Để đo lường hiệu quả trong công việc, các doanh nghiệp thường sử dụng chỉ số KPI. Vậy KPI là gì? Viết tắt của từ gì? Cách tính KPI cho nhân viên như thế nào?
KPI là gì?
Định nghĩa KPI
KPI là viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicator” có thể hiểu là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Đây là một công cụ đo lường được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các cá nhân hoặc bộ phận chức năng của công ty, doanh nghiệp.
Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI ở các cấp độ khác nhau nhằm đánh giá độ hiệu quả của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. Cụ thể, các KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số tổng quát của toàn doanh nghiệp, ngược lại, các KPI ở level thấp thường được sử dụng trong các hệ thống quy trình, đánh giá nhân viên hoặc phòng ban như kinh doanh, marketing hay chăm sóc khách hàng.
Dựa vào tiến độ hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt khác nhau cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có nỗ lực để đạt được mục tiêu hay không. Đây còn là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban hoặc nhân viên để đưa ra những khuyến khích phù hợp cho họ.
Tầm quan trọng của KPI
Với doanh nghiệp
- KPI sẽ giúp theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch, đồng thời là cơ sở để đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp
- Nâng cao hiệu quả quy trình đánh giá tiến độ hoàn thành công việc
- Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn được đề ra trong tương lai có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng ban đầu.
Với nhân viên
- Nắm bắt mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
- Thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên và hướng họ đến mục tiêu chung của tổ chức
- Phát hiện ra các khiếm khuyết dẫn đến chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ và có phương hướng cải thiện kịp thời
Ưu điểm của KPI
- Giúp hệ thống làm việc của công ty được minh bạch, hỗ trợ đo lường sự tăng trưởng dễ dàng hơn, đồng thời phát hiện ra những bất lợi, khó khăn trong hệ thống kịp thời để ra quyết định và lập kế hoạch mới tốt hơn.
- Đẩy mạnh hiệu suất làm việc của nhân viên hoặc tập thể,
- KPI được đo lường bằng những con số cụ thể nên dễ dàng nắm bắt và độ chính xác cao.
- Giúp các bộ phận, nhân viên trở nên gắng kết hơn thúc đẩy công việc được tiến hành nhanh chóng.
Điểm hạn chế của KPI
Nhược điểm cũng là khó khăn duy nhất của KPI là người thiết lập chỉ số này cần có chuyên môn cao, nắm rõ được nguồn lực của công ty như thế nào và công ty đang yếu kiếm ở bộ phận nào cần cái thiển. Ngoài ra, việc áp dụng một KPI trong thời gian dài sẽ làm hiệu quả của chỉ số này giảm theo thời gian.
Phân loại KPI
Nhìn một cách tổng thể, KPI được chia làm hai loại.
KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược
Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường là profit, tiền, market share… Loại KPI rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, nếu không đạt được chỉ số KPI này thì doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề.
KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật
Nếu chiến lược thể hiện sự tổng thể trong mục tiêu chung của toàn công ty thì chiến thuật là các mục tiêu nhỏ góp phần hình thành nên mục tiêu tổng thể. Đây là các KPI ngắn hạn, rõ ràng, có chỉ số, có công việc cụ thể. Với loại KPI này, chúng ta có thể biết ngay hiệu quả các công việc đã làm.
Cách tính KPI cho nhân viên
Quy trình xây dựng KPI
- Bước 1: Nắm vững chuyên môn về chỉ số KPI, hiểu rõ chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, đồng thời nắm được năng lực của từng nhân viên.
- Bước 2: Phân tích đánh giá những ưu nhược điểm của bộ phận và của toàn công ty từ đó lập ra các chỉ số KPI cơ bản cần cải thiện.
- Bước 3: Đi vào hệ thống hóa lại KPI, đề ra danh sách các công việc cần phải làm để cải thiện các KPI đó.
- Bước 4: Lập mẫu kế hoạch làm việc cho nhóm nhỏ và tiến hành phân bổ công việc theo nhóm.
- Bước 5: Lập kế hoạch làm việc cho nhân viên theo mục tiêu của nhóm
- Bước 6: Đo lường hiệu quả công việc của nhân viên và nhóm theo định kỳ (tuần hoặc tháng) sau đó điều chỉnh lại chỉ số để phù hợp với năng lực của nhân viên, thôi thúc nhân viên để đạt được KPI cao hơn mức quy định hiện tại để kiểm tra thử độ vượt KPI.
- Bước 7: Liên hệ chỉ số KPI đạt được để tiến hành lương thưởng
- Bước 8: Xác định lại các chỉ số cốt yếu phản ánh hiệu suất công việc của nhóm, của bộ phận
- Bước 9: Xây dựng các kỳ kiểm tra, đánh giá cụ thể cho từng KPI.
- Bước 10: Đo đạc – hiệu chỉnh – đánh giá liên tục theo thời gian, tối ưu từng KPI theo thời gian.
Mô hình S.M.A.R.T KPI là gì?
Mô hình SMART là một công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá tính hiệu quả của KPI:
- Specific: Mục tiêu cần phải cụ thể
- Measure: Phải có quy trình đo lường cụ thể hiệu suất đạt được mục tiêu
- Attainable: Mục tiêu ấy có thể đạt được hay không
- Relevant: Tính liên quan, đồng nhất của mục tiêu trên với mục tiêu chung của doanh nghiệp
- Time-frame: Thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu là gì
Cách tính KPI hiệu quả
Để tính KPI hiệu quả cần tuân theo 2 nguyên tắc phổ biến nhất sau đây.
Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số
Một nhân viên có thể nhận 5-7 công việc cùng lúc. Tuy nhiên, không phải công việc nào cũng quan trọng và mang lại giá trị ngang nhau cho tổ chức.
Cụ thể mọi công việc đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:
- Nhóm A: Là các công việc cần nhiều thời gian để thực hiện và ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của tổ chức.
- Nhóm B: Các công việc ở nhóm này tốn ít thời gian hơn so với nhóm A và có ảnh hưởng khá nhiều đến mục tiêu chung hoặc cũng có thể cần nhiều thời gian để thực hiện nhưng ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
- Nhóm C: Ở nhóm này, các công việc tốn ít thời gian để thực hiện và ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
Như vậy, trọng số của mỗi nhóm công việc có thể được tính bằng đơn vị %, đồng thời dựa trên mức độ quan trọng của chúng.
Ví dụ, một nhân viên X có 5 KPI, cụ thể có 2 KPI thuộc nhóm A, 2 KPI thuộc nhóm B và có 1 KPI nhóm C. Do đó, cách tính KPI dựa trên trọng số sẽ như sau:
| KPI | Nhóm KPI | Trọng số KPI |
| (1) | A | 30% |
| (2) | A | 30% |
| (3) | B | 15% |
| (4) | B | 15% |
| (5) | C | 10% |
Nguyên tắc tính điểm của KPI theo hiệu suất và giai đoạn
Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần:
Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả công việc thực tế / Mục tiêu) * Trọng số
Ví dụ, một nhân viên X có KPI thuộc nhóm A và trọng số 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI này là 100, đồng thời kết quả đạt được thực tế là 90.
Hiệu suất KPI của nhân viên X sẽ được tính như sau:
(90 / 100) * 30 = 27 (đơn vị tính:%)
Cách tính KPI theo hiệu suất tổng
Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + …+ Hiệu suất KPI thành phần (n)
Ví dụ: Một nhân viên X có 3 KPI, trong đó: KPI (1) đạt hiệu suất 27%, KPI (2) đạt hiệu suất 36%, KPI (3) đạt hiệu suất 25%.
Như vậy, hiệu suất làm việc tổng của nhân viên X sẽ là:
27 + 36 + 25 = 88 (đơn vị tính: %)
Cách tính KPI dựa trên giai đoạn thời gian
Chỉ số KPI sau mỗi quý có thể được tính dựa trên chỉ số KPI của các tháng trong quý đó.
Bài viết trên đã cho bạn có cái nhìn tổng quan về KPI, một chỉ số cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp nói chung và nhân viên nói riêng. Không chỉ dùng cho bộ phận kinh doanh, hiện nay chỉ số KPI còn được sử dụng rất nhiều cho chiến dịch Marketing online. Chúc doanh nghiệp bạn luôn vượt KPI nhé!
FAQs về KPI
Có phải KPI chỉ áp dụng trong Sales?
KPI được áp dụng phổ biến nhất trong Sale nhằm thúc đẩy doanh thu bán hàng của nhân viên. Tuy nhiên, chỉ số này được áp dụng gần như đối với tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp bao gồm nhân sự, marketing,..
Vì sao áp dụng KPI tại Việt Nam lại kém hiệu quả hơn so với các quốc gia khác?
Dưới đây là các lý do khiến chỉ số KPI không được áp dụng hiệu quả:
Nhận thức chưa chuẩn xác: Nhiều người chỉ coi nó như 1 chỉ số đo lường hiệu suất, mà quên đây còn là một công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Do đó việc áp dụng và triển khai KPI chưa khoa học và hiệu quả dẫn đến những thất bại trong việc áp dụng chỉ số này.
Coi KPI như một hệ thống để giám sát bản thân: Với người lao động họ vẫn lầm hiểu KPI như một hệ thống giám sát mình thay vì coi KPI là một công cụ giúp bản thân theo dõi hiệu suất công việc của mình để có những cải tiến tốt hơn trong công việc.
Lý do nào khiến doanh nghiệp không đạt được KPI?
Dưới đây là các lý do ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp không đạt được KPI của mình.
- Mục tiêu đặt ra không cụ thể và chưa phù hợp, không đáp ứng đủ tiêu chí SMART.
- Việc triển khai KPI không nhận được sự đồng thuận của tất cả nhân viên.
- Hệ thống mục tiêu KPI chưa thiết thực và quá xa vời.
- Người quản lý KPI chưa đủ năng lực để giám sát cũng như đánh giá và báo cáo kịp thời.
- Quy trình xây dựng KPI không rõ ràng, không liên hệ đến hệ thống mục tiêu trong quy trình.
- Năng lực thực tế của nhân viên còn hạn chế để đạt được KPI.
Chỉ số KPI tốt là gì?
Chỉ số KPI sẽ phải đáp ứng những tiêu chí sau:
- Phù hợp với mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược.
- Các mục tiêu có tính tập trung thay vì dàn trải
- Hợp lý với các nhiệm vụ và chức năng của cá nhân, phòng ban
- Đáp ứng tiêu chí của công cụ SMART
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0364 333 333
Tổng đài miễn phí: 1800 6734 - Email: sales@tino.org
- Website: www.tino.org
