Dù là nhân viên văn phòng hay freelancers, quản lý tốt công việc luôn là điều cần thiết. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách quản lý công việc hiệu quả, nhất là khi khối lượng công việc tăng cao, thời gian trở nên gấp rút. Để khắc phục nỗi sợ “chạy deadline”, Tino Group sẽ giới thiệu đến bạn top 5 phần mềm quản lý công việc hằng ngày mà ai cũng nên có.
Giới thiệu tổng quan về phần mềm quản lý công việc
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là một công cụ chuyển đổi số phổ biến đối với người dùng công nghệ. Với phần mềm, bạn sẽ được hỗ trợ theo dõi, quản lý công việc hằng ngày. Nếu là chủ doanh nghiệp, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để quản lý công việc của nhân viên.
Hiện tại, một người có thể đảm nhiệm nhiều tác vụ khác nhau. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý là điều cần thiết. Sử dụng phần mềm, bạn có thể kiểm soát được khối lượng công việc cần làm cũng như lịch trình sắp tới.
Phần mềm quản lý công việc rất đa dạng, phù hợp với cá nhân và cả doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào tính chất công việc và sở thích cá nhân, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý phù hợp.
Tầm quan trọng của phần mềm quản lý công việc
Đối với cấp quản lý, phần mềm quản lý công việc hỗ trợ một số tính năng quan trọng sau:
- Theo dõi, kiểm soát hoạt động và phân chia công việc cho nhân viên một cách thông minh.
- Sắp xếp, phân bổ tác vụ cho mỗi thành viên một cách khách quan, đảm bảo “đúng người đúng việc”.
- Triển khai lịch trình, xây dựng kế hoạch một cách khoa học, giúp quy trình làm việc đảm bảo đúng thời gian và chỉ tiêu.
Trong khi đó, phần mềm quản lý công việc cũng mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho các cấp nhân viên như:
- Thuận tiện theo dõi các tác vụ của mình để tránh tình trạng trễ deadline.
- Sắp xếp được những công việc cần được ưu tiên, thời gian làm việc khoa học, hợp lý, đảm bảo đúng tiến độ.
- Hỗ trợ cộng tác hiệu quả với các thành viên khác nhằm hoàn thành mục tiêu một cách chất lượng và tốt nhất.
Top 5 phần mềm quản lý công việc hằng ngày hiệu quả
#1. Bitrix24
Bitrix24 là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn khi có nhu cầu quản lý công việc. Được xây dựng và phát triển trên nền tảng Bitrix24 Sitemanager, Bitrix24 đã cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp. Phần mềm sở hữu các công cụ quản lý truyền thông nội bộ, quản lý khách hàng và quản lý công việc tối ưu.
Mỗi tính năng của Bitrix24 đều có khả năng tùy biến cao, phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp. Hiện tại, Bitrix24 đã cho ra mắt cả 2 phiên bản nổi bật là:
- Phiên bản tự lưu trữ: Người dùng được hỗ trợ nhiều khả năng tùy chỉnh cao, không bị giới hạn quyền.
- Phiên bản lưu trữ điện toán đám mây: Người dùng có thể sử dụng miễn hoặc trả phí với các tính năng chuyên sâu.
Một số tính năng chính của Bitrix24:
- Tạo ra một không gian giống như mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp, hỗ trợ giao tiếp đa chiều, kết nối các thành viên trong doanh nghiệp.
- Cung cấp các công cụ quản lý quy trình làm việc linh hoạt, phù hợp với mọi doanh nghiệp.
- Cung cấp hệ thống quản lý khách hàng với các tính năng nổi bật như Automation, live chat, form, sms, call,…
- Có tính năng lưu trữ, chia sẻ, khai thác thông tin, tài liệu trực tuyến trong doanh nghiệp một cách đồng bộ và bảo mật.
- Có khả năng kết nối với các phần mềm office để thực hiện các báo cáo chi tiết theo từng tác vụ.
- Tự động hóa quản lý và vận hành doanh nghiệp trực tuyến, tương thích với mọi thiết bị điện tử.
- Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, có khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu riêng, đáp ứng tốt nhu cầu của mọi doanh nghiệp.
#2. Faceworks
Faceworks là một trong những cái tên dẫn đầu trong top các phần mềm quản lý công việc hằng ngày hiệu quả. Không chỉ phù hợp với doanh nghiệp, Faceworks còn được rất nhiều freelancers cá nhân sử dụng. Phần mềm có khả năng tùy chỉnh linh hoạt, được thiết kế theo quy trình làm việc và nhu cầu sử dụng của từng đối tượng.
Các gói tính năng được cung cấp bởi Faceworks được lập trình sẵn. Điểm cộng của phần mềm là được triển khai trên cơ sở điện toán đám mây, hoạt động trên nền tảng web. Do đó, các thao tác như nâng cấp, bảo trì, triển khai phần mềm đều được thực hiện nhanh chóng. Đặc biệt, người dùng có thể truy cập Faceworks mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet. Với Faceworks, dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật tuyệt đối.
Một số tính năng cơ bản của Faceworks:
- Cung cấp các tính năng cộng tác cần thiết cho doanh nghiệp như theo dõi công việc, giao tác vụ, tích hợp các tiện ích cơ bản, trao đổi công việc qua tin nhắn riêng,…
- Theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực, lập kế hoạch theo đặc thù công việc hoặc workflow dự án.
- Cung cấp biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, biểu thị tiến độ công việc một cách trực quan.
- Hỗ trợ báo cáo chi tiết, cụ thể theo từng nhóm công việc, tiến độ dự án.
#3. Microsoft To-do
So với hai phần mềm đã giới thiệu phía trên, Microsoft To-to phù hợp quản lý công việc cho cá nhân hơn. Phần mềm được thiết kế thông minh, mang tính cá nhân và trực quan. Nhờ đó, bạn có thể sắp xếp công việc mỗi ngày một cách khoa học, tối ưu hơn.
Bên cạnh đó, Microsoft To-do còn được tích hợp Office 365 và các thuật toán thông minh. Điều này giúp quy trình quản lý tác vụ của bạn trở nên đơn giản và mang lại hiệu quả tốt nhất. Với Microsoft To-do, bạn có thể quản lý công việc của mình ngay trên ứng dụng máy tính và cả điện thoại. Đặc biệt, Microsoft To-do là một phần mềm miễn phí. Vì vậy, dù là freelancers hay học sinh/sinh viên đều có thể quản lý công việc một cách tiết kiệm nhất.
Một số tính năng cơ bản của Microsoft To-do:
- Cho phép người dùng tạo danh sách cho công việc, dự án tại nhà, bán hàng,…
- Tích hợp tính năng thêm lời nhắc, ghi chú, deadline, cá nhân hoá danh sách bằng các chủ đề màu sắc.
- Tương thích với mọi thiết bị điện tử và hệ điều hành khác nhau như Android, iOS, Windows, MacOS.
- Giao diện gọn gàng, trực quan, cho phép người dùng triển khai nhiều tác vụ cùng lúc.
- Cung cấp tính năng “Đề xuất thông minh” để xem tác vụ cần được ưu tiên.
- Được xây dựng trên nền tảng Office 365, có thể theo dõi tác vụ Outlook ở bất kỳ đâu.
- Quản lý tác vụ được xây dựng dựa trên công nghệ Cloud của doanh nghiệp, đảm bảo tính bảo mật cao.
- Dữ liệu được mã hoá khi di chuyển hoặc trong lúc không hoạt động.
#4. Google Task
Cái tên tiếp theo mà chúng ta không thể bỏ qua khi nhắc đến các phần mềm quản lý công việc hằng ngày hiệu quả là Google Task. Phần mềm này có vai trò nhắc nhở và quản lý công việc, học tập miễn phí cho người dùng. Với Google Task, bạn có thể dễ dàng lập danh sách các mục hoặc tác vụ cần làm và xóa bỏ chúng khi hoàn thành.
Google Task cho phép bạn tạo nhiều danh sách công việc khác nhau. Thông qua đó, bạn sẽ thuận tiện hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Phần mềm vận hành song song với Lịch Google. Vì vậy, những công việc bạn tạo ra cho dự án của mình có thể được chỉnh sửa và thay đổi theo ngày.
Ưu điểm của Google Task là dễ sử dụng, tính năng đơn giản. Trên thực tế, Google Task không thể cạnh tranh với các ứng dụng quản lý công việc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo nếu bạn muốn tìm một “trợ lý” miễn phí và thông minh.
Một số tính năng cơ bản của Google Task:
- Hỗ trợ người dùng tạo danh sách nhiệm vụ và công việc.
- Lưu trữ các tác vụ công việc trên Cloud của Google, tương thích với mọi thiết bị điện tử.
- Có khả năng kéo Email từ Inbox của Gmail vào phần task của bảng điều khiển.
- Tích hợp Lịch Google để tối ưu hoá thời gian và hoàn thành công việc tốt nhất.
- Chỉnh sửa, bổ sung công việc dễ dàng, hỗ trợ theo dõi công việc qua Email.
- Nhắc nhở những công việc chưa hoàn thành, khắc phục tình trạng trễ deadline.
#5. Notion
Đây là một ứng dụng khá hot được rất nhiều bạn trẻ quan tâm và sử dụng. Với Notion, bạn có thể chủ động hơn trong việc quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Không chỉ là công cụ hỗ trợ tiện ích, Notion còn giúp bạn tăng cảm hứng làm việc thông qua giao diện trực quan, đẹp mắt. Đồng thời, các tính năng của Notion cũng tương đối dễ sử dụng, thao tác lại đơn giản.
So với Trello hay Google Keep, Notion đa-zi-năng hơn rất nhiều. Ứng dụng cho phép người dùng ghi chép mọi công việc, lên kế hoạch cụ thể và quản lý thời gian tối ưu chỉ trong một nền tảng duy nhất.
Notion hướng đến mục tiêu all-in-one workspace. Nghĩa là ứng dụng có thể tạo ra không gian lưu trữ mọi thứ, từ đơn giản đến phức tạp. Bên cạnh sự tiện ích, Notion còn thu hút người dùng bởi kho template cực kỳ đa dạng. Từ học sinh, sinh viên đến freelancers hay dân văn phòng đều có thể sử dụng Notion để quản lý học tập và công việc.
Một số tính năng cơ bản của Notion:
- Cho phép người dùng ghi chú nội dung cần thiết từ bài luận, blog, nhật ký, nhiệm vụ mỗi ngày,…
- Lưu trữ dữ liệu trên cùng một không gian, tạo nên sự thuận tiện cho người dùng.
- Hỗ trợ xây dựng công việc theo ngày, tháng, nhắc nhở các sự kiện, deadline quan trọng,…
- Giúp theo dõi tiến độ công việc và quản lý thời gian hợp lý.
- Cung cấp tính năng quản lý tài chính một cách tối ưu và dễ dàng.
Trên đây là top 5 phần mềm quản lý công việc hằng ngày hiệu quả dành cho doanh nghiệp và người dùng cá nhân. Để chọn phần mềm phù hợp, bạn có thể dựa trên mục tiêu, khối lượng công việc và nhu cầu sử dụng của mình. Lưu ý, không phải phần mềm quản lý công việc nào cũng miễn phí. Vì vậy, bạn cần cân nhắc và xem xét kỹ các tính năng trước khi lựa chọn.
Những câu hỏi thường gặp
Chọn phần mềm quản lý công việc hằng ngày dựa trên tiêu chí nào?
Để lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp tối ưu, bạn có thể dựa trên một số tiêu chí sau như:
- Tính năng.
- Thao tác sử dụng.
- Giá thành.
- Nhà cung cấp.
- Mức độ khả thi.
- Mức độ phổ biến.
Freelancers có nên sử dụng phần mềm quản lý công việc không?
Tất nhiên là có! Đối với người làm việc tự do như các Freelancers, sử dụng phần mềm quản lý công việc là điều cực kỳ cần thiết. Với các phần mềm, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát công việc, sử dụng thời gian hợp lý để không “trượt dài” trên những thói quen vô bổ.
Sử dụng phần mềm quản lý công việc trên điện thoại được không?
Được! Hầu hết các phần mềm quản lý công việc hiện nay đều có phiên bản dành cho điện thoại thông minh. Vì vậy, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc của mình ở bất kỳ nơi đâu, lúc nào.
Có phần mềm quản lý công việc miễn phí không?
Câu trả lời là “Có!”. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý công việc miễn phí đáp ứng tốt nhu cầu theo dõi, kiểm soát công việc cho người dùng. Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng các tính năng chuyên sâu, bạn cần trả thêm phí đối với một số phần mềm.
