụng để theo dõi hiệu suất liên quan đến các mục tiêu chiến lược. Nói đúng hơn, KPIs phản ánh một cá nhân, dự án, nhóm, đơn vị kinh doanh hoặc toàn bộ doanh nghiệp có đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu của mình hay không.
Có phải thực hiện Benchmarking sẽ giúp doanh nghiệp phát triển?
Benchmarking không phải là một “liều thuốc” thần kỳ để cải thiện hiệu suất ngay lặp tức – đây chỉ là một phần của giải pháp và không phải là giải pháp hoàn chỉnh. Giải pháp hoàn chỉnh yêu cầu bạn đặt mục tiêu chiến lược rõ ràng, xác định các câu hỏi kinh doanh quan trọng, việc thiết kế KPI giúp bạn trả lời những câu hỏi đó và theo dõi hiệu suất so với mục tiêu ban đầu và sau đó mới sử dụng Benchmarking để so sánh hiệu suất.
Ai sẽ phụ trách thực hiện Benchmarking?
Nhiều doanh nghiệp có các vị trí phòng ban riêng sẽ tham gia thực hiện Benchmarking. Một số vị trí đó bao gồm:
- Bộ phận nghiên cứu nội bộ
- Bộ phận thu thập thông tin
- Bộ phận phân tích dữ liệu
- Chuyên gia tư vấn
- Bộ phận phân tích kinh doanh
- Bộ phận nghiên cứu thị trường
