[CRM] Gửi dữ liệu từ biểu mẫu web CRM cho nhân viên qua email

Biểu mẫu web CRM là một trong những công cụ phổ biến và thuận tiện nhất để thu thập dữ liệu của khách hàng. Chúng được sử dụng để thu thập phản hồi, chấp nhận đơn đặt hàng trực tuyến, đăng ký người tham gia sự kiện, v.v. Sau khi khách hàng của bạn hoàn thành biểu mẫu web CRM, thông tin sẽ được lưu vào CRM. Có thể quan trọng là gửi thông tin này qua email; ví dụ: bạn cần gửi nó cho người dùng bên ngoài không có quyền truy cập vào CRM.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách gửi dữ liệu từ biểu mẫu web CRM qua email. Việc triển khai có thể được chia thành ba bước:

1. Định cấu hình biểu mẫu web CRM
2. Kết nối hộp thư
3. Định cấu hình quy tắc tự động hóa

Định cấu hình biểu mẫu web CRM

Bạn có thể sử dụng bất kỳ trường nào trong biểu mẫu web CRM. Dữ liệu của khách hàng có thể được lưu vào địa chỉ liên hệ và thông tin về quy trình bán hàng – giao dịch (ví dụ: ngày giao hàng, danh sách sản phẩm, tài liệu, v.v.).

Thêm biểu mẫu web CRM mới và định cấu hình các trường của nó:

• Tên – trường từ phần “liên hệ”.
• Điện thoại – trường từ phần “liên hệ”.Nhấp vào nút bánh răng bên cạnh trường “Điện thoại” để định cấu hình cài đặt bổ sung và thực hiện trường bắt buộc nếu cần.
• Email – trường từ phần “liên hệ”.
• Nhận xét – trường từ phần “giao dịch”.

Thêm phần:

• Lưu dữ liệu biểu mẫu vào các thực thể CRM – giao dịch (Deal).
• Không tạo giao dịch mới, thay vào đó hãy sử dụng giao dịch hiện có – đã tắt.
• Các bản ghi và bản sao hiện có – hợp nhất.

Với các cài đặt như vậy, một thỏa thuận (deal) mới sẽ được tạo ngay sau khi biểu mẫu web CRM được hoàn thành. Nhưng các địa chỉ liên hệ được hợp nhất, vì vậy không có bản sao nào được tạo.

Cách tìm hiểu trên trang web mà biểu mẫu web CRM đã được hoàn thành

Tùy chọn này có thể hữu ích nếu biểu mẫu web được sử dụng trên một số trang web. Bạn cần tạo loại “chuỗi” của trường tùy chỉnh cho Thỏa thuận (deal). Trường này sẽ được sử dụng để chỉ định trang web đã hoàn thành biểu mẫu web CRM.

Chuyển đến cài đặt biểu mẫu web CRM > nhấp vào Thêm (More) > Giá trị mặc định (Default value). Chọn trường tùy chỉnh bạn đã tạo > nhấp vào Thẻ tùy chỉnh (custom tags) > chọn Tên miền (domain name). Trang web mà biểu mẫu web đã được hoàn thành sẽ được chỉ định trong trường này.

Bật biểu mẫu web đã tạo.

Thêm biểu mẫu web này vào tiện ích con của trang web.

Kết nối hộp thư

Kết nối hộp thư của bạn và định cấu hình máy chủ SMTP.

Đọc thêm trong bài viết – Sử dụng máy chủ SMTP để gửi email .

Định cấu hình quy tắc tự động hóa

Sau khi hoàn thành biểu mẫu web CRM, một giao dịch và liên hệ mới sẽ tạo. Tên, số điện thoại, địa chỉ email sẽ được thêm vào biểu mẫu liên hệ. Một bình luận sẽ được thêm vào một biểu mẫu giao dịch. Dữ liệu này có thể được sử dụng trong email sẽ được gửi cho nhân viên.

Thêm giá trị trường vào email

Ví dụ: bạn cần thêm tên liên hệ vào văn bản của tin nhắn email. Nhấp vào chấm màu xám bên cạnh cửa sổ văn bản tin nhắn > nhấp vào Liên hệ (Contact) > Tên (Name).

Khi hoàn tất biểu mẫu web, các giao dịch sẽ được tạo trong giai đoạn đầu tiên của quy trình đầu tiên. Vì vậy, chúng ta cần tạo một quy tắc tự động hóa mới ở đó. Nhấp vào Thêm (Add)> Dành cho nhân viên (For employee) > Gửi email (Send email). Quy tắc tự động hóa cần có các cài đặt sau:

• Chạy: ngay lập tức
• Từ: chọn địa chỉ email được yêu cầu
• Tới: chịu trách nhiệm (bạn có thể tự nêu rõ nếu cần)

Viết nội dung và chủ đề tin nhắn.

Cách hoạt động

Khách hàng hoàn thành biểu mẫu web trên trang web của bạn.

Một giao dịch mới và liên hệ được tạo trong CRM.

Quy tắc tự động hóa gửi một email cho nhân viên.

Nhân viên này nhận được email chứa tất cả dữ liệu từ biểu mẫu web đã hoàn chỉnh.