Máy POS bán hàng là gì? Những lưu ý khi sử dụng máy POS

Với sự phát triển của công nghệ, các loại máy POS được ra đời nhằm mục tối ưu quá trình bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và mang lại doanh thu hiệu quả hơn. Các thiết bị này hiện đang được bán phổ biến trên thị trường với đa dạng chủng loại. Trong bài viết hôm nay, Tino Group sẽ cùng bạn tìm hiệu cụ thể máy POS bán hàng là gì và những điều cần lưu ý khi sử dụng máy POS.

Tổng quan về máy POS

Máy POS bán hàng là gì?

Point of Sale (POS) là một thuật ngữ chỉ điểm bán hàng, quầy bán hàng hay điểm thanh toán được sử dụng trong các cửa hàng, nhà hàng, siêu thị, trung tâm thương mại, … Trong hệ thống này có một thiết bị đầu cuối cực kỳ quan trọng gọi là máy POS với khả năng xử lý thanh toán bằng thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc bất kỳ thẻ nào khác được chấp nhận.

Thông thường, khi nói đến máy POS, bạn sẽ nghĩ về các thiết bị có màn hình cung cấp thông tin và khả năng xử lý mọi loại thanh toán. Bạn chỉ cần một chiếc thẻ ATM là đã có thể thanh toán hóa đơn dễ dàng thông qua máy POS tại trung tâm thương mại, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng, điểm bán lẻ, thậm chí là tại các tiệm tạp hóa.

Trên thực tế, có rất nhiều thiết bị POS được thiết kế với các mục đích đặc biệt. Tuy nhiên, dù nhu cầu của bạn là gì thì các máy POS đều phải xử lý được một số chức năng cơ bản giống nhau.

Phân loại máy POS

Tại Việt Nam, có 2 dòng máy POS phổ biến là cầm tay và máy POS bán hàng (tích hợp máy tính để bàn).

Máy POS di động/cầm tay

Đây là loại POS được sử dụng phổ biến nhất. Máy thường có thiết kế nhỏ gọn, cầm nắm vừa lòng bàn tay, một số máy còn có thể bỏ túi. Loại máy POS này có màn hình cảm ứng hoặc màn hình điện tử kết hợp với phím cơ. Ngoài ra, một số loại hiện đại còn được tích hợp cùng với tính năng in hóa đơn và phần mềm quản lý bán hàng cho chủ cửa hàng. Thiết bị hoạt động bằng pin và sim có kết nối internet để truyền dữ liệu.

Máy POS di động thích hợp với các chủ quán cà phê, quán ăn, cửa hàng mỹ phẩm, cửa hàng quần áo nhỏ, …

Máy POS bán hàng

Đây là phiên bản cao cấp của máy POS di động với màn hình có kích thước lớn. Bên cạnh tính năng xử lý thanh toán, loại POS này thường kết hợp với các thiết bị khác như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn bán lẻ, máy quẹt thẻ ngân hàng và ngăn kéo đựng tiền.

Do tính cố định nên loại POS bán hàng sẽ thích hợp sử dụng trong các nhà hàng, chuỗi showroom, cửa hàng lớn, chuỗi siêu thị. Bên cạnh đó, loại máy này cũng thích hợp với các hệ thống kinh doanh đồ ăn, nước uống yêu cầu khách gọi món trực tiếp tại quầy.

Các hình thức thanh toán với máy POS

Thanh toán bằng thẻ

Đây là hình thức thanh toán phổ biến nhất trên máy POS. Sau khi quẹt thẻ, nhân viên của cửa hàng sẽ yêu cầu bạn nhập mã pin và xác nhận, số tiền đó sẽ trừ trực tiếp vào tài khoản bạn. Tuy nhiên, hình thức quẹt thẻ này cũng tiềm ẩn một số nguy cơ rò rỉ thông tin bảo mật.

Máy POS chấp nhận hầu hết các thẻ nội địa của tất các các ngân hàng được nhà nước cấp phép. Với những thẻ quốc tế như Visa/MasterCard/JCB (dạng thẻ chip EMV), bạn sẽ thanh toán bằng cách cắm thẻ và không cần phải nhập mã pin.

Thanh toán bằng các ví điện tử trên điện thoại

Thông qua các ví thanh toán điện tử trên di động như Android Pay, Apple Pay, Samsung Pay, …bạn chỉ cần để điện thoại gần máy POS, sau đó nhập mã pin và số tiền cần thanh toán là xong.

Lợi ích khi sử dụng máy POS

Máy POS có thể giúp cung cấp thông tin cho các quyết định kinh doanh quan trọng thông qua báo cáo thông tin chi tiết, đồng thời giúp hợp lý hóa các quy trình hàng ngày của bạn. Một số lợi ích mà máy POS mang đến cho cửa hàng bán lẻ gồm:

• Giúp tiết kiệm thời gian trên các lĩnh vực hoạt động chính của cửa hàng
• Giúp giảm thiểu khả năng mắc lỗi của con người
• Có thể cải thiện trải nghiệm khách hàng và tạo sự chuyên nghiệp cho các cửa hàng
• Giúp khách hàng thanh toán bằng thẻ nhanh chóng, hạn chế mang tiền mặt ra ngoài
• Có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ mở rộng quy mô với khả năng đa địa điểm
• Có thể thu thập dữ liệu về hành vi của khách hàng, đặc biệt là khách thường xuyên đến cửa hàng thông qua chương trình khách hàng thân thiết
• Xác định các mặt hàng phổ biến và mặt hàng bán chậm
• Có thể cung cấp thông tin chi tiết về bán hàng và quản lý hàng tồn kho.

Cách sử dụng máy POS cơ bản cho nhân viên thu ngân

Bước 1: Đầu tiên, nhân viên thu ngân sẽ nhận thẻ thanh toán của khách hàng và đem thẻ đến nơi đặt máy POS cố định hoặc máy POS cầm tay.

Bước 2: Tiếp theo, nhân viên cần xác định loại thẻ của khách là thẻ chip hay thẻ từ.

• Nếu là thẻ chip sẽ đưa vào khe đọc thẻ, hướng mặt chip lên trên rồi đẩy sát vào thân máy.
• Còn thẻ từ có vạch đen dài sau lưng nên nhân viên sẽ quẹt thẻ đi theo hướng từ đầu tới cuối khe đọc thẻ.

Bước 3: Máy POS sau đó sẽ hiện thông tin tên khách hàng, nhân viên nhập số tiền cần thanh toán rồi đưa cho khách nhập mã PIN (nếu thẻ của khách là thẻ từ).

Khi khách nhập mã PIN, người nhân viên nên giữ khoảng cách để đảm bảo sự riêng tư cho khách.

Bước 4: Cuối cùng, nhân viên và khách ký tên xác nhận lên biên lai để hoàn tất quá trình thanh toán.

Những lưu ý để sử dụng máy POS hiệu quả

Đối với nhân viên thu ngân

• Thực hiện đúng trình tự, xác định loại thẻ từ hay thẻ chip, kiểm tra thẻ có hợp lệ hay không.
• Cần chú ý đến thời hạn sử dụng trên thẻ để tránh mất thời gian thao tác làm khách phải chờ lâu.
• Kiểm tra cẩn thận số tiền cần thanh toán trước khi xác nhận
• Kiểm tra đơn vị tiền tệ vì một số môi trường kinh doanh sẽ áp dụng nhiều đơn vị tiền tệ khác trong thanh toán.
• Trung thực, nhập đúng số tiền, in hóa đơn và phải nhớ xin chữ ký khách hàng.
• Với loại thể từ cần khách nhập mã PIN, nhân viên không nên đứng gần sát để giữ sự riêng tư cho khách.
• Kiểm tra kỹ phần chữ ký trên bill và trên thẻ. Nếu không trùng nhau, nhân viên hoàn toàn có thể yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân để kiểm tra.
• Kiểm tra đường truyền internet nếu máy gặp vấn đề.

Đối với khách hàng

• Với thẻ chip EMV, bạn cần ký tên vào khoảng trắng phía sau và nên xóa số CVV trên thẻ.
• Khi nhập mã PIN vào máy POS, bạn nên lấy tay che lại.
• Luôn để ý nhân viên thu ngân khi thực hiện giao dịch. Không để bị khuất tầm mắt nhằm tránh tình trạng nhân viên gian lận, đánh cắp thông tin thẻ.
• Phải lấy hóa đơn và kiểm tra lại thẻ cùng số tiền đã thanh toán đầy đủ.
• Nếu thanh toán số tiền lớn, bạn nên giữ lại hóa đơn và các chứng từ liên quan để đối chiếu khi cần thiết.
• Nếu phát sinh thêm phí, bạn hãy báo lại ngay với ngân hàng mà bạn đang sử dụng.

Tóm lại, máy POS được xem như người bạn đồng hành tuyệt vời với các cửa hàng, quán ăn uống hiện nay. Sở hữu thiết bị này, công việc kinh doanh của bạn sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn rất nhiều. Hy vọng qua bài viết trên, bạn sẽ nắm được những thông tin cơ bản về máy POS và để cân nhắc đầu tư cho cửa hàng của mình nhé!

Những câu hỏi thường gặp