Thuật ngữ trong kinh doanh là nhiều vô số kể, bạn cần hiểu và nắm rõ để có thể làm việc năng suất nhất. Một trong số đó không thể không kể đến đó là Executive summary. Để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, các nhà chiến lược marketing cần phải có khả năng viết Executive summary.
Executive summary là gì?
Khái niệm “Executive summary”
Executive summary (tạm dịch: Tóm tắt dự án) được xem là phần quan trọng nhất của một kế hoạch kinh doanh.
Thông thường, Executive summary được dùng để gửi cho cấp trên và chủ yếu là nhà đầu tư. Bất kỳ một chiến dịch, dự án nào được đề ra cũng cần có một bản tóm tắt tốt để bạn có thể chinh phục được trái tim của các nhà tài trợ. Đây được xem như là bước đệm đảm bảo hơn 50% phần trăm thành bại của dự án vì đây là phần đầu tiên mà họ tìm để đọc. Thế nên, tóm tắt dự án là một phần vô cùng tiềm năng trong bản tổng kế hoạch, dù là Offline Marketing hay Online Marketing.
Tầm quan trọng của Executive summary
Tạo được thiện cảm tốt và tối ưu hóa thời gian của người đọc
Đây là phần đầu tiên mà người nhận kế hoạch dự án sẽ đọc, thế nên quyết định đọc tiếp hay dừng lại đều do nhân tố Executive summary. Một tóm tắt dự án tốt, đầy đủ về chi tiết sẽ giúp người khác rút ngắn được một khoản thời gian lớn để đọc toàn bản kế hoạch.
Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả
Chúng ta thường dùng tóm tắt dự án để đạt được mục đích của kinh doanh như đề xuất, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, mời tài trợ, ký kết hoạt động,…
Công cụ truyền thông tốt
Tóm tắt dự án có thể dành cho đa dạng các lĩnh vực từ: sức khỏe, giáo dục, công nghệ, chứng khoán, bất động sản, tài chính, kinh tế, pháp luật, nghệ thuật,…
Trường hợp sử dụng cũng vô cùng phong phú bao gồm: kế hoạch kinh doanh, tóm tắt pháp lý, thông báo ra mắt sản phẩm, khảo sát thói quen khách hàng, báo cáo nghiên cứu thị trường, đề xuất dự án, đánh giá kế hoạch,…
Khi nào thì nên viết Executive summary?
Bạn chỉ nên viết tóm tắt dự án khi gửi cho khách hàng, các nhà đầu tư, nhà tài trợ…còn khi lưu hành nội bộ thì không thực sự cần thiết. Tầm ảnh hưởng của dự án và đối tác của bạn càng lớn thì sự cần thiết của một Executive summary là càng cao.
Hướng dẫn viết Executive summary chuyên nghiệp
Viết Executive summary không khó, nhưng không phải ai cũng có thể viết được Executive summary chuẩn . Hãy lưu ý những điều sau để việc viết tóm tắt dự án không còn là nỗi ác mộng của bạn.
Ba phần nội dung chính cần có là:
- Current status (tình trạng hiện nay)
- Background (lý lịch, thông tin cơ bản)
- Key points of review (những tóm tắt cốt lõi).
Ba nội dung này sẽ được thể hiện ở bốn giai đoạn của một Executive summary.
Giai đoạn 1: Thông tin chung của doanh nghiệp
Dù có được đồng ý hay không, đối tác vẫn muốn biết được cái nhìn tổng quan của công ty mà mình sắp hợp tác. Hơn nữa, việc giới thiệu rõ bản thân sẽ vô tình tạo được niềm tin đối với khách hàng.
Thông tin chung ở phần này gồm: tên công ty, trụ sở, lĩnh vực, quy mô, tầm nhìn và sứ mệnh, nhiệm vụ và mục đích của bạn, thông tin liên hệ. Trong những trường hợp công ty bạn có các tên tuổi lớn, liệt kê họ trong tóm tắt kế hoạch như là một nhân tố đáng tin cậy.
Bên cạnh đó, hãy giới thiệu chi tiết về sản phẩm, dịch vụ mà công ty đang kinh doanh. Tóm tắt qua các con số biết nói là một điểm cộng. Giá trị thương hiệu của công ty bạn là cách bạn hoạt động để thu về lợi nhuận và công việc của bạn đem đến ý nghĩa gì cho mọi người. Từ đó, bạn sẽ giúp cho đối tác nhìn thấy được quá trình làm việc nghiêm túc của bạn và tiềm lực cạnh tranh của bạn khi so với các đối thủ khác trên thị trường.
Giai đoạn 2: Thảo luận về các chiến lược tiếp thị, quảng bá, thị trường mục tiêu và lợi thế cạnh tranh
Chiến lược tiếp thị của bạn cần phải đánh trúng mục tiêu, sáng tạo và rõ ràng để đối tác có thể nhìn thấy từng bước bạn đi và đo lường được từng hiệu quả bạn mang lại.
Đoạn kế tiếp trong Executive summary của bạn phải làm nổi bật lên thị trường mục tiêu mà bạn hướng đến, bên cạnh đó là đối tượng khách hàng tiềm năng. Một vài câu hỏi cứu cánh để bạn có thể viết phần này dễ dàng hơn là:
- Kế hoạch ngắn hạn/ dài hạn của bạn là gì?
- Trong năm năm nữa bạn muốn mình là ai trong thị trường?
- Thước đo tăng trưởng thị trường là gì? Hay cách bạn vực dậy để cải thiện doanh số?…
Vì hiện nay trên thị trường không chỉ có mỗi mình công ty chúng ta trong một lĩnh vực cụ thể, nên việc để cho đối tác thấy được tiềm năng của mình là vô cùng quan trọng.
Tại sao nhà đầu tư phải chọn bạn mà không phải là người khác? Khả năng cạnh tranh của bạn đến đâu? Thách thức và cơ hội là gì? Khả năng quản lý rủi ro của bạn ở mức nào? Đâu là trở ngại lớn nhất mà bạn đã gặp phải cùng cách mà bạn vượt qua là gì?
Giai đoạn 3: Thành tích và hoạt động nổi trội
Tất cả hai giai đoạn trên gần như là thuộc về thực tại và tương lai, đối tác đôi khi sẽ còn hoài nghi về khả năng “chém gió” của bạn nhưng đến đây sẽ là phần bạn đem tất cả những tinh túy trong ngần ấy năm tháng hoạt động ra thuyết phục họ. Vì những hình ảnh chân thực, những con số biết nói sẽ không biết “lươn lẹo”.
Chiến thắng một cuộc thi danh giá, một doanh thu khủng, một vị trí trong top bảng xếp hạng, một loạt các chương trình xã hội ý nghĩa,…sẽ rất dễ lấy được thiện cảm của đối tác và dĩ nhiên là cơ hội cho một lời “say yes” đến từ đối phương.
Giai đoạn 4: Kết quả dự kiến và mong muốn chi tiết
- Bạn mong muốn nhận được gì sau một năm, hai năm hoạt động,…?
- Những vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh là gì và cách khắc phục ra sau?
- Bạn có mong muốn nhận được bao nhiêu phần trăm tài trợ?
- Bạn muốn được hỗ trợ tài chính, địa điểm, nhân lực, công nghệ, hay trang thiết bị,…?
Hãy trình bày rõ ràng và chân thực nhất những nguyện vọng của công ty cùng với lời cam kết và lý do chính đáng. Khi đó, nhà đầu tư sẽ hiểu được câu chuyện của công ty bạn và sẽ giúp bạn hoàn thành nguyện vọng của mình nếu có thể.
Sau khi trải qua bốn giai đoạn này, bạn hãy kiểm tra lại lần nữa về nội dung và hình thức để đảm bảo sự chuyên nghiệp của công ty.
Một Executive summary chuyên nghiệp phải đáp ứng yêu cầu gì?
Ngôn ngữ chọn lọc
Vì tính chất quan trọng của công việc, bạn phải dùng từ ngữ đơn nghĩa, đơn giản và không chứa các yếu tố địa phương hoặc văn phong quá thân mật.
Viết Executive summary sau cùng
Dù được đặt ở đầu kế hoạch kinh doanh nhưng tóm tắt dự án nên được viết sau cùng. Lý do là vì khi đó bạn sẽ không phải chỉnh sửa bổ sung.
Chắt lọc và đắt giá
Tránh tình trạng viết lang mang, dài dòng và thiếu trọng tâm, bạn nên chọn những gì đắt nhất để đưa vào bản tóm tắt.
Bố cục hợp lý
Bạn có thể viết từng phần riêng sau đó ghép lại. Tuy nhiên, bạn phải nhớ là theo một mạch logic giữa các đoạn với nhau.
Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thể hiểu hơn về Executive summary và cách để có một Executive summary chuyên nghiệp.
FAQs về Executive summary
Độ dài của Executive summary bao nhiêu là lý tưởng?
Bạn nên soạn một Executive summary không quá một tờ a4, nghĩa là từ 2 trang trở xuống. Vì đã gọi là “tóm tắt” thì không nên dài hơn nữa.
Ai là người sẽ viết bản Executive summary?
Hoặc là bản tóm tắt được người chịu trách nhiệm quản lý chính vì họ sẽ là người hiểu rõ nhất dự án của mình. Hoặc bạn có thể phân công cho từng bộ phận với chuyên môn của họ để có thể chính xác và hay nhất.
Bộ phận marketing sẽ có nhiệm vụ gì trong Executive summary?
Đây sẽ là thành phần nòng cốt trong việc lên kế hoạch và viết tóm tắt dự án. Vì chiến lược marketing là một phần không thể thiếu trong bất kỳ kế hoạch nào.
Lưu ý gì sau khi viết xong Executive summary?
Đây là một mẫu tóm tắt chung mà bạn có thể dành cho các dự án khác, nên khi hoàn thành nhớ lưu lại và in ra cất giữ, vừa có thể nhìn lại để rút kinh nghiệm, vừa có thể tiết kiệm thời gian cho những lần hoạt động sau.
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Với bề dày kinh nghiệm hơn 5 năm cung cấp hosting, dịch vụ cho thuê máy chủ, các dịch vụ liên quan đến tên miền và bảo mật website, hãy để TinoHost đồng hành cùng bạn trên con đường khẳng định thương hiệu trên bản đồ công nghệ toàn cầu!
