Dù là ở cấp độ doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp vừa hoặc các hộ kinh doanh cá nhân, Excel vẫn là một công cụ tuyệt vời giúp quản lý thông tin hiệu quả. Hiện nay, quản lý công nợ bằng file Excel là giải pháp đang được rất nhiều doanh nghiệp và cửa hàng sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, Tino Group sẽ giới thiệu cho bạn các mẫu file Excel quản lý công nợ miễn phí.
Tìm hiểu chung về file quản lý công nợ
Công nợ là gì?
Công nợ là một khái niệm tương đối phức tạp trong chuyên ngành kế toán. Bạn có thể hiểu đơn giản, khi doanh nghiệp tiến hành mua các sản phẩm/dịch vụ nào đó hoặc thanh toán cho các cá nhân, tổ chức nhưng chưa thể trả tiền để ngay lập tức và số tiền này vẫn còn nợ đến kỳ kinh doanh sau sẽ được gọi là công nợ. Ngoài ra, các khoản phải thu của khách hàng cũng được xem là công nợ.
Phân loại công nợ
Công nợ được chia làm hai loại gồm: Công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Công nợ phải thu
Công nợ phải thu thường bao gồm các khoản: Tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu lại được toàn bộ số tiền.
Để tránh công nợ kéo dài và gây ra những hệ luỵ khác nhau cho doanh nghiệp, nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải đảm bảo theo dõi và đối soát thật kỹ những trường hợp này để thu đúng hạn. Vì thế, giải pháp quản lý những vấn đề về công nợ, thời hạn… một cách tối ưu là được xem bài toán của doanh nghiệp cần thực hiện để tránh tình trạng thâm hụt quá lớn.
Công nợ phải trả
Công nợ phải trả thường bao gồm những khoản cần phải trả cho nhà cung cấp các loại công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hóa… mà doanh nghiệp chưa thanh toán đầy đủ số tiền
Giống như công nợ phải thu, nhiệm vụ của kế toán là phải thường xuyên cập nhật, đồng thời đối chiếu với sổ sách trùng khớp để hoàn thành việc chi trả cho đối tác.
File Excel quản lý công nợ là gì?
Excel là một công cụ rất phổ biến để nhập và quản lý thông tin. Nhờ có các hàm, việc tính toán số liệu trong Excel sẽ đơn giản hơn nhiều so với quản lý bằng sổ sách. Hiện nay, quản lý công nợ bằng file Excel là giải pháp đang được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp và cửa hàng sử dụng trong hoạt động kinh doanh.
File sẽ giúp bạn quản lý tình hình công nợ chặt chẽ, hỗ trợ theo dõi các khoản công nợ sắp đến hạn phải thu, phải trả. Từ đó giúp doanh nghiệp cải thiện được tình hình tài chính.
Ưu điểm của file là khá đơn giản và dễ dàng thao tác, kể cả cho người không giỏi sử dụng Excel.
Chức năng chính của file Excel quản lý công nợ
Theo dõi công nợ phải thu và phải trả
Với mỗi giao dịch phát sinh, nhân viên sẽ cập nhật đầy đủ số liệu về khách hàng, nợ đầu ngày, nợ phát sinh trong ngày hay trả nợ trong ngày và nợ cuối ngày. Những thông tin này sẽ giúp chủ doanh nghiệp hoặc cửa hàng có thể xác định được nợ phải trả, phải thu tương ứng với mỗi khách hàng.
Bên cạnh đó, file Excel cũng có phần chọn mã đối tượng, cho phép bạn nhập liệu nhanh chóng và tìm kiếm nâng cao. Từ đó, việc theo dõi và lên kế hoạch về công nợ cũng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Tạo báo cáo tự động
Khi sử dụng Excel để quản lý công nợ, bạn có thể tạo báo cáo tự động dựa trên những dữ liệu đã được lưu trữ. Nhờ các báo cáo này, bạn sẽ nắm rõ được đầy đủ tình hình công nợ và có phương hướng giải quyết hợp lý.
Mẫu file Excel quản lý công nợ hiệu quả nhất
Quản lý báo cáo công nợ chi tiết
Với phần báo cáo công nợ chi tiết, bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian khi đối soát dữ liệu. Đối với phần này, bạn hoàn toàn có thể xem được công nợ chi tiết của từng khách hàng. Chẳng hạn như bạn sẽ theo dõi được khách hàng A lấy hàng ngày nào, tổng thu là bao nhiêu,..một cách chi tiết và đầy đủ.
Tại đây, bạn sẽ cần nhập và lưu những thông tin gồm:
- Thời gian mà khách hàng/nhà cung cấp cần phải trả.
- Những nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/nhà cung cấp.
- Phải trả tăng
- Phải trả giảm
- Nhập số dư
- Ghi chú
Quản lý báo cáo công nợ tổng hợp
Ở phần này, bạn sẽ theo dõi được công nợ của từng khách hàng/nhà cung cấp. Đế cuối tháng chốt công nợ phải thu, phải trả của khách hàng/nhà cung cấp A, B,… là bao nhiêu dựa trên tổng số lần xuất hoặc nhập hàng.
Trong phần này, bạn sẽ cần nhập và lưu thông tin:
- Những nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/nhà cung cấp (mã hàng, tên khách hàng/nhà cung cấp, cột phân loại khách hàng hoặc nhà cung cấp).
- Các thông tin dữ liệu chi tiết về công nợ như: Phải trả bắt đầu, Phải trả đầu kỳ, Phải trả tăng, Phải trả giảm, Phải trả cuối kỳ.
- Ghi chú
Quản lý danh mục khách hàng/nhà cung cấp
Thông tin người dùng cần được khai báo chi tiết vào file báo cáo danh mục khách hàng/nhà cung cấp gồm:
- Mã khách hàng/nhà cung cấp
- Tên cụ thể của khách hàng/nhà cung cấp
- Cột phân loại khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Số liệu cần phải trả khi bắt đầu sử dụng PM
- Số liệu cần phải thu khi bắt đầu sử dụng PM
- Địa chỉ cụ thể của khách hàng/nhà cung cấp
- Số điện thoại của khách hàng/nhà cung cấp
- Ghi chú
Quản lý báo cáo nhập liệu
Bạn cần nhập và lưu các thông tin trong phần quản lí báo cáo nhập liệu gồm:
- Thời gian bạn nhập số liệu vào báo cáo
- Số chứng từ
- Những nội dung cụ thể liên quan đến sản phẩm và khách hàng/nhà cung cấp
- Tổng số tiền cần phải thu từ khách hàng/nhà cung cấp
- Tổng tiền đã thu được từ khách hàng/nhà cung cấp
- Mã khách hàng/nhà cung cấp
- Tên cụ thể khách hàng/nhà cung cấp
- Ghi chú
Download mẫu file Excel quản lý công nợ tại đây.
Mặc dù hiện nay đã có nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý công nợ nhưng việc quản lý bằng file Excel vẫn được nhiều người tin dùng bởi những ưu điểm và lợi mà các phần mềm không có. Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn các mẫu file quản lý công nợ hiệu quả nhất. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công cho doanh nghiệp hoặc cửa hàng của mình nhé!
FAQs về file Excel quản lý công nợ
Làm sao để sử dụng file quản lý công nợ hiệu quả nhất?
Khi sử dụng file này, bạn nên cập nhật số liệu vào đầu tháng và lập báo cáo theo từng tháng để dễ quản lý hoạt động kinh doanh cũng như công nợ của cửa hàng. Về phần số dư nợ, bạn nên thiết lập các hàm tính, kết quả sẽ tự động hiển thị chính xác nhất.
Ưu điểm khi sử dụng file Excel để quản lý công nợ là gì?
- File Excel sử dụng rất đơn giản, bạn chỉ cần biết một vài hàm cơ bản là có thể dễ dàng quản lý số liệu
- Bạn có thể nhập liệu bất kỳ khi nào mình muốn, không cần phải kết nối internet
- Có thể mở và sử dụng trên nhiều loại thiết bị, miễn sao có cài đặt Excel hoặc file được nhập trên Google Sheet
- Hoàn toàn miễn phí
Yếu tố nhân lực có quan trọng trong quản lý công nợ không?
Đối với quản lý công nợ, phải có sự chuẩn bị tốt về nguồn lực theo từng giai đoạn. Đối với các bộ phận hoặc nhân viên trực tiếp tư vấn, làm việc với khách hàng/đối tác đang có các khoản nợ cần phải được rèn luyện các kỹ năng như: cách xử lý tình huống, khả năng giao tiếp, thái độ chuyên nghiệp và khéo léo trong việc đốc thúc khách thanh toán nợ… Đồng thời nhân viên phải có tính tỉ mỉ, cẩn trọng trong ghi chép để tránh bị nhầm lẫn hoá đơn dẫn đến thất thu.
Có cần sử dụng các phần mềm quản lý công nợ không?
Thực tế, phần mềm quản lý công nợ sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn các khoản thu và trả cho khách hàng/đối tác. Các phần mềm này được xây dựng để vừa hạn chế tối đa sai sót vừa mang lại sự thuận tiện nhất trong quá trình quản lý. Tuy nhiên, điểm hạn chế khi sử dụng phần mềm là bạn phải trả một khoản phí mới có thể sở hữu chúng. Ngoài ra, bạn chỉ có thể mở phần mềm khi trên thiết bị đã cài đặt.
Vì vậy, phần mềm quản lý công nợ sẽ thích hợp với những doanh nghiệp hoặc cửa hàng có quy mô vừa và lớn. Các nhà cung cấp phần mềm quản lý công nợ phổ biến hiện nay như: Sapo, KiotViet, Ketoan1a,..
