Bạn thường nghĩ chỉ có nhân viên sale mới có KPI, vì đơn giản chỉ số này quá phổ biến trong kinh doanh. Tuy nhiên, có một sự thật là hầu hết các phòng ban trong một doanh nghiệp đều có KPI riêng, phòng Hành chính – Nhân sự cũng vậy. Trong bài viết này, TinoHost sẽ chia sẻ cho các bạn một số mẫu KPI phòng Hành chính – Nhân sự.
Tìm hiểu tổng quan về KPI nhân sự
KPI nhân sự là gì?
KPI nhân sự là các chỉ số hiệu suất liên quan đến công việc của nhân viên trong phòng Hành chính – Nhân sự như: tuyển dụng nhân sự, đào tạo, chấm công, lương bổng,…
Thông qua chỉ số KPI, nhà quản lý sẽ đánh giá được hiệu quả công việc của mỗi nhân viên trong phòng ban này. Ở từng vị trí khác nhau cũng sẽ có những chỉ số khác nhau.
Nhân viên phòng hành chính-nhân sự gồm: Nhân viên tuyển dụng, nhân viên đào tạo, nhân viên C&B.
Đặc điểm của KPI phòng Hành chính – Nhân sự
- Sự tập trung: Phạm vi công việc của phòng Hành chính – Nhân sự rất rộng. Vì vậy, để đánh giá được hiệu suất công việc tốt nhất, các chuyên viên nên tập trung vào một số KPI chính và cảm thấy thật sự cần thiết.
- Đánh giá được chi tiết: Dựa trên hiệu quả từ công tác tuyển dụng và đào tạo sẽ có những đánh đá cụ thể về hiệu suất công việc. Sau đó điều chỉnh lại cho hợp lý và dùng mặc định ở những lần đánh giá sau.
- Đơn giản: KPI cho phòng Hành chính – Nhân sự phải thật sự đơn giản và dễ hiểu.
- Có thể hành động: Chỉ nên tập trung đánh giá KPI vào những vấn đề trong phạm vi liên quan đến công việc Hành chính – Nhân sự
- Có sự liên quan: KPI của phòng Hành chính – Nhân sự vẫn cần phải liên quan đến các kết quả kinh doanh và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Lợi ích của KPI nhân sự
- Đảm bảo các nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong công việc
- Do đến các phòng ban khác nên chỉ số KPI này sẽ giúp công việc nhân sự được minh bạch, rõ ràng.
- Giúp cải thiện năng suất lao động, tăng sự sáng tạo và hỗ trợ người quản lý dễ dàng kiểm soát nhân viên.
- KPI phòng Hành chính – Nhân sự giúp mang lại cái nhìn tổng quan nhất về tình hình nhân sự của toàn doanh nghiệp.
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có KPI không?
Bất kỳ một nhân viên nào trong phòng Hành chính – Nhân sự đều có KPI, kể cả trưởng phòng. Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự là người có trách nhiệm ra quyết định và quản lý các công việc liên quan đến Hành chính – Nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Do đó, chức vụ này phải làm tốt những yêu cầu sau thì mới được xem là hoàn thành KPI:
- Tham vấn và giám sát quy trình tuyển dụng và đào tạo của công ty.
- Lên kế hoạch và triển khai những chính sách nhân sự phù hợp để thu hút nhân tài.
- Liên kết với các phòng ban khác trong công ty để tổ chức tuyển dụng nhân sự cho những vị trí đang có nhu cầu.
- Duy trì và quản lý nguồn lực cho doanh nghiệp
- Đưa ra định hướng trong việc phát triển nhân sự
- Hỗ trợ giải quyết những vấn đề liên quan đến nhân sự: nhân viên nghỉ việc, vi phạm,..
Download mẫu KPI phòng Hành chính – Nhân sự
KPI của nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự được thể hiện qua những yếu tố nào?
- Kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự
- Khả năng tối ưu chi phí cho mỗi đợt tuyển dụng
- Hiệu quả tuyển dụng ở nhiều kênh khác nhau
- Số lượng vị trí sau tuyển dụng
- Tỷ lệ thỏa thuận lao động thành công
- Tỷ lệ nhân viên nghỉ phép
- Tỷ lệ sa thải nhân viên
- Thời gian làm việc trung bình của nhân viên
- Đánh giá sự hài lòng của nhân viên
- Hiệu suất lao động của nhân viên trong tháng hoặc theo kỳ
- Sự trung thành của nhân viên trong doanh nghiệp
- Độ chính xác trong bảng lương và thời điểm phát lương
- Đánh giá nhân viên tài năng
- Quản lý sổ sách, giấy tờ, trang thiết bị và tài sản chung của công ty
Ngoài ra, xây dựng KPI cho phòng nhân sự còn dựa trên mức độ trung thành, trách nhiệm, thái độ và quá trình nỗ lực của nhân viên trong phòng ban này.
Mẫu KPI phòng Hành chính – Nhân sự
Link download công thức chi tiết và bảng đánh giá KPI phòng Hành chính – Nhân sự bên dưới.
KPI phòng Hành chính – Nhân sự sẽ được đánh giá qua những chỉ số cụ thế dưới đây.
KPI về lương
Nhân sự cần KPI về lương nhằm quản lý quy trình lương bổng được minh bạch rõ ràng. Chỉ số này gồm:
- Mức thu nhập trung bình
- Mức thu nhập giờ công trung bình
- Mức thu nhập theo chức danh
- Tỷ lệ chi phí lương
KPI tuyển dụng
Với KPI tuyển dụng, việc lựa chọn nhân sự của doanh nghiệp sẽ được tối ưu và mang lại hiệu quả tốt nhất. Chỉ số này gồm:
- Tổng số lượng đơn xin việc gửi về công ty sau mỗi đợt tuyển dụng (đối với từng vị trí)
- Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu
- Chỉ số hiệu quả của quảng cáo tuyển dụng
- Thời gian tuyển dụng bình quân
- Chỉ số hiệu quả của từng nguồn tuyển dụng
KPI về an toàn lao động
Việc áp dụng KPI cho ATLĐ không chỉ để thể hiện nghiêm ngặt các nội quy lao động mà còn đảm bảo về chất lượng hoạt động trong doanh nghiệp. Chỉ số này gồm:
- Tỷ lệ báo cáo ATLĐ
- Tỷ lệ thời gian mất mát do ATLĐ
- Tỷ lệ chi phí mất do ATLĐ
- Thời gian huấn luyện ATLĐ
KPI về chỉ số đào tạo
KPI này phản ánh mức độ hiệu quả trong công tác đào tạo nhân lực của chuyên viên, đồng thời kiểm soát chặt chẽ quy trình này nhằm mang lại hiệu suất tốt nhất.
- Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên
- Giờ đào tạo trung bình/nhân viên
- Chi phí huấn luyện/nhân viên
- Tỷ lệ nhân viên đào tạo
- Hiệu quả đào tạo
KPI về đánh giá công việc
- Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
- Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên
- Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc
- Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
KPI về giờ làm việc
- Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty
- So sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận
- Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm
KPI về lòng trung thành
Chỉ số KPI này được dùng để đánh giá lòng trung thành của nhân viên đối với công ty bao gồm:
- Tỷ lệ vòng quay nhân viên
- Tỷ lệ vòng đời nhân viên
- Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi
- Tỷ lệ nhân viên trung thành
KPI về năng suất
KPI về năng xuất bao gồm:
- Doanh số / nhân viên
- Lợi nhuận / nhân viên
- Chi phí dùng trong hành chính / nhân viên.
- Năng suất
- Chi lương OT (lương tăng ca)
KPI đánh giá nguồn nhân lực khác
Trong chỉ số KPI này gồm các tỷ lệ như:
- Tỷ lệ đánh giá trình độ của nhân viên
- Tỷ lệ theo trình độ văn hóa của toàn bộ nhân sự ở tất cả các vị trí
- Tỷ lệ nam nữ
Bảng KPI phòng Hành chính – Nhân sự
Download công thức tính các chỉ số KPI và bảng KPI tại Đây
Mỗi phòng ban trong công ty đều có những chức năng và mục tiêu riêng. Trên đây là những chia sẻ của TinoHost về KPI của phòng Hành chính – Nhân sự, bạn có thể tham khảo và áp dụng chúng vào công việc thật hiệu quả nhé.
FAQs về KPI phòng HCNS
Ai là người xây dựng KPI cho phòng Hành chính – Nhân sự?
Người xây dựng KPI cho phòng nhân sự đòi hỏi phải là người có chuyên môn cao đồng thời hiểu rõ về mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, đặc biệt là hiểu rõ về KPI. Do đó, trưởng phòng Hành chính – Nhân sự hoặc có thể là Giám đốc nhân sự với sự am hiểu về thông tin trong phòng ban cũng như phạm vi công việc của mỗi nhân viên sẽ là người xây dựng KPI cho phòng ban này.
Tuy nhiên, để chỉ số KPI được khách quan nhất, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể nhờ chuyên gia về KPI tư vấn nhằm xây dựng hệ thống KPI cho phòng Hành chính – Nhân sự hợp lý và hiệu quả hơn.
Chỉ số KPI tốt là gì?
Chỉ số KPI tốt được thể hiện qua những tiêu chí sau đây:
- Phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
- Các mục tiêu có tính tập trung thay vì dàn trải
- Hợp lý với các nhiệm vụ và chức năng của cá nhân, phòng ban
- Đáp ứng tiêu chí của công cụ SMART
Vì sao áp dụng KPI tại Việt Nam lại kém hiệu quả hơn so với các quốc gia khác?
Dưới đây là các lý do khiến chỉ số KPI không được áp dụng hiệu quả:
Nhận thức chưa chuẩn xác: Nhiều người chỉ coi KPI như một chỉ số để đo lường hiệu suất, mà quên mất đây còn là một công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Do vậy, việc áp dụng cũng như triển khai KPI chưa được khoa học, hiệu quả.
Coi KPI như công cụ đang giám sát bản thân: Với người lao động, họ vẫn lầm hiểu KPI như một hệ thống giám sát mình thay vì coi đó là công cụ giúp mình phát triển trong công việc.
Nghề nhân sự đòi hỏi những kỹ năng cần thiết nào?
- Kỹ năng chuyên môn là bắt buộc
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
- Kỹ năng quản lý và đào tạo
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Với bề dày kinh nghiệm hơn 5 năm cung cấp hosting, dịch vụ cho thuê máy chủ, các dịch vụ liên quan đến tên miền và bảo mật website, hãy để TinoHost đồng hành cùng bạn trên con đường khẳng định thương hiệu trên bản đồ công nghệ toàn cầu!
