Trong công việc và học tập hằng ngày, chúng ta thường lập sơ đồ để có thể giải quyết mọi việc dễ dàng hơn. Nhưng liệu bạn có hiểu đúng về các loại sơ đồ (thường được gọi chung là Diagram) không? Vậy Diagram là gì? Các quy trình thực hiện một Diagram là như thế nào?
Giới thiệu về Diagram
Diagram là gì?
Trong từ điển Anh – Việt, Diagram được định nghĩa sang tiếng Việt là sơ đồ, biểu đồ.
Diagram còn được giải thích chuyên sâu là một bản vẽ thể hiện các thành phần khác nhau của một đối tượng nào đó hoặc một điều gì đó và cách chúng hoạt động cùng nhau.
Ví dụ như: bạn đang làm theo một sơ đồ để lắp ráp giường tầng và hoàn thiện chiếc giường của mình với các bộ phận còn thừa. Vậy sơ đồ hướng dẫn lắp ráp chính là một Diagram.
Có bao nhiêu loại Diagram?
Tùy theo mối tương quan giữa các thành phần trong một Diagram cũng như cách thể hiện mà Diagram được chia thành nhiều dạng thức khác nhau. Trong bài viết này, Tino Group sẽ chỉ chia sẽ đến bạn ba loại hình Diagram phổ biến hiện nay. Những loại hình Diagram đó bao gồm:
- Process Diagram
- Scatter Diagram
- Relation Diagram
Process Diagram – sơ đồ quá trình
Process Diagram là gì?
Process Diagram được gọi là “sơ đồ luồng”, được sử dụng để lập mô hình trình tự các hoạt động trong một quy trình cụ thể. Sơ đồ này còn giúp người dùng mô hình hóa quy trình thực hành và mô tả cách thức hoạt động của các đối tượng trong mô hình sẽ diễn ra.
Sơ đồ này bao gồm các hoạt động, sự kiện, đối tượng được sắp xếp theo một trình tự chuẩn xác.
Process Diagram mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
- Giúp bạn có thể nhìn vào bức tranh toàn cảnh và tính đến tất cả các loại kịch bản từ tiềm năng
- Giúp bạn nghiên cứu và hiểu rõ quy trình của công ty mình, để bạn có thể nhận ra quy trình có thể được thay đổi hoặc cải thiện như thế nào để công ty ngày càng tốt hơn.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ của công ty tốt hơn.
- Giúp bạn hạn chế thực hiện những thay đổi không cần thiết trên con đường phát triển doanh nghiệp.
Khi thiết lập Process diagram cần lưu ý điều gì?
- Những thành viên chủ chốt trong công ty cần phải trực tiếp thực hiện xây dựng sơ đồ Process Diagram.
- Theo lý thuyết, Process Diagram nên được phát triển bởi tất cả các ý tưởng của mọi thành viên trong tổ chức.
- Sơ đồ phải thể hiện các thông tin dữ liệu đối tượng một cách cụ thể, chi tiết, rõ ràng nhất.
- Càng có nhiều câu hỏi liên quan đến trình tự của các đối tượng có trong sơ đồ, sơ đồ Process Diagram càng được đánh giá cao.
- Cần lưu ý về vấn đề thời gian khi thiết lập sơ đồ. Người thực hiện sơ đồ nên đảm bảo đúng tiến độ.
Scatter Diagram – Sơ đồ phân tán
Scatter Diagram là gì?
Scatter Diagram còn được gọi là “sơ đồ tương quan”. Sơ đồ này là một công cụ để phân tích mối quan hệ giữa hai biến số xác định mức độ liên quan chặt chẽ của hai biến số. Một biến số được vẽ trên trục hoành và biến số còn lại được vẽ trên trục tung. Các điểm giao nhau của cặp biên số thể hiện các mối quan hệ giữa hai biến số.
Lưu ý rằng: hai biến thể ở đây được xem như nguyên nhân và kết quả.
Các bước cơ bản để thiết lập một sơ đồ Scatter Diagram
Bước 1: Thu thập thông tin dữ liệu của một cặp biến số. Với một biến số là 30 số liệu hoặc dữ liệu trở lên.
Bước 2: Tiến hành vẽ đồ thị
- Trục trung ứng với biến số thứ nhất là nguyên nhân.
- Trục hoành ứng với biến số còn lại là kết quả.
Bước 3: Trình bày mối tương quan của một cặp biến số bằng cách đánh dấu các dữ liệu hoặc số liệu có trên đồ thị.
Bước 4: Nhận xét sơ đồ Scatter Diagram
Dựa vào vị trí của các dữ liệu hoặc số liệu có trên đồ thị. Chúng ta có thể phân tích mối tương quan của một cặp biến số (nguyên nhân và kết quả). Bên cạnh đó, sơ đồ này cho thấy sự tương quan giữa hai biến số thông qua những hình dạng khác nhau.
Những hình dạng đó bao gồm:
Mối tương quan dương: Sự gia tăng của biến số thứ nhất làm cho biến số còn lại tăng
Mối tương quan âm: sự gia tăng của biến số thứ nhất dẫn đến sự gia tăng của biến số còn lại.
Không tương quan: Dữ liệu hoặc số liệu của hai biến số không cho thấy sự tương quan trên đồ thị.
Relation Diagram – Sơ đồ quan hệ
Relation Diagram là gì?
Relation Diagram còn được gọi là “Mix Diagram”, được định nghĩa là một công cụ lập kế hoạch quản lý để mô tả mối quan hệ giữa các yếu tố trong một tình huống phức tạp.
Sơ đồ này cho thấy các mối tương quan giữa nguyên nhân và kết quả. Mục đích chính của sơ đồ là giúp xác định các mối quan hệ không dễ nhận ra.
Khi nào cần sử dụng sơ đồ Relation Diagram?
- Khi bạn cố gắng tìm hiểu mối liên hệ giữa ý tưởng hoặc các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả, để có thể cải thiện vấn đề hiện có.
- Khi một vấn đề phức tạp đang được phân tích để tìm nguyên nhân
- Khi một giải pháp phức tạp đang được triển khai
- Trong trường hợp bạn cần phân tích nguyên nhân gốc rễ
- Trong trường hợp bạn nhận ra rằng, một vấn đề lại dẫn đến nhiều kết quả hệ lụy khác nhau
Các bước cơ bản để xây dựng một một sơ đồ Relation Diagram
Bước 1: Trình bày nội dung vấn đề theo hướng tìm ra kết quả mong muốn.
Ví dụ: Tại sao Y xảy ra mà không phải là X?
Bước 2: Mỗi người trong nhóm sẽ nghĩ ra 5 nguyên nhân có thể sẽ ảnh hưởng đến vấn đề (cả tiêu cực lẫn tích cực)
Bước 3: Cả nhóm cùng nhau thảo luận ý nghĩa các nguyên nhân đã được đề cập.
Bước 4: Cả nhóm thực hiện phân tích các nguyên nhân. Từ đây, các thành viên trong nhóm sẽ hiểu được nguyên nhân nào là trực tiếp, nguyên nhân nào là gián tiếp.
Sau đó, các thành viên liên kết các nguyên nhân với nhau bằng dấu mũi tên để tìm thấy sự liên kết cũng như mối tương quan nguyên nhân-kết quả.
Bước 5: Cả nhóm tiếp tục thảo luận nghiên cứu để hiểu rõ bản chất vấn đề, từ đó hiểu được mối quan hệ giữa nguyên nhân-nguyên nhân.
Bước 6: Ở bước này, các thành viên liên kết các nguyên nhân với nhau bằng dấu mũi tên để tìm ra nguyên nhân quan trọng nhất.
Để tìm ra nguyên nhân quan trọng nhất mỗi thành viên sẽ cho điểm các nguyên nhân.
- Nguyên nhân ít quan trọng: 1 điểm
- Nguyên nhân quan trọng: 2 điểm
Cuối cùng, nguyên nhân nào có số điểm cao nhất là nguyên nhân quan trọng nhất.
Bước 7: Dựa vào sự tương quan đã được thể hiện bằng sơ đồ Relation Diagram, cả nhóm viết báo cáo về vấn đề.
Tóm lại, các loại sơ đồ Diagram là một công cụ vô cùng hữu ích đối với chúng ta trong công việc lẫn học tập. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể dễ dàng lập một sơ đồ Diagram để quản lý các công việc cần thực hiện một cách hiệu quả.
FAQs về Diagram
Relation Diagram mạng lại những lợi ích gì?
Relation Diagram giúp người dùng sắp xếp logic mối quan hệ nguyên nhân-kết quả của các vấn đề phức tạp. Từ đó, họ có thể có một tầm nhìn xa trong giai đoạn lập kế hoạch.
Dựa vào mối tương quan nguyên nhân-kết quả, người dùng có thể xác định vấn đề nào cần ưu tiên giải quyết trước.
Scatter Diagram nói lên điều gì?
- Đánh giá mức độ tác động của biến số nguyên nhân lên biến số kết quả.
- Thông qua các dữ liệu được hiển thị trên sơ đồ, người dùng có thể đánh giá chất lượng dịch vụ sản phẩm của công ty.
- Giữ mối liên kết chặt chẽ giữa nguyên nhân-kết quả, từ đó, cải thiện những mặt còn thiếu sót có trong dịch vụ/sản phẩm của công ty
Process Diagram có thực sự quan trọng không?
Việc sử dụng Process Diagram, bạn có thể cả một bức tranh tổng thể các quy trình hoạt động của công ty. Từ đó, bạn có thể nhận ra những lỗ hổng trong bộ máy quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những chính sách giúp công ty phát triển ngày càng tốt hơn.
Điểm khác biệt giữa Scatter Diagram với Relation Diagram?
Scatter Diagram chỉ tập trung phân tích một cặp biến số, tức là chỉ xoay quanh mối tương quan của một nguyên nhân và một kết quả.
Trong khi đó, Process Diagram có thể phân tích nhiều nguyên nhân và kết quả cùng một lúc. Bên cạnh đó, sơ đồ cho phép người dùng tìm ra những nguyên nhân trọng yếu trong cả quy trình.
