Tìm hiểu quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho với 6 bước cơ bản

Theo dõi và quản lý hàng tồn kho là công việc quan trọng đối với các cửa hàng bán lẻ, hộ kinh doanh. Hoạt động này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. Ngoài ra, xây dựng một quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp còn giúp tiết kiệm chi phí, tích lũy nhiều thời gian nhàn rỗi.

Giới thiệu về quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là số lượng hàng hóa, sản phẩm được doanh nghiệp, chủ cửa hàng lưu trữ trong nhà kho. Đây có thể là những nguyên/vật liệu thô hoặc các mặt hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh. Không chỉ là vật dụng hữu hình, một số hàng tồn kho còn tồn tại dưới dạng phần mềm.

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là tập hợp các nhiệm vụ như theo dõi, quản lý, kiểm soát và cập nhật hàng hóa trong kho theo quy trình bắt buộc từ các cửa hàng.

Việc này giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng sản phẩm trong kho một cách tối ưu và chính xác nhất. Khi quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo quy trình cụ thể, công việc của bạn sẽ được vận hành một cách logic, tối ưu hơn.

Vì sao nên quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo quy trình?

Tiết kiệm chi phí lưu kho, nhập hàng chính xác

Hàng hóa lưu trữ trong kho được quản lý và kiểm soát theo quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí lưu kho. Với biện pháp này, bạn có thể xác định chính xác thông tin các mặt hàng trong kho. Đồng thời, quản lý và kiểm soát hàng hóa theo dõi quy trình còn còn giúp bạn nắm rõ khả năng tiêu thụ của từng loại sản phẩm trên thị trường. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh số lượng hàng hóa cần nhập về để tránh tình trạng thiếu hoặc thừa sản phẩm cần bán.

Tăng hiệu quả bán hàng

Nghe có vẻ không liên quan nhưng thực chất quản lý và kiểm soát hàng tồn kho cũng là cách giúp bạn tăng trưởng doanh thu. Quản lý kho theo quy trình chuyên nghiệp có khả năng thúc đẩy hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn.

Khi nắm rõ tình hình thực tế của hàng tồn kho, bạn có thể tính toán được khả năng đáp ứng nhu cầu tiêu thụ hàng hóa cho người dùng, khắc phục tình trạng hàng hóa “cạn kiện” ngoài ý muốn. Việc này tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, tăng độ uy tín của thương hiệu.

Bảo quản hàng hóa hiệu quả

Khi xây dựng một quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho chuẩn chỉnh, bạn có thể dễ dàng phân loại, sắp xếp, theo dõi thông tin của từng mặt hàng. Việc này giúp bạn bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh tình trạng hư hỏng, thất thoát mà không rõ nguyên nhân. Ngoài ra, quản lý và kiểm soát hàng hóa theo quy trình, bạn sẽ nắm được thời hạn sử dụng của sản phẩm chính xác hơn.

Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo 6 bước

Bước 1: Nhập hàng hóa/sản phẩm

Để xây dựng quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, bước đầu tiên chắc chắn bạn cần làm là nhập sản phẩm. Không đơn thuần là bước đầu tiên, đây còn là bước quan trọng nhất để bạn quản lý kho hàng chính xác hơn. Khi nhập kho, bạn cần đáp ứng đủ 3 yếu tố: đúng thời điểm, đúng sản phẩm và đúng số lượng.

Nếu hời hợt trong bước đầu tiên, bạn có thể gặp phải các sự cố ngoài ý muốn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho. Để nhập kho hiệu quả, bạn phải thận trọng lọc ra các sản phẩm sai tiêu chuẩn, hỏng hóc. Tốt nhất, bạn nên liên hệ nhà cung cấp và đưa ra một số yêu cầu nhất định về khâu đóng gói.

Việc nhập kho rất quan trọng nên bạn cần dành nhiều thời gian trao đổi, bàn bạc với bên cung cấp để tránh xảy ra bất đồng hoặc mâu thuẫn về sau. Trong quá trình nhận hàng, người bàn giao phải cung cấp phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Phiếu xuất hàng cần thống kê đầy đủ thông tin về: loại sản phẩm, số lượng từng mặt hàng, thời gian xuất hàng, dấu mộc/chữ ký xác nhận của thu kho phía nhà cung cấp.

Đồng thời, nhân viên tiếp nhận hàng hóa cũng phải kiểm tra kỹ niêm phòng của từng thùng hàng. Ngoài ra, đếm đủ số lượng hàng hóa trước khi tiến hành xếp dỡ cũng là nhiệm vụ quan trọng của người tiếp nhận. Cuối cùng, bên tiếp nhận cần xác định lại số lượng và tình trạng hàng hóa lại lần nữa để xác nhận với bên cung cấp.

Bước 2: Lưu trữ hàng hóa vào kho

Sau khi nhập kho, bước tiếp theo bạn cần làm là lưu trữ hàng hóa vào kho. Để dễ dàng quản lý và kiểm soát, bạn nên sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, logic. Việc này còn giúp bạn tiết kiệm không gian, tối ưu hóa thời gian tìm kiếm sản phẩm/hàng hóa nếu có nhu cầu sử dụng.

Bạn có thể phân loại sản phẩm và sắp xếp chúng theo danh mục để tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn. Đây chính là quy tắc sắp xếp giúp bạn lưu trữ kho hàng hiệu quả hơn.

Bước 3: Thu thập hàng hóa

Đây còn gọi là bước “nhặt hàng” trong kho theo đơn đặt hàng của người tiêu dùng. Trong quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, thu thập hàng hoá được xem là bước tốn kém nhất của mọi doanh nghiệp. Vì vậy, nếu tối ưu hoạt động này, bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí vận hành, tránh tình trạng lẫn lộn hàng hóa, góp phần cải thiện trải nghiệm cho khách hàng.

Về cơ bản, hai cách “nhặt hàng” thông dụng nhất là:

Bước 4: Đóng gói, xuất đơn hàng

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là đóng gói và xuất đơn hàng. Trong bước này, người bán sẽ tiến hành gom sản phẩm theo đơn hàng, đóng gói và chuẩn bị vận chuyển cho người dùng. Tương tự như các bước trên, đóng gói và xuất đơn hàng cũng đòi hỏi tính thận trọng, chính xác “từng centimet”.

Tùy vào từng cửa hàng, quy trình đóng gói và vận chuyển đơn hàng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, bạn vẫn phải đáp ứng đủ 2 tiêu chí quan trọng là:

Bước 5: Kiểm tra hàng hóa

Đây là một hoạt động bạn cần thực hiện thường xuyên trong quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho. Đối với nhiều cửa hàng, việc kiểm tra hàng hóa chỉ được thực hiện 1 – 2 lần trong năm. Vì họ cho rằng cẩn thận trong bước nhập kho là đủ. Tuy nhiên, nếu không thường xuyên kiểm tra hàng hóa, bạn sẽ khó phát hiện các vấn đề về thất thoát, hư hỏng hoặc hạn sử dụng.

Trên thực tế, kiểm tra hàng hóa không tốn quá nhiều thời gian nếu bạn luôn sắp xếp hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp. Ngoài ra, hiện tại có rất nhiều phần mềm hỗ trợ người dùng kiểm tra hàng tồn kho mà không tốn nhiều công sức. Thậm chí, bạn có thể đếm chính xác số lượng hàng trong kho chỉ với một chiếc máy quét mã vạch.

Bước 6: Thống kê và triển khai báo cáo

Bạn cần có cái nhìn tổng quan về thực trạng kho lưu trữ của mình. Vì vậy, bước cuối cùng bạn cần làm là thống kê và triển khai các báo cáo về kho hàng. Từ những thông tin trên báo cáo, bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho.

Ngoài ra, những “con số biết nói” còn giúp bạn xây dựng chiến lược nhập/xả hàng đúng thời điểm. Các báo cáo bạn cần thống kê và nghiên cứu là: sổ kho, báo cáo kho, báo cáo sản phẩm vượt hoặc dưới định mức, gợi ý nhập hàng và báo cáo kiểm hàng.

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo quy trình mang lại hiệu quả cao khi vận hành. Tino Group hy vọng qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp, bạn có thể triển khai một quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho phù hợp với cửa hàng, doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!

Những câu hỏi thường gặp