[CRM] Tự động phản hồi và theo dõi quy trình email trong CRM

Khi khách hàng tiềm năng đến với CRM của bạn, bất kỳ số lượng hành động nào cũng có thể được tự động kích hoạt bởi mô-đun quy trình làm việc Bitrix24 linh hoạt và quyền năng từ Bitrix24.

Tự động trả lời khách hàng tiềm năng là một yếu tố quan trọng trong môi trường kinh doanh hướng đến khách hàng ngày nay. Bạn muốn khách hàng của mình kết thúc tương tác ban đầu với cảm giác rằng bạn đang làm việc theo nhu cầu của họ. Nhưng đồng thời, bạn không thể trả lời điện thoại 24 giờ một ngày và bạn không thể luôn trực tuyến để check hộp thư đến của mình.

Xin lưu ý rằng quy trình nghiệp vụ chỉ có sẵn cho gói Bitrix24 Standard & Professional.

Đây là một quy trình kinh doanh đơn giản:

1. Gửi email phản hồi tự động;
2. Sử dụng các trường khách hàng tiềm năng khác nhau để gửi các email khác nhau;
3. Thiết lập và sau đó kiểm tra trạng thái của khách hàng tiềm năng;
4. Gửi email tiếp theo sau 7 ngày nếu tình trạng không thay đổi.

Đây là chế độ xem phần trên cùng của biểu đồ:

Như bạn có thể thấy, khối điều kiện sắp xếp khách hàng tiềm năng theo loại khách hàng tiềm năng, sau đó bắt đầu quy trình gửi email tương ứng. Cần lưu ý rằng công cụ quy trình làm việc bắt đầu ở phía ngoài bên trái và kiểm tra các khối được đảm bảo thực hiện. Nếu điều kiện được đáp ứng, (giá trị “true” được trả về), quy trình làm việc sẽ tuân theo luồng mà không cần kiểm tra bất kỳ khối nào khác.

Trong ví dụ này, khối đầu tiên kiểm tra xem lead đến từ một form biểu mẫu web.

Khách hàng tiềm năng từ form biểu mẫu web thường là “Dữ liệu đa dạng thức được làm giàu – Data-rich ”- nghĩa là một số trường có giá trị có ý nghĩa. Nhánh điều kiện này có thể được tách biệt nhiều hơn, chẳng hạn như theo sản phẩm mà khách hàng quan tâm, trang web mà biểu mẫu đến từ hoặc bất kỳ dữ liệu hoặc siêu dữ liệu nào khác từ biểu mẫu.

Khối thứ hai xem xét giá trị của trường “tên khách hàng tiềm năng” và nếu trường đó có từ “thông báo”, nó được giả định là từ một email đến, vì hệ thống tự động đặt tên cho các khách hàng tiềm năng như là “từ [một email] thông báo”. Có những cách khác để xác định xem khách hàng tiềm năng có được tạo từ một email đến hay không, nhưng các email đến chỉ có 3 hoặc 4 trường dữ liệu có thể hữu ích cho việc thiết lập phản hồi tự động.

Khi nhánh điều kiện đã được chọn, Quy trình email sẽ bắt đầu . Có một sự cho-và-nhận liên quan đến số lượng nhánh điều kiện mà bạn có thể chọn để tạo: các phản hồi tự động cụ thể rất hữu ích, nhưng bạn muốn giữ cho hệ thống của mình có thể quản lý được.

Khối hành động gửi email đầu tiên trông như thế này. Bạn có thể gửi các email hoặc thông báo khác ở giai đoạn này cho các nhân viên bán hàng hoặc các nhân viên khác tại thời điểm này hoặc bất kỳ điểm nào khác trong quy trình. Bằng cách sử dụng trình tạo có sẵn bên cạnh trường Văn bản của email, email có thể được cá nhân hóa với dữ liệu từ khách hàng tiềm năng (tên người dùng sẽ không thực sự có sẵn trong khách hàng tiềm năng được tạo từ email đến, nhưng Người chịu trách nhiệm có thể được chỉ định trong tích hợp email cài đặt).

Sau khi gửi phản hồi tự động, quy trình sử dụng khối Sửa đổi tài liệu để đặt trạng thái thành “Tự động xử lý”. Trạng thái khách hàng tiềm năng được đặt tên và quản lý trong cài đặt CRM trong phần Danh sách lựa chọn.

Sau đó, quy trình làm việc tạm dừng trong 7 ngày. Trong 7 ngày đó, một số sự kiện, chẳng hạn như một cuộc gọi, có thể xảy ra, điều này làm tăng lên khả năng khách hàng tiềm năng dọc theo chu kỳ bán hàng, do đó không cần gửi theo dõi tự động sau 7 ngày đó. Nếu một sự kiện như vậy xảy ra, nhân viên bán hàng sẽ thay đổi trạng thái khách hàng tiềm năng, hoặc thậm chí có thể chuyển đổi khách hàng tiềm năng. Thay vì gửi các email không cần thiết, quy trình làm việc chỉ kiểm tra trạng thái của khách hàng tiềm năng và nếu đó là bất kỳ điều gì khác ngoài Tự động xử lý, quy trình đó sẽ bị chấm dứt.

Sau đó, một email thứ hai được gửi đi và quá trình kết thúc. Nếu có nhiều hơn 2 email được gửi, có thể thêm một chuỗi Tạm dừng-Kiểm tra Trạng thái-Email khác hoặc có thể sử dụng “Vòng lặp lại” để gửi một số lượng email nhất định trong bất kỳ khung thời gian nào bằng cách tạo một biến và thêm 1 với mỗi lần lặp lại.