Một trong những công việc quan trọng của bộ phận kế toán ở một số doanh nghiệp là kiểm soát hàng hóa tồn kho mỗi ngày. Công việc này có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để quản lý hàng hóa tránh sai sót, bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là công cụ cực kỳ cần thiết. Để biết thêm chi tiết, các bạn hãy cùng Tino Group tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Tổng quan về bảng nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày
Bảng nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày là gì?
Bảng nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày là một công cụ quản lý tài chính được sử dụng để ghi lại ghi lại số lượng hàng hóa được nhập vào kho, số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho và số lượng hàng hóa còn tồn kho vào cuối ngày.
Công cụ này giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa đang có trong kho, xác định các nguồn vốn đầu vào và chi phí để dễ dàng tính toán lợi nhuận sau khi bán hàng.
Ngoài ra, bảng nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày còn có chức năng dự báo nhu cầu mua hàng hóa trong tương lai.
Các thông tin cơ bản cần có trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hằng ngày
Các thành phần của bảng xuất nhập tồn hàng hóa hằng ngày
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý xuất nhập tồn kho hàng hóa bằng Excel là một lựa chọn hợp lý để tiết kiệm chi phí. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel cần có các số liệu sau:
- Sổ kho: bao gồm số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày và tồn cuối ngày.
- Báo cáo xuất nhập tồn: bao gồm tên hàng hóa, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ và đơn vị tính
- Sổ kho để in: bao gồm ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn và giá tiền
- Sổ chi tiết hàng hóa: bao gồm tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải.
Một số thông tin bạn cần lưu ý
- Mã sản phẩm: Định danh duy nhất cho mỗi sản phẩm.
- Tên sản phẩm: Tên cụ thể của sản phẩm để dễ dàng theo dõi.
- Đơn vị tính: Đơn vị đo lường cho mỗi sản phẩm, ví dụ như cái, hộp, bao, …
- Số lượng tồn: Số lượng sản phẩm hiện có trong kho.
- Số lượng nhập: Số lượng sản phẩm được nhập vào kho trong ngày.
- Giá nhập: Giá mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp khi nhập sản phẩm.
- Số lượng xuất: Số lượng sản phẩm được bán ra trong ngày.
- Giá bán: Giá mà doanh nghiệp bán sản phẩm cho khách hàng.
- Số chứng từ: Chứng từ kế toán là những giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Số chứng từ là một số duy nhất được gán cho mỗi chứng từ kế toán, ví dụ như số hóa đơn, số phiếu thu, số phiếu chi, số phiếu xuất kho,…
- Ngày chứng từ: Ngày được ghi trên chứng từ
- Tài khoản đối ứng: Là một loại tài khoản cân bằng các tài khoản liên quan trong sổ cái. Nếu tài khoản chính được ghi bên nợ thì tài khoản đối ứng ghi bên có và ngược lại.
Các thông tin khác có thể bao gồm ngày giao dịch, người thực hiện giao dịch và các ghi chú khác liên quan đến giao dịch.
Download bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày
Có rất nhiều mẫu bảng nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày. Tino Group sẽ cung cấp cho bạn một mẫu đầy đủ nhất. Bạn có thể tham khảo tại đây và tải về file Excel để chỉnh sửa thông tin phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm thêm các mẫu khác mà bạn cảm thấy cần thiết nhất trên Google.
Những lưu ý khi sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel
Nên sử dụng mẫu Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình
Tuỳ vào từng đặc tính sản phẩm, tình hình kinh doanh cụ thể mà các cửa hàng của bạn sẽ thiết lập được file Excel quản lý xuất nhập tồn hàng hóa phù hợp nhất. Điều này giúp bạn lưu trữ thông tin chính xác, dễ dàng kiểm soát và đồng bộ kho dữ liệu của mình.
Cần có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản khi nhập số liệu
Khi xử lý số liệu trên Excel, bạn cần nắm vững một số kiến thức cơ bản như sau:
- Thao tác về nhập và thống kê dữ liệu
- Theo tác xử lý các công thức tính toán.
- Các kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính
Thông tin cần chính xác
Thông tin ghi chép trong file Excel đòi hỏi phải có sự chính xác nhất, tránh sai sót. Vì một nhầm lẫn nhỏ có thể ảnh hưởng tới kết quả chung.
Các lưu ý khác
- Lưu ý: cần chỉnh trước độ rộng của ô rồi mới viết hàm và nhập dữ liệu
- Trang bị thêm tính năng bảo mật để bảo vệ tài liệu tránh bị xâm phạm
- File cần nhập chính xác hàm về các giá trị tham chiếu
Như vậy, những thông tin trên đã giúp bạn biết được bảng xuất nhập tồn hằng ngày gồm những gì và một số lưu ý khi tạo bảng bằng Excel. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích đối với những ai mới bắt đầu bước chân vào nghề kế toán. Chúc bạn thành công!
Những câu hỏi thường gặp
Tạo bảng xuất nhập tồn bằng Excel có rủi ro gì không?
Những rủi ro khi tạo bảng xuất nhập tồn bằng Excel là:
- Nhập liệu thủ công sẽ mất thời gian và dễ nhầm lẫn, sai sót.
- Dữ liệu không được bảo mật cao
- Quản lý công nợ với nhà cung cấp có thể bị nhầm lẫn
- Khó đồng bộ số liệu liên tục với các bộ phận khác
Các hàm nào được sử dụng nhiều nhất khi tạo bảng xuất nhập tồn bằng Excel?
Sử dụng thông thạo các hàm cơ bản như: Sum, If, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal, If,…
Để biết cách sử dụng các hàm, bạn có thể tham khảo bài viết: Tổng hợp các hàm trong Excel.
Ai có thể sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hằng ngày?
Bảng xuất nhập tồn hàng hóa được sử dụng để theo dõi lưu lượng hàng hóa đầu vào và đầu ra trong kho mỗi ngày. Vì vậy, ngoài kế toán, các nhân viên bán hàng, quản lý cửa hàng cũng là những người thường xuyên sử dụng công cụ này.
Công ty kinh doanh dịch vụ có cần bảng xuất nhập tồn hàng hóa hằng ngày không?
Có. Dù không sản xuất hoặc bán hàng hóa theo cách thông thường, công ty kinh doanh dịch vụ vẫn có thể sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa để theo dõi tài nguyên được sử dụng trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Ví dụ: Theo dõi lưu lượng nguyên vật liệu hoặc thiết bị mà họ sử dụng hoặc để theo dõi lượng tiền mặt để thanh toán cho các nhân viên,…
