Bạn xuất một file PDF hướng dẫn sử dụng dịch vụ sản phẩm của mình hay một nội dung nào đó trong file PDF. Tuy nhiên, dung lượng file PDF lại lên đến cả vài GB. Bạn đang tìm cách giảm dung lượng file để gửi cho người dùng, đối tác hay khách hàng của bạn xem tiện lợi hơn? Vậy, trong bài viết này Tino Group sẽ hướng dẫn cách giảm dung lượng file PDF đơn giản và nhanh chóng nhất có thể nhé!
Tìm hiểu cách giảm dung lượng file PDF siêu nhanh
Vì sao cần phải giảm dung lượng file?
Có rất nhiều lý do có thể khiến bạn cần phải giảm dung lượng file PDF như:
- Giảm dung lượng file xuống để dễ dàng gửi file qua Zalo cho đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng của mình hơn.
- Giảm tải kích thước để lưu trữ dễ dàng hơn.
- Một số đơn vị hành chính sẽ yêu cầu bạn gửi file có dung lượng dưới 100mb và đặc biệt ở Mỹ rất nhiều bang yêu cầu doanh nghiệp chỉ được gửi file tối đa 35MB nên việc giảm dung lượng là vô cùng cần thiết.
- file quá nặng tải sẽ lâu và người dùng của bạn phàn nàn về điều này
- Và có rất nhiều lý do nữa khiến bạn sẽ cần phải giảm dung lượng file PDF của mình xuống.
Làm sao để kiểm tra dung lượng file PDF?
Việc kiểm tra dung lượng file PDF tương đối đơn giản/ Chỉ cần cần click chuột vào file PDF trên máy của mình trong File Explorer và xem dung lượng hiện tại là bao nhiêu ngay bên dưới góc trái của màn hình.
Ngoài ra, bạn có thể bấm chuột phải vào file => chọn Properties để xem dung lượng bao nhiêu ngay trong tab General mà không cần đến bất cứ phần mềm nào như một số website khác hướng dẫn.
Cách giảm dung lượng file PDF siêu tốc
Dùng công cụ nén PDF online
Một trong những cách để giảm dung lượng file PDF của bạn siêu tốc nhất chính là sử dụng những công cụ nén online. Tuy nhiên, cách này cũng có một số ưu điểm và nhược điểm bạn cần lưu ý.
Ưu điểm:
- Nhanh và không tốn quá nhiều công sức điều chỉnh
- Không cần kiến thức chuyên môn.
Nhược điểm:
- Tốn thời gian tải lên, tải về và thời gian nén. Đây sẽ là “cơn ác mộng” khi bạn sử dụng Internet chậm, máy chậm nhưng dung lượng file PDF của bạn lên tới vài gb!
- Bị giới hạn dung lượng chuyển đổi
- Cần phải trả phí nếu nén với dung lượng lớn
Có khá nhiều công cụ giảm dung lượng file PDF hoàn toàn miễn phí. Chúng ta có thể tìm thấy trên mạng với cách sử dụng tương đối giống với nhau như sau:
Bước 1: tải file của bạn lên
Bước 2: bấm chuyển đổi và chờ file nén xong
Bước 3: tải file về để sử dụng
Tino Group giới thiệu với bạn một số công cụ khá đáng để sử dụng như sau:
Sử dụng công cụ Free PDF Compressor
Trên thị trường, có rất nhiều phần mềm giúp giảm dung lượng PDF khác bạn có thể tìm và sử dụng. Trong bài viết này, Tino Group giới thiệu với bạn Free PDF Compressor vì phần mềm này hoàn toàn miễn phí và giúp bạn có thể chuyển đổi thành nhiều định dạng khác nữa!
- Bước 1: bạn nhấn vào đây để tải Free PDF Compressor về miễn phí
- Bước 2: bạn mở chương trình Free PDF Compressor vừa mới tải và cài đặt xong.
- Bước 3: bạn chỉ cần nhấn vào nút Browse để tìm file PDF cần giảm dung lượng
- Bước 4: bạn chọn vào nút Save As để chọn thư mục xuất ra của file bạn giảm dung lượng.
- Bước 5: bạn chọn mức độ giảm tại mục Settings.
Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn vào nút Compress để bắt đầu giảm dung lượng lại. Nếu bạn thấy không muốn thực hiện tiếp, bạn có thể nhấn vào nút Stop.
Những lưu ý giúp cách giảm dung lượng file PDF tối ưu nhất
Tránh thêm những hình ảnh dung lượng lớn
Việc đưa một hình ảnh rõ nét vào trong tài liệu sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, những bản chụp ảnh siêu nét từ điện thoại cho những từ trên trang sách sẽ khiến khi xuất file PDF sẽ siêu nặng theo. Do đó, bạn hãy chỉnh mức dung lượng ảnh vừa đủ để không bị vỡ hạt nhưng vẫn nhìn thấy rõ là tốt nhất.
Sử dụng chế độ giảm kích thước trong Word
Khi bạn sử dụng Word để soạn thảo, sau đó chuyển thành file PDF và gửi cho đồng nghiệp, Tino Group có một “mẹo” nhỏ: bạn có thể sử dụng Word để giảm kích thước của PDF đấy!
Trong quá trình xuất file ra, bạn chọn vào nút Minimum size (publishing online) trong mục Optimize for khi bạn lưu thành file PDF nhé!
Chỉ với một thao tác nhỏ này, dung lượng file PDF của bạn cũng giảm đáng kể rồi đấy!
Sử dụng chức năng PDF Optimizer
Tiếp theo, bạn có thể sử dụng các trình edit PDF chuyên nghiệp như Adobe Acrobat DC hay Nitro có sẵn các trình tối ưu tệp PDF giúp bạn để giảm kích thước của:
- Hình ảnh – thứ nặng nhất
- Font chữ
- Kích cỡ bản
- Dòng nội dung trong file
- và rất nhiều yếu tố nhỏ khác tùy vào chương trình bạn dùng
Tất cả những điều này sẽ giúp cho file PDF của bạn trở nên nhỏ hơn và tối ưu hơn, mở file lên cũng nhanh hơn.
Một mẹo nữa: khi bạn đã xuất ra và tối ưu xong, bạn có thể mở file lên và tiếp tục nhấn vào nút Reduced Size PDF để xuất ra file PDF với dung lượng được giảm nhiều hơn! Hiện tại, tính năng này của Adobe Acrobat là “xịn” nhất. Tuy nhiên, phần mềm này có giá khá đắt nên bạn lưu ý nhé!
Vậy là chúng ta đã tìm được nhiều cách giảm dung lượng file PDF cũng như những lưu ý trong quá trình xuất từ file Word sang PDF sao cho tối ưu dung lượng và những mẹo để giúp dung lượng file PDF có thể giảm sâu nhất có thể rồi đấy! Chúc bạn sẽ giảm dung lượng file PDF thành công nhé!
FAQs về cách giảm dung lượng file PDF
Nên sử dụng phần mềm đọc PDF nào?
Có rất nhiều phần mềm PDF hoàn toàn miễn phí và rất tốt như:
- Foxit Reader
- Adobe Acrobat Reader DC
- Nitro Reader
- Slim PDF
Ngoài ra , bạn có thể dùng nhiều phần mềm đọc PDF khác hoàn toàn miễn phí để edit file PDF mà Tino Group liệt kê và tổng hợp trong bài viết này:: Top 11 phần mềm đọc PDF miễn phí tốt nhất hiện nay.
Cách đọc PDF không cần phần mềm ra sao?
Nếu không muốn tải phần mềm nhưng vẫn, bạn vẫn có nhiều cách để đọc được file PDF.
Trên máy tính, bạn có thể sử dụng trình duyệt Chrome hoàn toàn miễn phí và đa năng
Với điện thoại, hầu hết các điện thoại đời mới đều hỗ trợ trình đọc PDF miễn phí trong thiết bị của bạn. Nếu không có sẵn một trình đọc PDF trên điện thoại, bạn có thể tải Google Drive về để mở tệp PDF nhé!
Làm sao để chuyển file Word/Excel/PowerPoint sang PDF?
Để giúp bạn chuyển toàn bộ tài liệu trọn bộ Office của mình sang file PDF để có thể dễ dàng chia sẻ và sử dụng hơn, Tino Group đã có một bài viết về 6 cách chuyển đổi file Word/Excel/PowerPoint sang PDF luôn đấy!
- Bạn có thể sử dụng chính bộ Office để chuyển đổi
- Sử dụng công cụ online để chuyển đổi
- Sử dụng phần mềm chuyên dụng để chuyển file
Cách chuyển file PDF thành epub ra sao?
Khi bạn viết một bộ tài liệu hướng dẫn, chắc chắn bạn sẽ muốn người đọc có thể dễ xem trên bất kỳ một thiết bị nào đúng không? Vậy, chuyển từ định dạng PDF cứng nhắc sang định dạng epub có khả năng “co dãn” tùy vào màn hình sẽ là một phương án vô cùng tuyệt vời đấy.
Vì thế, bài viết Cách convert PDF to EPUB không bị lỗi font mới nhất sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc chuyển đổi file đấy!
