Để thể hiện sự chuyên nghiệp trong bất cứ công việc gì, trước khi chuẩn bị nghỉ việc, bạn cần báo cho doanh nghiệp trong khoảng thời gian có thể giúp họ tìm kiếm một vị trí thay thế mới. Ngoài ra, bạn cần thực hiện chi tiết biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc để đảm bảo quá trình vận hành của doanh nghiệp diễn ra đúng tiến độ và kế hoạch.
Biên bản bàn giao là gì?
Biên bản bàn giao là nêu lên chi tiết tất cả các thông tin cần thiết mà ai đó sẽ cần khi đảm nhận trách nhiệm chính trong công việc sắp tới. Một biên bản bàn giao chuẩn chỉnh giúp người kế nhiệm dễ dàng đảm nhận trách nhiệm và cung cấp cho họ sơ đồ rõ ràng về một vị trí cụ thể, đảm bảo cho quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ và hiệu quả
Khi nào cần viết biên bản bàn giao?
Khi đi vắng
Trong quá trình làm việc, nếu bạn có những kế hoạch cần thực hiện và buộc phải tạm ngưng công việc hiện tại. Quá trình bàn giao công việc trong trường hợp này nhằm mục đích giúp công việc luôn phải được duy trì theo tiến độ hoặc công việc liên quan đến hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp không thể tạm ngưng hoặc trì hoãn trong thời gian dài.
Ví dụ: Khi bạn đang có kế hoạch cho tuần trăng mật của mình sau khi cưới, bạn cần bàn giao lại công việc cho cấp trên hoặc đồng nghiệp cùng nhóm trong thời gian bạn vắng mặt. Công việc của bạn tùy theo kế hoạch của doanh nghiệp để phân công thực hiện.
Đảm nhận vị trí mới
Trong trường hợp, bạn đảm nhận vị trí mới trong doanh nghiệp, quá trình bàn giao công việc được thực hiện giữa bạn và người đang ở vị trí bạn sắp đảm nhận. Có thể, bạn cần bàn giao công việc lại cho người sắp thay thế vị trí hiện tại của mình và đảm nhận công việc được bàn giao cho vị trí mới.
Ví dụ: Khi bạn đang ở vị trí phó phòng marketing và doanh nghiệp có kế hoạch thăng chức cho bạn làm trưởng phòng marketing trong tương lai. Bạn cần bàn giao công việc cho người sắp đảm nhận vị trí phó phòng của mình và đảm nhận bàn giao công việc từ người trưởng phòng hiện tại.
Chuyển sang dự án có mức độ ưu tiên cao
Doanh nghiệp sẽ phân loại mức độ quan trọng của từng dự án. Trong trường hợp cần thực hiện dự án quan trọng, mức độ ưu tiên cao hơn, bạn cần phải bàn giao công việc ở dự án đang thực hiện của mình cho một người khác phụ trách để dự án được duy trì theo đúng tiến độ.
Ví dụ: Bạn đang trong quá trình thực hiện dự án A, đột nhiên xuất hiện dự án B, dự án B của một đối tác rất quan trọng và cần ưu tiên thực hiện trước. Bạn cần bàn giao dự án A cho người khác thực hiện và bắt đầu công việc của dự án B.
Bàn giao dự án cho khách hàng
Khi một dự án đã được hoàn thành và đáp ứng đầy đủ các yếu tố khách hàng mong muốn, bạn cần bàn giao mọi việc liên quan đến dự án cho khách hàng. Khi thực hiện dự án cho một khách hàng nào đó, cần lưu ý về tiến độ và nhu cầu khách hàng để quá trình bàn giao được suôn sẻ.
Ví dụ: Khách hàng của bạn cần thiết kế logo cho cửa hàng của họ, bạn cần đảm bảo quá trình thiết kế đúng yêu cầu và đúng thời hạn cho khách hàng, sau đó bàn giao bản thiết kế lại cho họ.
Chuẩn bị nghỉ việc
Nếu bạn chuẩn bị nghỉ việc ở một doanh nghiệp nào đó, bạn cần làm một biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc.Biên bản này sẽ bàn giao các dự án đang thực hiện và các quy trình thực hiện công việc của bạn ở thời điểm hiện tại cho doanh nghiệp hoặc người sắp đảm nhận vị trí của bạn.
Ví dụ: Khi bạn sắp nghỉ việc ở công ty A ở vị trí kế toán, bạn cần bàn giao lại sổ sách của doanh nghiệp, các khoản thu chi hiện tại, chính sách nhân sự,… tất cả mọi thứ liên quan đến công việc hằng ngày của bạn cho doanh nghiệp hay một người kế toán mới.
Tầm quan trọng của việc bàn giao
- Cung cấp cho người kế nhiệm công việc quá trình thực hiện công việc hiện tại, người kế nhiệm tự đưa ra những kế hoạch, định hướng riêng cho công việc sắp đảm nhận.
- Giúp doanh nghiệp hay nhà quản lý nắm được quy trình thực hiện dự án, giai đoạn hoàn thành của dự án và xây dựng nguồn nhân lực bổ sung cần thiết đảm bảo cho tiến độ hoàn thành dự án.
- Cung cấp về công việc hiện tại, các thành tích đã đạt, mục tiêu công việc, các kế hoạch đã thực hiện cho nhà quản lý hoặc người kế nhiệm.
- Đưa ra nhận định về ưu và nhược điểm trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đề xuất giải quyết các vấn đề thường xuyên xảy ra.
Một số nội dung trong biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc
- Tình trạng dự án: Đề cập về tiến độ dự án đang thực hiện, nêu đầy đủ và chi tiết về công việc đã thực hiện, các dự định hoàn thành về tiến độ tương lai.
- Thời gian: Thời gian công việc bắt đầu được bàn giao cho người kế nhiệm
- Sự kiện: Bàn giao trách nhiệm cho các sự kiện tiếp theo của doanh nghiệp (nếu có) hay sự kiện sắp diễn ra trong dự án.
- Công việc cần xử lý: Bàn giao các công việc cần xử lý trong quá trình vận hành, đảm bảo cho công việc không bị trì hoãn và diễn ra đúng tiến độ.
- Công việc chờ xử lý: Ghi nhận một số công việc đang chờ bộ phận liên quan xử lý.
- Giải pháp khắc phục sự cố: Một số các vấn đề thường xuyên xảy ra trong doanh nghiệp cần ghi nhận lại nguyên nhân và phương án để người kế nhiệm có thể xử lý.
- Các vấn đề quan trọng: Vấn đề quan trọng có thể là một đối tượng như sếp, đối tác quan trọng,…Một địa điểm không thuộc phận sự hay một việc quan trọng của công ty.
Một số mẫu bàn giao công việc khi nghỉ việc
Mẫu số 1
Mẫu số 2 (dành cho kế toán)
Mẫu số 3
Dù bàn giao công việc khi nghỉ việc hay bàn giao bất kỳ vấn đề nào khác, biên bản bàn giao cần truyền thông một cách đầy đủ, rõ ràng và trung thực. Một biên bản bàn giao sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá sự quan tâm, cống hiến của bạn cho công việc và cho doanh nghiệp ở mức độ nào. Nếu bạn sẽ trở lại làm việc hoặc trở thành đối tác của doanh nghiệp trong tương lai, họ càng đánh giá cao độ chuyên nghiệp của bạn.
Một số câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc
Các biên bản bàn giao có ảnh hưởng pháp luật không?
Các biên bản bàn giao tùy vào hợp đồng giữa bạn và doanh nghiệp khi ký hợp đồng lao động. Các điều khoản về bàn giao sẽ được doanh nghiệp thực hiện trên hợp đồng, nếu vi phạm trong quá trình bàn giao, doanh nghiệp có thể thưa kiện bạn nếu họ đầy đủ bằng chứng.
Vấn đề gì xảy ra nếu không bàn giao công việc?
Mỗi công việc sẽ có tính chất khác nhau, đối với công việc quan trọng với quá trình vận hành của doanh nghiệp hay ảnh hưởng trực tiếp đến các dự án doanh nghiệp, bắt buộc phải bàn giao. Với các công việc không có tính chất quan trọng hoặc không cần thiết, doanh nghiệp có thể miễn bàn giao.
Hậu quả của việc bàn giao không trung thực?
Bàn giao công việc không trung thực gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp ở nhiều mức độ khác nhau. Bàn giao không trung thực khiến công việc gặp những trục trặc, phát sinh các vấn đề, ảnh hưởng đến các bộ phận liên quan,… Điều này, thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và thiếu trung thực đối với công việc.
Người kế nhiệm có cần thực hiện kế hoạch theo đúng trình tự bàn giao không?
Nếu công việc quan trọng, đang thực hiện trên một phương diện nào đó và cần đảm bảo theo trình tự thì người kế nhiệm cần thực hiện điều này theo trình từ. Nếu người kế nhiệm có những phương án xử lý công việc tốt hơn, mang lại hiệu quả cao hơn, người kế nhiệm có thể thay đổi công việc theo trình tự bàn giao. Các phương án cần thông qua cấp trên để xem xét.
