Trong thời đại công nghệ, am hiểu tin học sẽ rất hữu ích đối với nhân viên văn phòng. Vì vây, kỹ năng này là một yêu rất cơ bản trong các bản tin tuyển dụng hiện nay. Học tin học văn phòng ra làm gì? Dưới đây là một số công việc cần am hiểu tin học văn phòng mà bạn nên biết trước khi bước chân vào con đường sự nghiệp.
Tin học văn phòng là gì?
Định nghĩa tin học văn phòng
Tin học văn phòng là một nhánh nhỏ trong ngành công nghệ thông tin rộng lớn. Lĩnh vực này sẽ tập trung vào khả năng xử lý các công việc thường ngày trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu.
Nhắc đến tin học văn phòng, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến việc thao tác trên các công cụ Office phổ biến như Word, Excel, PowerPoint, Access, …Tuy nhiên, các công việc khác như: cài đặt, vận hành, bảo dưỡng phần mềm và một vài trách nhiệm liên quan đến hệ thống máy tính để phục vụ cho doanh nghiệp, cơ quan, các tổ chức tư nhân và nhà nước cũng được coi là tin học văn phòng.
Theo thống kê cho thấy, đối với hầu hết các công việc hiện nay, nhà tuyển dụng sẽ mong đợi ứng viên phải có ít nhất một số kỹ năng văn phòng cơ bản.
Tầm quan trọng của tin học văn phòng đối với công việc
Các kỹ năng tin học văn phòng nói chung và nghề tin học văn phòng nói riêng mang lại rất nhiều lợi ích trong môi trường làm việc hiện đại, dù làm việc online hay offline. Sở hữu những kỹ năng này sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện các công việc một cách hiệu quả.
Chẳng hạn như khi sử dụng thành thạo Excel, bộ phận nhân sự có thể quản lý hồ sơ, tính lương một cách chính xác thông qua các hàm. Hoặc nếu giỏi PowerPoint sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong các cuộc họp. Bạn có thể trình bày vấn đề của doanh nghiệp cho cấp trên và cấp dưới theo cách dễ hiểu nhất.
Nếu là một chuyên gia tin học văn phòng, bạn cũng có thể mở lớp dạy về các kỹ năng này, hay nhận các công việc Freelance như thiết kế bản PowerPoint, chỉnh sửa tài liệu văn bản,…
Với việc mạng xã hội TikTok đang xu hướng phát triển, bạn có thể xây dựng 1 kênh hướng dẫn thủ thuật Excel, Word, PowerPoint. Tóm lại, trong thời kỷ nguyên công nghệ 4.0, việc thiếu sót hoặc hạn chế các kỹ năng tin học là một bất lợi lớn, đặc biệt là các bạn trẻ đang còn ngồi trên ghế nhà trường.
Các kiến thức tin học văn phòng được quan tâm nhiều nhất hiện nay
Bộ phần mềm soạn thảo văn bản
Đây là các phần mềm được thiết kế để soạn thảo các văn bản điện tử với một số chức năng như: Hiển thị nội dung văn bản trên màn hình, cho phép người dùng sửa đổi, bổ sung tại vị trí bất kỳ trong văn bản và thể hiện nhiều kiểu chữ (font), cỡ chữ, màu sắc khác nhau.
Một số phần mềm soạn thảo văn bản được sử dụng nhiều nhất hiện nay là: Microsoft Word, WPS Office, Pages, OpenOffice, Texmaker,…
Bộ phần mềm trình chiếu
Nhiều công việc yêu cầu bạn thuyết trình trước những người khác, chẳng hạn như chia sẻ kết quả của một dự án hay chiến dịch, đưa ra một sáng kiến, đề xuất mới cho khách hàng hoặc đào tạo cấp dưới về quy trình/công nghệ mới. Khi đó, bạn sẽ cần đến các phần mềm hỗ trợ trình chiếu.
Một phần mềm trình chiếu thường có các chức năng cơ bản như: biên tập nội dung dưới dạng chữ, hình ảnh hiệu ứng, chức năng chèn đồ họa và cuối cùng là chức năng chiếu slide lên vị trí để thể hiện nội dung.
Các phần mềm trình chiếu phổ biến là: PowerPoint, Google Slide, Visme, Prezi, CustomShow,…
Bộ phần mềm xử lý bảng tính
Phần mềm xử lý bảng tính được dùng để tổ chức, phân tích và lưu trữ dữ liệu thông qua các bảng tính. Phần mềm hoạt động dựa trên việc dữ liệu nhập vào trong các ô của một bảng tính.
Tùy thuộc vào lĩnh vực làm việc, bạn có thể cần sử dụng bảng tính cho các tác vụ như theo dõi tiến độ và doanh số bán hàng, lưu trữ thông tin khách hàng, thống kê lương thưởng, lập báo cáo cho các số liệu,…
Một số phần mềm xử lý bảng tính tốt nhất hiện nay gồm: Excel Offline/Online, Google Sheet, Apple Numbers, Apache OpenOffice, LibreScript, EtherCalc,…
Bộ phần mềm giao tiếp
Giao tiếp nội bộ cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp hiện đại. Đây là yếu tố góp phần giúp cho mọi hoạt động của doanh nghiệp được ổn định và diễn ra suôn sẻ, nhất là khi họp nhóm hay làm việc từ xa.
Một số công phần mềm giao tiếp được sử dụng nhiều nhất hiện nay là:
- Chat: Slack, Google Chat, Microsoft Teams, Discord, Facebook Workplace Chat
- Email: Gmail, Outlook, Apple Mail
- Quản lý doanh nghiệp: Trello, Bitrix24
- Họp online: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, RingCentral, BlueJeans
Các yêu cầu về kỹ năng khi sử dụng công cụ tin học văn phòng cơ bản
Về Word
- Gõ đúng văn phong tiếng Việt, font, cỡ chữ và màu chữ phù hợp với ngữ cảnh
- Biết sử dụng kỹ thuật gõ 10 ngón tay
- Kỹ năng lập bảng, chèn và định dạng các loại bảng như: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, thay đổi đường viền bảng…
- Kỹ năng chèn hình ảnh, vẽ khối, vẽ sơ đồ…
- Kỹ năng chèn ký tự, chèn liên kết, ghi chú…
- Biết sử dụng kĩ năng Mail Merge
- Thiết lập in , bao gồm: khổ giấy, lề in, header, footer và đánh số trang văn bản
- Biết liên kết máy in với máy tính và sử dụng máy in thành thạo
Về Excel
- Kỹ năng tạo bảng, định dạng dữ liệu trong bảng, trộn hoặc xóa cột.
- Định dạng tự động, lọc dữ liệu theo yêu cầu
- Sử dụng thông thạo các hàm cơ bản
- Kỹ năng vẽ biểu đồ
- Thiết lập in và sử dụng máy in
Về PowerPoint
- Thiết kế slide đẹp mắt, ấn tượng và gọn gàng
- Chèn ảnh và video vào slide
- Biết sử dụng tính năng mask hình ảnh vào hình khối bất kỳ
- Sử dụng các hiệu ứng chuyển động đa dạng
Các chứng chỉ tin học văn phổ biến
Chứng chỉ MOS
MOS (Microsoft Office Specialist) là chứng chỉ đánh giá kỹ năng tin học được công nhận trên toàn cầu. Bài thi được Việt hóa và giám sát bởi IIG Việt Nam.
Đây là chứng chỉ duy nhất được dùng để xác nhận kỹ năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng Microsoft Word và Excel. Chứng chỉ MOS có giá trị vĩnh viễn.
Chứng chỉ IC3
IC3 (Digital Literacy Certification) cũng là một chứng chỉ tin học có giá trị sử dụng vô thời hạn. Đây là chứng nhận Quốc tế về việc sử dụng Internet, phần mềm và máy tính do Tổ chức Khảo thí Tin học thế giới – Certiport (Hoa Kỳ) cung cấp.
Hiện nay, bài thi IC3 đang rất phổ biến tại hơn 150 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới, với trung bình 2 triệu lượt thi mỗi năm thông qua hơn 12.000 trung tâm được ủy quyền chính thức của Certiport.
Tại Việt Nam, IC3 đã được Bộ Thông tin và Truyền thông công nhận là tương đương với chứng chỉ Ứng dụng CNTT cơ bản trong quy định trong thông tư 03/BTTTT-CNTT.
Chứng chỉ Ứng dụng CNTT cơ bản
Chứng chỉ Ứng dụng CNTT cơ bản thuộc bộ Chứng chỉ quốc gia, dùng để chứng nhận kỹ năng sử dụng CNTT theo đúng chuẩn do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành tại Thông tư 17/2016/TTLT-BGDĐT-BTTTT.
Chứng chỉ này là thay thế cho chứng chỉ Tin học A, B trước đây để phù hợp với sự phát triển của xã hội.
Chứng chỉ tin học quốc tế ICDL
ICDL (International Computer Driving License) là bộ chứng chỉ kỹ năng ứng dụng CNTT quốc tế. Chứng chỉ này ra đời vào năm 1996 tại Thuỵ Điển. Tổ chức điều hành và cấp ICDL được chính thức thành lập vào ngày 08/01/1997 tại Dublin, Ai-len.
Cùng với MOS và IC3, ICDL đang rất phổ biến trên thế giới và đã được công nhận tại 170 quốc gia với 41 ngôn ngữ, 24.000 trung tâm khảo thí. Tương tự như các chứng chỉ trên, ICDL có giá trị vô thời hạn.
Học tin học văn phòng ra làm gì?
Kế toán
Tất cả các doanh nghiệp đều cần bộ phận kế toán và đây cũng là một nghề mang lại nguồn thu nhập ổn định. Ngoài kiến thức chuyên môn, kế toán cần phải thành thạo các kiến thức tin học văn phòng, đặc biệt là Word và Excel.
Nhân viên hành chính – nhân sự
Tương tự như kế toán, ngành hành chính – nhân sự cũng yêu cầu bạn phải có kỹ năng tin học văn phòng cao. Tin học văn phòng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý hồ sơ, giấy tờ, quản lý và đánh giá nhân viên, chấm công, tính lương thưởng.
Giáo viên, giảng viên tin học
Với sự phát triển của công nghệ, ngành giáo dục đã bắt đầu định hướng cho học sinh tiếp cận tin học khá sớm. Do đó, giáo viên tin học ngày càng được quan tâm và có mức thu nhập hấp dẫn.
Ứng dụng trong giảng dạy
Trải qua đại dịch covid 19, chúng ta càng nhận thức rõ vai trò của công tác giảng dạy trực tuyến. Để làm tốt điều này, giáo viên phải biết cách soạn và trình chiếu bài giảng hấp dẫn để thu hút sự chú ý của học sinh, sinh viên.
Mở trung tâm tin học
Trung tâm tin học là loại hình cơ sở đào tạo giáo dục chuyên bồi dưỡng, cung cấp các kiến thức về tin học văn phòng. Bên cạnh đó, nhiệm vụ của trung tâm còn phải hỗ trợ học viên thi các chứng chỉ tin học văn phòng ở những tổ chức lớn nhữ IIG.
Một số công việc khác
- Quản lý và xử lý dữ liệu cho các dự án.
- Dạy thêm tin học cho các em học sinh có nhu cầu.
- Xây dựng website, Fanpage, kênh YouTube và TikTok chia sẻ kiến thức tin học văn phòng để kiếm thêm thu nhập.
Trên đây là một số công việc cần đến tin học văn phòng. Hy vọng bạn sẽ trau dồi kiến thức về những kỹ năng này thật tốt để ứng dụng vào công việc hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!
Những câu hỏi thường gặp
Kỹ năng tin học văn phòng có liên quan đến lập trình không?
Khi nhắc đến tin học văn phòng, bạn chỉ cần tập trung vào 3 khía cạnh chính gồm: Soạn thảo, xử lý bảng tính và trình bày.
Xét trên một phương diện nào đó, lập trình cơ bản cũng có liên quan đến tin học văn phòng. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng sẽ không yêu cầu bạn phải biết kiến thức này cho những công việc thông thường.
Làm sao để cải thiện các kỹ năng tin học văn phòng?
Một số cách để bạn trau dồi các kỹ năng tin học văn phòng gồm:
- Tham gia khóa học trên các nền tảng giáo dục phổ biến như Coursera, LinkedIn Learning và Udemy
- Tham khảo tại trang web của phần mềm cần học
- Học miễn phí trên YouTube, TikTok, Facebook hoặc các nền tảng tương tự
Học chứng chỉ tin học văn phòng ở đâu tại TP. HCM?
Bạn có thể theo học tại một số trung tâm như:
- Trung Tâm Ngoại Ngữ – tin học văn phòng NewSky
- Trung tâm tin học KEY
- Trung tâm tin học MS
- Trung tâm tin học Trí Tuệ Việt
- Trung tâm Tin học – Đại Học Khoa học Tự nhiên
- …
Làm sao để tải Office cho Macbook?
Bộ phần mềm Office bao gồm Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook. Máy tính Macbook cũng có thể tải và sử dụng bộ phần mềm này như Windows với các chức năng không thay đổi.
Tham khảo bài viết: Hướng dẫn cách cài đặt Office cho Macbook để biết thêm chi tiết.
